Nowe przepisy pozwalają pracodawcom na skrócenie obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat (w przypadkach opisanych w ustawie), a także na domyślne przekazywanie wynagrodzeń na konta bankowe. Co ważne również dane ubezpieczonych do ZUS mogą być teraz przekazywanie w formie elektronicznej (i dzięki temu możliwe było skrócenie okresu archiwizacji dokumentów pracowniczych).

„Prowadzenie e-kadr znacznie usprawnia pracę działu personalnego. Pozwala zarówno na skuteczne i wygodne zarządzanie dokumentacją pracowniczą, jak i na szybki dostęp do szerszego zakresu danych dotyczących pracowników, jak np. odbyte szkolenia” – wyjaśnia Paulina Kopcińska, ekspertka firmy Quercus zajmującej się m.in. wdrażaniem oprogramowania SAP do zarządzania e-aktami. „Prowadzenie e-akt (z wykorzystaniem skutecznego oprogramowania) ma ponadto wymiar wizerunkowy – świadczy o tym, że firma stosuje nowoczesne rozwiązania. Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się także na wdrożenie dodatkowych aplikacji, nakładek do e-akt. Dzięki nim również pracownicy mogą weryfikować lub pobierać wybrane dokumenty lub składać wnioski online, np. o urlop, a firma zyskuje status otwartej”.

W dłuższej perspektywie dokumenty wszystkich pracowników będą musiały mieć formę elektroniczną. I choć obecnie może się to wydawać wyzwaniem, korzyści z tego rozwiązania są nie do przecenienia. Oto 6 najważniejszych:

# 1 NIŻSZE KOSZTY ARCHIWIZACJI

E-dokumenty to obniżenie kosztów przechowywania dokumentów kadrowych. Można zrezygnować ze skoroszytów, teczek osobowych, druków, stert papierów, które kurzą się, zajmują miejsce, są ciężkie i niestety łatwo się niszczą. Zastąpienie papierowej dokumentacji wersją elektroniczną to oszczędność: czasu (nie trzeba przekopywać się przez obszerną dokumentację papierową), miejsca (nie zajmuje miejsca w biurze), kosztów przechowywania dokumentów (nie trzeba kupować segregatorów, teczek, koszulek, przekładek i regałów, czy specjalnych szaf dostosowanych do wymagań RODO).

# 2 BŁYSKAWICZNY DOSTĘP DO AKT

Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej to przede wszystkim szybki dostęp do akt oraz łatwe wyszukiwanie dokumentów. Każdy z użytkowników, w ramach nadanych uprawnień, może łatwo sprawdzić dokumenty własne lub współpracowników dotyczące np. okresu obowiązywania umowy, wymiaru urlopu, wypłaty itp.

# 3 UPORZĄDKOWANIE DOKUMENTACJI

Elektroniczna forma dokumentacji gwarantuje porządek w aktach. Po pierwsze upraszcza weryfikację listy dokumentów każdego pracownika i uzupełnienie ewentualnych braków. Po drugie ułatwia zachowanie chronologii i numeracji pojedynczych dokumentów danego pracownika. Po trzecie – gwarantuje bezpieczeństwo dokumentów oraz rejestr wprowadzanych zmian.

# 4 JEDNOLITA STRUKTURA AKT

Przeniesienie dokumentacji do wersji elektronicznej zapewnia jednolitą strukturę akt – dokumenty przypisane do konkretnego pracownika są uporządkowane zawsze w taki sam, zgodny z przepisami sposób. Dzięki jednolitej strukturze łatwiej odszukać odpowiedni plik, łatwo też sprawdzić, czy w systemie znajdują się wszystkie wymagane przepisami akta.

# 5 BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Rozwiązania IT stworzone do prowadzenia e-dokumentów mają wbudowane mechanizmy zabezpieczające przed niepożądanym dostępem zarówno z zewnątrz, jak i z wewnątrz organizacji (dzięki hierarchizacji zakresów uprawnień). Akta w formie elektronicznej o wiele łatwiej jest skopiować – możliwość wykonania kilku kopii zapasowych przechowywanych w różnych miejscach, także w chmurze, oznacza większą ochronę przed ich utratą.

# 6 ELASTYCZNOŚĆ I DOPASOWANIE DO PRZEPISÓW

E-dokumenty to także gwarancje i wsparcie firmy wdrożeniowej, w ramach których przeprowadza ona zdalnie aktualizację produktu zgodnie ze zmianami w przepisach. Po jej przeprowadzeniu e-dokumenty od razu są gotowe do użytkowania, nie jest potrzebna ponowna konfiguracja.

„Ważną zaletą jest również automatyczne przypisywanie dokumentów do teczki odpowiedniego pracownika. To duże ułatwienie zwłaszcza przy hurtowym wprowadzaniu dokumentów, a takie sytuacje zdarzają się zwłaszcza na początku, podczas wdrażania systemu” – wyjaśnia Paulina Kopcińska, specjalistka Quercus w zakresie rozwiązania Q-solutons: e-dokumenty. „Jest to możliwe dzięki generowanym w systemie SAP kodom kreskowym” – dodaje.

Ja to działa?

1.      W systemie SAP generowany jest kod kreskowy, który zawiera informacje o numerze pracownika, jego danych, rodzaju dokumentu itp.

2.      Wydrukowany kod należy nakleić na dokument (dokumenty tworzone w systemie SAP mają kody kreskowe nadawane systemowo).

3.      Dokument z naklejonym kodem kreskowym jest następnie skanowany i importowany do e-dokumentów.

4.      System automatycznie przypisuje go do folderu z dokumentacją danego pracownika, podpinając w odpowiednim miejscu, nadając odpowiedni numer i zachowując chronologię.

Czy e-akta przynoszą też korzyści pracownikom? Oczywiście! Wystarczy wyobrazić sobie kolejkę pracowników, którzy pytają w kadrach o wymiar urlopu, a personel z tego działu musi dotrzeć do odpowiednich dokumentów w formie papierowej. Zabiera to mnóstwo czasu. W przypadku e-akt te informacje dostępne są od ręki. Pracownicy innych działów nie trącą czasu w kolejkach, a zespół kadr może zająć się innymi, nowymi zadaniami.