Pierwszy etap wdrożenia systemu ERP SAP w Wojskowej Akademii Technicznej zajął 9 miesięcy. To dużo?

Monika Gontarz, Senior Konsultant SAP HCM w Quercus: To bardzo mało. Zważywszy na liczbę procesów oraz zakres danych, złożoność projektu oraz szczególny profil uczelni, to było imponujące tempo. Trzeba podkreślić, że projekt, który realizowaliśmy wspólnie z Axians, obejmował najważniejsze obszary działalności Wojskowej Akademii Technicznej: finanse, logistykę, controlling i HR. Nasza firma była odpowiedzialna za realizację zadań dotyczących zarządzania kadrami i płacami.

Zespół Quercus ma w portfolio kilka dużych projektów wdrożeniowych dla uczelni wyższych. Czy doświadczenia wyniesione z wcześniejszej współpracy z: Politechniką Warszawską, Uniwersytetem Marii Skłodowskiej-Curie czy Uniwersytetem Warszawskim pomogły podczas wdrożenia dla WAT?

W pewnym stopniu na pewno. Pamiętajmy, że mimo oczywistych podobieństw, każda uczelnia wyższa ma własną specyfikę, którą należy uwzględnić w opracowywanym systemie. I jest to duże wyzwanie, bo często wymaga wyjścia poza standardowe opcje. W przypadku WAT musieliśmy na przykład wziąć pod uwagę wyjątkowy charakter uczelni. Realizowany projekt miał nie tylko zoptymalizować typowe procesy HR, ale również uwzględnić jej wojskowe uwarunkowania i strukturę.

Za które części wdrożenia był odpowiedzialny Quercus?

Byliśmy odpowiedzialni za wdrożenie modułu SAP HCM w trzech podobszarach: kadry (SAP HCM PA), płace (SAP HCM PY) oraz aplikacje Fiori. Moduł kadrowy rozszerzyliśmy ponadto o autorską aplikację dotyczącą rozliczania czasu pracy, uruchomiliśmy też automatyczne pobieranie zwolnień lekarskich za pomocą API z PUE ZUS. Pierwszy etap wdrożenia to zawsze są intensywne prace przygotowawcze i rozległa analiza potrzeb, dzięki którym możliwe jest wypracowanie koncepcji biznesowej. Te prace rozpoczęliśmy na rok przed startem wdrożenia. Naszym celem było zapoznanie się ze złożonym, wielopoziomowym środowiskiem organizacyjnym oraz ze specyfiką obszaru HR w strukturze akademicko-wojskowej. To umożliwiło stworzenie dokładnego planu pierwszego etapu wdrożenia modułu SAP HCM dla WAT.

Czy plan wdrożeniowy bazował na standardowych rozwiązaniach, czy wymagał wprowadzenia również mniej typowych rozwiązań?

Bazą wdrożenia zawsze są standardowe rozwiązania SAP HCM, jednak bardzo często – i tak stało się w przypadku WAT – konieczne jest ich dostosowanie do potrzeb biznesowych klienta. W przypadku Wojskowej Akademii Technicznej dotyczyło to zarówno podmodułu kadrowego (SAP HCM PA), jak i płacowego (SAP HCM PY). Opracowaliśmy ponadto specyficzne funkcjonalności, takie jak „Plan zatrudnienia i wynagrodzeń” czy „Manager umów cywilnoprawnych”. Dzięki wprowadzeniu tej ostatniej funkcjonalności obsługa umów cywilno-prawnych stała się o wiele łatwiejsza i bardziej intuicyjna. Wszystkie dane dotyczące umów znajdują się aktualnie w systemie, nie ma potrzeby ich uzupełniania czy ręcznego wprowadzania, a informacja o zawartej umowie jest natychmiast widoczna dla grona uprawnionych użytkowników. Z kolei w przypadku podmodułu płacowego konieczne było wprowadzenie opcji rozdziału wynagrodzeń na elementy kosztowe: źródła finansowania, którymi oprócz działalności podstawowej są też projekty.

Z punktu widzenia Wojskowej Akademii Technicznej realizacja projektu była nie tyle wdrożeniem systemu informatycznego, ile kompleksową transformacją, obejmującą nową organizację procesów. Jak bardzo Quercus, jako firma, zaangażował się w ten proces?

Do każdego wdrożenia podchodzimy z pasją i odpowiedzialnością, choć różne projekty wymagają wkładu pracy różnej liczby konsultantów. Wdrożenie dla Wojskowej Akademii Technicznej angażowało niemal każdego konsultanta SAP w Quercus, choć nie w tym samym czasie i stopniu. Na przykład ja byłam odpowiedzialna za wdrożenie kadr, Magdalena Stępień za procesy związane z rozliczaniem list płac, a Marcin Czarny nadzorował implementację aplikacji Fiori. Mówiąc obrazowo, niektórzy dokładali kilka cegieł, inni budowali ściany, a liderzy poszczególnych podobszarów czuwali nad całymi piętrami tego wielopoziomowego systemu. Odrębnym wyzwaniem była również migracja danych, która została przeprowadzona przez świetnego specjalistę ds. migracji danych – Tomasza Dąbrowskiego.

Które z wprowadzonych rozwiązań najlepiej odpowiadają na potrzeby współczesnej uczelni o profilu techniczno-wojskowym?

Wprowadzone rozwiązania uwzględniają specyfikę uczelni o profilu wojskowym, która funkcjonuje w nowoczesnym otoczeniu. Wykorzystaliśmy m.in. aplikacje Fiori, które umożliwiają stworzenie systemu skrojonego na miarę, co w przypadku projektu WAT oznacza m.in. ustanowienie nowych standardów zarządzania wrażliwymi danymi, w tym: danymi osobowymi, kalendarzem czasu pracy, wnioskami o nieobecność i zastępstwami, pożyczkami, wnioskami socjalnymi, PPK, PIT i paskami płacowymi. W kolejnych etapach wdrożenia planujemy uruchomienie narzędzia do zarządzania podróżami służbowymi, również opartego na aplikacjach Fiori. Znacznie ułatwia ono rozliczanie delegacji i wyjazdów terenowych, które są częste w środowisku akademickim.

Dziękuję za rozmowę.