Portale pracownicze cieszą się coraz większą popularnością i są doceniane zarówno przez pracodawców, jak i pracowników. Wiele firm decyduje się na tworzenie własnych aplikacji do obsługi HR, a część na implementację gotowych rozwiązań. Czy portale pracownicze i aplikacje HR rzeczywiście zmieniają codzienność pracowników w organizacjach?

Marcin Czarny: Zmieniają i to bardzo. Z punktu widzenia działów kadr to wygodne generowanie i archiwizacja dokumentacji, bez konieczności prowadzenia rozbudowanej ewidencji papierowej, łatwiejszy dostęp do danych, szybsze ich przeglądanie oraz automatyczny nadzór nad terminami, na przykład badań lekarskich. Portale pracownicze to rozwiązanie, które sprawdza się w każdej organizacji, jednak doceniają je zwłaszcza firmy z rozproszonymi zespołami lub pracujące w module hybrydowym. Osoby pracujące zdalnie nie muszą przyjeżdżać do firmy, aby złożyć wniosek o urlop czy pobrać jakieś zaświadczenie – wszystko dostępne jest w formie elektronicznej. To bardzo wygodne, tym bardziej że w portalu pracownik ma dostęp do aktualnych danych, więc może w każdej chwili sprawdzić: ile dni urlopu mu przysługuje, jaka jest liczba przepracowanych nadgodzin, ile wyjść prywatnych musi odpracować, aby zbilansować czas pracy. Czytelna i dostępna od ręki informacja o planowanych nieobecnościach pracowników ułatwia też organizację pracy i delegowanie zadań.

To spore ułatwienie zarówno dla menedżerów, jak i dla całych zespołów. Można więc uznać, że portale pracownicze ułatwiają również komunikację w zespołach?

Oczywiście. Dzięki bezpośredniemu dostępowi do informacji, np. o planowanych urlopach, łatwiej jest organizować pracę. Menedżer szybciej może też reagować na konkretne potrzeby pracowników; łatwiej przeprowadzi niezbędne analizy, bo dane ma zawsze pod ręką; szybciej odpowie na wnioski, bez konieczności ich drukowania; ma zawsze wgląd w niezbędną dokumentację i nie musi prosić działu kadr o jej przygotowanie. Portale pracownicze to z jednej strony wygoda dla pracowników, a z drugiej – istotne odciążenie działów HR i działów administracyjnych.

Na rynek pracy wkroczyli pracownicy z tzw. pokolenia Z, dla którego korzystanie z nowych technologii to codzienność. Czy wpływa to na tempo wdrażania nowoczesnych narzędzi HR w firmach?

Rzeczywiście, młode pokolenie ma wpływ na tempo wdrażania nowych technologii w firmach, w tym również w obszarze HR. To osoby, dla których narzędzia te nie stanowią żadnej bariery, przeciwnie – są dla nich naturalną formą komunikacji. Młodzi pracownicy na co dzień korzystają z różnych aplikacji – do obsługi bankowości, podróżowania, kontaktu ze znajomymi, zamawiania jedzenia itp. Korzystanie z aplikacji HR czy portalu pracowniczego jest dla nich czymś naturalnym. Pracownicy z pokolenia Z są przyzwyczajeni do tego, że wszystko odbywa się niemal w czasie rzeczywistym, a w każdym razie bez zbędnej zwłoki, np. bez konieczności drukowania wniosków i składania ich w kadrach. Jednak projektując portal pracowniczy czy aplikację do obsługi HR, musimy pamiętać, że to narzędzie ma służyć nie tylko tym najmłodszym pracownikom. Powinno umożliwić intuicyjne korzystanie z systemu wszystkim grupom wiekowym czy pracowniczym, także osobom mniej zaawansowanym technologicznie.

Czy starsze pokolenia pracowników korzystają z aplikacji HR i portali pracowniczych? Z jakimi wyzwaniami się spotykają i w jaki sposób firmy mogą wspierać ich w tym procesie?

Starsze pokolenia pracowników chętnie korzystają z aplikacji HR, co w pewnym sensie potwierdza, jak użyteczne jest to rozwiązanie. Aplikacja mobilna to oszczędność czasu, możliwość złożenia wniosku z domu, szybki dostęp do informacji i brak papierologii. Korzystanie z nowych rozwiązań wymaga czasami zmiany pewnych przyzwyczajeń, ale z doświadczenia wiem, że starsi pracownicy również doceniają oszczędność czasu, sprawność komunikacji i wygodę obsługi. Dla osób, które nie czują się początkowo pewnie w obsłudze takiej aplikacji, przygotowujemy zawsze tutoriale, filmy instruktażowe oraz szkolenia.

Jakie cechy powinna mieć aplikacja HR dopasowana do potrzeb zarówno 25-latka, jak i 55-latka?

Przede wszystkim powinna być intuicyjna i prosta w obsłudze oraz responsywna, aby można było z niej korzystać na wszystkich typach urządzeń (smartfon, laptop, tablet). Ważne jest, aby zapewnić użytkownikom dostępność wielu funkcji, a dotarcie do każdej z nich było proste i wymagało niewielu kliknięć. Warto uwzględnić też funkcję dodatkowej pomocy (przyciski tzw. samouczka). Dobrą praktyką jest również unikanie zbyt wielu opcji do wyboru na jednym ekranie (lepiej jest podzielić proces na etapy).

Z których funkcjonalności w portalach najczęściej korzystają pracownicy?

Do najpopularniejszych funkcjonalności należą na pewno: wnioski urlopowe, planowanie urlopów, wnioski socjalne, podróże służbowe, dostęp do pasków płacowych, deklaracji PIT oraz ZUS, możliwość rejestracji lub wyrejestrowania członka rodziny z ubezpieczenia, możliwość pobierania dokumentacji pracowniczej (oświadczenie o zarobkach, świadectwo pracy, etc.).

Środowisko cyfrowych narzędzi HR rozwija się intensywnie, w wielu przypadkach motorem tego boomu była pandemia. Tego procesu już raczej nie da się zatrzymać, bo doceniliśmy wygodę i efektywność tych rozwiązań. W jakim kierunku narzędzia HR będą zmierzać w najbliższym czasie?

Z użytkowego punktu widzenia na pewno nadal istotna będzie dostępność z dowolnego miejsca, z uwagi na duży odsetek osób pracujących zdalnie lub w formule hybrydowej. Coraz powszechniej, w funkcji „przewodników” po aplikacjach, wykorzystywane będą z pewnością chatboty AI. Sądzę również, że na znaczeniu zyskają analityczne zasoby portali pracowniczych, umożliwiające np. identyfikację sezonowości, okresów mniejszego obciążenia pracą, a nawet luk kompetencyjnych w zespołach.

Rozmawiała Andromeda Wróbel