Mariusz Czeszejko-Sochacki, Lider Zespołu Programistów Java w Quercus:

Zadaniowy czas pracy to rozwiązanie polecane firmom, które zdecydowały się na zdalny lub hybrydowy system pracy, przede wszystkim z uwagi na lepszą wydajność w stosunku do tradycyjnego systemu rozliczania efektów pracy. Delegowanie konkretnych zadań, z jasno określonym terminem ich wykonania, jest dla pracodawcy czy menedżera łatwiejsze do kontrolowania i weryfikacji. Z punktu widzenia pracownika lista zadań do wykonania porządkuje rytm pracy i pozwala elastycznie podchodzić do ich realizacji. Pracownik może dopasować godziny pracy do osobistych preferencji, dotrzymując terminów określonych w harmonogramie. Z tego powodu praca zadaniowa cieszy się dużą popularnością w firmach IT, ale również wszędzie tam, gdzie gros zadań wykonywanych jest indywidualnie.

Pracownik może w pełni skoncentrować się na swoich zadaniach, ma większą elastyczność pod względem czasu ich wykonania i jest rozliczany z efektów pracy. W większości przypadków przekłada się to na wyższą produktywność, motywację i zaangażowanie powiązane z poczuciem odpowiedzialności za realizację konkretnych zadań. Taka forma współpracy daje pracownikom większą kontrolę nad swoim czasem – mogą pracować w nietypowych godzinach, nie muszą dojeżdżać do pracy. Pracodawca z kolei może zoptymalizować koszty związane z działalnością przedsiębiorstwa, m.in. wynajmu biura, mediów, materiałów biurowych.

Jednak mimo wielu korzyści płynących z takiego modelu współpracy, jego wdrożenie wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Jest to system stworzony dla zespołów, w których pracownicy potrafią pracować w takim trybie (nie każdy się w tej formule odnajdzie). Dlatego ważny jest stały monitoring ze strony zarządzającego i reagowanie w sytuacji niedotrzymywania terminów lub narzucania sobie przez pracownika zbyt dużego tempa pracy, czyli pracy po godzinach. Trzeba bowiem pamiętać, że choć system jest zadaniowy, czas pracy osób na pełnym etacie nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 tygodniowo. Przysługuje im także – tak samo jak w klasycznej formule – prawo do nieprzerwanego odpoczynku dobowego (11 godzin) i tygodniowego (35 godzin). W tym przypadku nie ewidencjonujemy jednak godzin pracy, a właśnie realizację zadań i dlatego zawsze, jak już podkreślałem, kluczowe jest określenie czasu, w jakim dana praca powinna zostać wykonana.

Zanim firma zdecyduje się na wprowadzenie zadaniowego systemu pracy, powinna zadbać również o narzędzia umożliwiające skuteczne rozliczanie czasu pracy, w tym naliczanie nadgodzin, które – o czym się często zapomina – również obowiązują w systemie zadaniowym. W tym przypadku sprawdzają się portale pracownicze, np. Dokioki, które automatyzują proces rozliczania czasu pracy: godzin planowanych do przepracowania, godzin przepracowanych, nieobecności, nadgodzin, itd. Portale pracownicze to wygodne, elastyczne wsparcie obsługi procesów pracowniczych, dostępne online i dostosowane również do zarządzania pracą zespołów pracujących w trybie zadaniowym.

Trzeba ponadto pamiętać, że praca w trybie zadaniowym może wiązać się z ryzykiem przemęczenia pracowników, jeśli nie kontrolują oni czasu poświęconego na pracę. To z kolei wymaga wprowadzenia zmian w zakresie komunikacji w zespole, która z uwagi na jego rozproszenie odbywa się najczęściej zdalnie. Dbając o efektywność współpracy, menedżer podczas spotkań online lub rozmów telefonicznych powinien zadbać o przejrzystość komunikacji, precyzyjne delegowanie zadań i regularny feedback. Dzięki temu pracownicy będą mieli poczucie, że ktoś czuwa nad ich pracą, kontroluje postępy i w razie potrzeby może elastycznie reagować na pojawiające się problemy, np. korygując termin wykonania danego zadania lub delegując wykonanie jego części komuś innemu.

Nowoczesne narzędzia, np. komunikator Slack, narzędzia do zarządzania projektami, jak Asana czy Jira, wspierają menedżerów, ułatwiając estymację czasu potrzebnego na realizację zadań oraz efektywne zarządzanie obciążeniem pracą. Pracownik może się rozchorować, więc system powinien być tak zaprojektowany, aby osoba ta po powrocie nie musiała nadrabiać zaległości, a lista zadań do wykonania w danym okresie rozliczeniowym została odpowiednio zredukowana.

Zadaniowy system pracy to bardzo dobre rozwiązanie dla zespołów rozproszonych, jednak pod kilkoma warunkami: pracownicy potrafią pracować w ten sposób; menedżer odpowiednio definiuje i deleguje zadania, a także egzekwuje ich wykonanie i monitoruje postępy; narzędzia do zarządzania pracą zadaniową mają funkcje, które umożliwiają określenie ram czasowych dla poszczególnych prac (z uwzględnieniem przepisów prawa pracy, czyli: wymiaru czasu pracy, prawa do nieprzerwanego odpoczynku, urlopu czy usprawiedliwionej absencji).

Aby firma mogła w pełni korzystać z zalet wdrożenia systemu zadaniowego, musi on być oparty na przejrzystych zasadach i wydajnych narzędziach do zarządzania projektami. Zalety dobrze wdrożonego zadaniowego czasu pracy to: większa autonomia pracowników, poczucie sprawczości i kontroli nad własnym czasem, większe zaangażowanie. Wszystkie te elementy podnoszą dobrostan pracowników, a więc i ich efektywność.