„Rozwiązania IT na potrzeby biznesu powstają zawsze jako odpowiedź na konkretne problemy. Tworząc je, staramy się przewidzieć wszystkie sytuacje, w których firmy będą korzystać z oprogramowania i tak dostosować rozwiązanie, aby praca była intuicyjna i przynosiła korzyści” – mówi Maciej Kabaciński z firmy Quercus, twórca aplikacji do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych w środowisku SAP – Q-EM. „Podczas projektowania Q-EM skupialiśmy się na tym, by obsługa PPK stała się intuicyjna i zgodna z prawem, a sam proces był maksymalnie uproszczony” – dodaje.

Jakie konkretne korzyści przynoszą aplikacje do obsługi PPK, takie jak Q-EM? Oto 7 najważniejszych:

# 1 wygodna praca

Korzystając z odpowiednich rozwiązań IT, użytkownicy mają dostęp do wszystkich danych niezbędnych do obsługi PPK z poziomu jednej aplikacji. Nie ma więc konieczności przełączania się między programami, kopiowania danych, itp. Wszystkie czynności związane z realizacją obsługi PPK można wykonać z jednego miejsca, o dowolnej porze, mając pewność, że wszystko przebiega zgodnie z obowiązującymi przepisami i w pełni kontrolując przebieg zdarzeń, takich, jak:

·         złożenie i wydrukowanie deklaracji przystąpienia,

·         edycja danych,

·         zmiana uposażonych,

·         zmiana wysokości wpłaty,

·         wykonanie dyspozycji wypłaty środków,

·         wypłaty transferowe,

·         złożenie wypowiedzenia,

·         zmiana wariantu planu kapitałowego,

·         dokonanie przeniesienia,

·         wygenerowanie raportów,

·         wykonanie transferu plików do Agenta Transferowego.

# 2 elastyczność działania

Programy do obsługi PPK integrują wszystkie procesy w jednym miejscu. Oznacza to przede wszystkim sprawniejszą i wydajniejszą pracę oraz możliwość elastycznego zarządzania danymi. Dzięki efektywnym narzędziom do edycji, filtrowania i przeglądania danych można przeprowadzić prace tylko „na wybranym odcinku”, to jest na grupie pracowników wyselekcjonowanych według określonego wcześniej klucza (np. formy zatrudnienia, stanowiska, jednostki organizacyjnej czy obszaru kadrowego oraz statusu w PPK).

Standardowy ekran selekcji w programie Q-EM:

# 3 łatwa identyfikacja statusu pracownika

Moduł selekcji umożliwia identyfikację statusu pracownika w Pracowniczych Planach Kapitałowych. Dzięki czytelnym oznaczeniom można łatwo sprawdzić, czy dana osoba jest czynnym czy biernym uczestnikiem PPK lub czy ma status neutralny.

# 4 skuteczna analiza

Zaletą nowoczesnych rozwiązań IT jest to, że wiele zadań wykonują automatycznie, znacznie ułatwiając pracę i skracając czas na nią poświęcony. W przypadku programów do obsługi PPK, oprócz funkcjonalności pozwalających prowadzić bieżącą obsługę, istotnym elementem są moduły raportowe.

Na przykład w Q-EM umożliwiają one wygenerowanie następujących zestawień: przyjęte deklaracje/zmiany deklaracji, lista uczestników, wypłata środków, roczna informacja od pracodawcy, deklaracja przystąpienia/zmiany (formularz).

# 5 sprawny przepływ danych

Programy do obsługi PPK to także sprawna komunikacja z Agentem Transferowym wybranego Towarzystwa Finansowego. Za pomocą praktycznych interfejsów można przesyłać informacje, deklaracje, raporty i zmiany danych bez konieczności wstawania od biurka lub zmiany środowiska pracy (narzędzia, programu).

Składki do PPK są wyliczane automatycznie podczas comiesięcznego naliczania płac, a raport o ich naliczeniu i wysokości trafia do Agenta. Również pracownicy mogą wydrukować sobie raport dotyczący zgromadzonych w PPK środków.

# 6 automatyczna kontrola działań

Systemy informatyczne zwalniają nas często z obowiązku pamiętania o niektórych kwestiach. Dzięki rozbudowanym walidacjom aplikacje do prowadzenia PPK gwarantują sprawną obsługę poszczególnych zdarzeń, zgodną ze statusem pracownika i stanem faktycznym. Na przykład w momencie otrzymania zgłoszenia o wypłacie środków z PPK z tytułu ukończenia 60 lat przez pracownika, aplikacja sprawdzi najpierw wiek tej osoby. Jeśli nie będzie się zgadzać, nie zezwoli na wypłatę.

# 7 bezpieczeństwo

Wbudowane walidacje oraz gwarancja aktualizacji aplikacji zgodnie z obowiązującym prawem to dla pracodawcy zapewnienie bezpieczeństwa obsługi PPK, tak pod względem technicznym, jak i finansowo-prawnym.

Czy programy takie jak Q-EM sprawdzą się na rynku? „Pamiętajmy, że żyjemy w czasach automatyzacji, więc wszystko to, co ułatwia i przyspiesza pracę, jest w cenie. Tym bardziej, że dobra aplikacja do obsługi PPK to dla pracodawcy optymalizacja kosztów. „Ręczne” prowadzenie planów kapitałowych w dużych firmach, a te jako pierwsze są zobowiązane uruchomić PPK, oznacza stworzenie kilku dodatkowych etatów. Przy automatyzacji tego obszaru można ograniczyć ten koszt” – podsumowuje Paweł Wysocki, Prezes Zarządu Quercus.

Więcej informacji na temat rozwiązania Q-EM znaleźć można w filmie:

https://www.youtube.com/watch?v=zsBMFDV09UE&feature=youtu.be

Dostępny jest również bezpłatny webinar:

https://www.youtube.com/watch?v=CyL8L6TuRVA&feature=youtu.be