Dlaczego to tak ważne – opowiada Aneta Stelmach, przedstawicielka firmy Quercus, specjalizującej się we wdrożeniach SAP dla HR.

Wdrożenie efektywnego systemu SAP HCM zawsze wymaga dogłębnej analizy wstępnej, która pozwala ocenić bieżącą sytuację w firmie, zweryfikować zachodzące w niej procesy i zidentyfikować wąskie gardła. Na tej podstawie można zoptymalizować model funkcjonowania firmy i wdrożyć odpowiednie rozwiązania. Jednak aby to przeprowadzić, potrzebna jest praca u podstaw, czyli rzetelna analiza stanowisk pracy. Obejmuje ona: gromadzenie, weryfikację i systematyzowanie informacji dotyczących zadań realizowanych na danym stanowisku. Analizy takie wykonuje się po to, aby mieć świadomość, jakie działania prowadzone są na konkretnym stanowisku, w jaki sposób, z jakim zakresem odpowiedzialności i uprawnień wiąże się dane stanowisko i czy sposób obsługiwania procesów jest optymalny. Pozyskane informacje pozwalają nie tylko usprawnić pracę, są też pomocne w tworzeniu opisu stanowiska pracy, w rekrutacji, planowaniu ścieżki kariery, czy podczas rocznej oceny pracowniczej.

Biorąc to wszystko pod uwagę, można stwierdzić, że analiza stanowiska pracy jest nieoczywistym kluczem do sukcesu wdrożenia systemu SAP HCM. Jest fundamentem budowania hierarchii organizacyjnej, systemu wynagrodzeń i zarządzania personelem. Pozwala stwierdzić, jak naprawdę wygląda praca na konkretnych stanowiskach i na tej podstawie podejmować dalsze decyzje. Jakie narzędzia można wykorzystać?

1. Wywiady z pracownikami

Bezpośrednia rozmowa to często najcenniejsze źródło wiedzy. Pozwala nie tylko poznać zakres obowiązków, ale też wychwycić trudności, które nie są widoczne z zewnątrz, np. czasochłonne obejścia systemowe, niedopasowane raporty czy nieintuicyjne formularze.

2. Ankiety pracownicze

Ustandaryzowane formularze sprawdzają się, jeśli chcemy zebrać dane dotyczące wielu stanowisk. Dzięki nim zyskujemy porównywalne odpowiedzi, które łatwiej analizować i agregować – na przykład według działów czy ról użytkowników. To nie muszą być rozbudowane, skomplikowane narzędzia, można skorzystać na przykład z Google Forms.

3. Bezpośrednia obserwacja

Czasem dopiero bezpośrednia obserwacja pokazuje, co naprawdę dzieje się na danym stanowisku. Ile kliknięć wymaga wykonanie rutynowego zadania? Ile razy trzeba przełączać się między systemami? Czy użytkownik rzeczywiście korzysta z dostępnych narzędzi, czy radzi sobie „po swojemu”? W wielu przypadkach pracownicy działają na pamięć, nie zauważając, że niektóre czynności wykonują niepotrzebnie lub że cały proces mógłby zostać uproszczony. Zewnętrzny obserwator szybciej wychwyci takie momenty.

Po co to wszystko?

Analiza stanowisk pracy nie jest jednorazowym projektem. To swego rodzaju przegląd techniczny organizacji, a więc działanie, które powinno być wpisane w strategię rozwoju firmy. W optymalnej sytuacji taka analiza powinna być przeprowadzana regularnie, co dwa lata, a najlepiej co roku, bo trzeba brać pod uwagę błyskawiczny rozwój technologii. Analizę stanowisk pracy trzeba także wykonać zawsze wtedy, kiedy firma w jakiś sposób się zmienia (rozwija, automatyzuje, zmienia strukturę organizacyjną), a także wówczas, gdy dotychczasowy system przestaje wspierać użytkowników w efektywny sposób (np. gdy do helpdesku trafia zbyt wiele zgłoszeń, których zespół nie jest w stanie w odpowiednim czasie obsłużyć).

Regularna analiza stanowisk pracy może być też narzędziem budowania relacji z pracownikami, bo może wpływać na poprawę efektywności pracy oraz na lepsze wykorzystanie zasobów dzięki redukcji błędów i nieefektywnych, zbyt rozbudowanych procesów. Pozwala również podejmować lepsze decyzje HR-owe – pokazuje, na jakich stanowiskach potrzebne są szkolenia, kto powinien rozwijać kompetencje, a które zadania warto zautomatyzować.