Skutecznie przeprowadzony audyt kadrowo-płacowy to dobra okazja do identyfikacji mocnych i słabych stron przedsiębiorstwa. Staje się ważnym krokiem do poprawy efektywności działów HR, co przekłada się na długofalowe funkcjonowanie całej firmy.

Kiedy potrzebny jest audyt HR?

Audyt kadrowo-płacowy może być przydatny w różnych momentach działalności przedsiębiorstwa. Kiedy najlepiej go przeprowadzić? Na przykład wtedy, gdy chcemy sprawdzić, czy przedsiębiorstwo jest gotowe na zmiany w przepisach, nowe formy zatrudnienia lub kontrole urzędowe.

Sytuacji, gdy w firmie mogą wyjść na jaw nieprawidłowości w zakresie prowadzenia kadr i płac, jest wiele. I audyt ma je zidentyfikować z wyprzedzeniem. Jest bowiem doskonałą metodą weryfikacji poprawności procesów kadrowych w firmie i punktem wyjścia do wdrożenia zmian, które w przyszłości mogą te procesy uprościć, usprawnić i zautomatyzować.

– Audyt warto przeprowadzić nie tylko wtedy, gdy pojawia się widmo kontroli z urzędu, ale również wówczas, gdy przedsiębiorstwo planuje połączenie z innym podmiotem, reorganizację czy wdrożenie nowych, informatycznych narzędzi do obsługi kadr. Mowa na przykład o SAP HCM, systemie do zarządzania zasobami ludzkimi, kadrami i płacami, stosowanym w większości dużych firm w Polsce, po który coraz chętniej sięgają również mniejsze przedsiębiorstwa. SAP HCM usprawnia i automatyzuje procesy kadrowe, a poprzedzający jego wdrożenie audyt HR umożliwia identyfikację nieprawidłowości i daje szansę na wprowadzenie działań przygotowujących przedsiębiorstwo do wdrożenia nowego systemu – mówi Aneta Stelmach z firmy Quercus – specjalizującej się we wdrażaniu SAP HCM oraz w tworzeniu autorskich narzędzi do obsługi HR.

O czym pamiętać przed audytem?

Do audytu warto się przygotować, aby sprawniej i skuteczniej rozpoznać słabe punkty organizacyjne. Aby ten cel osiągnąć, trzeba:

·        wskazać cele i zakres audytu – warto zastanowić się, co konkretnie chcemy osiągnąć, określić najważniejsze obszary, które będą objęte audytem;

·        zaplanować zasoby i przygotować zespół – dobrze jest mieć plan, który zakłada, ile czasu potrwa audyt, a także umożliwi zespołowi zorientowanie się, jakie są cele audytu i co dokładnie będzie on obejmować; należy też odpowiednio wcześnie poinformować i przygotować na audyt tych pracowników, którzy zostaną oddelegowani do wspierania sprawnej realizacji zaplanowanej kontroli;

·        przygotować dokumenty – przed audytem należy zebrać wszystkie dokumenty i informacje niezbędne do jego realizacji (np. umowy, regulaminy, opisy stanowisk, etc.).

Co najczęściej obejmuje audyt HR?

Audyt kadrowo-płacowy – jako kompleksowy przegląd dokumentacji i procesów kadrowych w firmie (pod kątem ich zgodności z przepisami prawa pracy i prawa podatkowego) – najczęściej obejmuje:

·        dokumentację kadrowo-płacową (sprawdzana jest jej kompletność i sposób przechowywania – zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej; zgodność dokumentów z obowiązującymi przepisami);

·        akta osobowe pracowników (weryfikowana jest ich kompletność oraz odpowiedni układ – np. zawartość części: A, B, C i D; spójność informacji w aktach osobowych – zarówno tych w formie papierowej, jak i cyfrowej);

·        naliczanie wynagrodzeń, dodatków oraz ich rozliczanie (sprawdzana jest m.in. zgodność tych elementów płacowych z aktualnymi przepisami prawa, jak i terminowość ich wypłacania);

·        realizacja aktualnych przepisów prawa pracy (weryfikacja m.in. takich obszarów, jak: ewidencja czasu pracy, rozliczanie delegacji, urlopy, RODO czy obowiązki informacyjne dotyczące np. jawności wynagrodzeń).

W trakcie audytu HR prowadzone są zarówno analiza dostarczonej dokumentacji i analiza wskaźników (zatrudnienia, rotacji pracowników, absencji czy wydajności), jak i szczegółowe badania (w celu zbadania opinii pracowników na temat różnych aspektów organizacji pracy w przedsiębiorstwie), np. w postaci:

·        rozmów z pracownikami,

·        anonimowych ankiet,

·        bezpośredniej obserwacji procesów i interakcji zachodzących w miejscu pracy.

Co po audycie? Korzyści i zalecenia

Po zakończeniu audytu HR następuje analiza zebranych danych i wydawane są rekomendacje (m.in. dla każdego z obszarów wymagających zmiany). Na bazie sporządzonego raportu przedsiębiorstwo otrzymuje listę mocnych i słabych stron, wymagających poprawy, razem z planem wdrożenia rekomendowanych zmian. Równie ważne jest dalsze monitorowanie efektów wprowadzonych zmian i ich ewentualna korekta – tylko wówczas audyt przyniesie korzyści.

– Na audyt HR warto spojrzeć jak na inwestycję, która zwraca się w postaci: większej efektywności pracowników i całego przedsiębiorstwa, mniejszej rotacji, a więc niższych kosztów rekrutacji, a także lepszego i bardziej elastycznego funkcjonowania w zmiennych warunkach prawnych. To także dobry moment na wdrożenie rozwiązań, które ułatwią funkcjonowanie przedsiębiorstwu, np. poprzez wprowadzenie odpowiednich narzędzi cyfrowych. Przykładem mogą być portale pracownicze (np. Dokioki), które są tworzone i aktualizowane z uwzględnieniem obowiązujących przepisów, a wprowadzane zmiany od razu obejmują całą kadrę. Dzięki ich wykorzystaniu w przedsiębiorstwie znika ryzyko przeoczenia jakiegoś dokumentu, co może mieć miejsce w przypadku obsługi ręcznej – podsumowuje przedstawicielka firmy Quercus.

Audytów HR, podobnie jak przeglądów samochodowych, nie warto się zatem bać. Dobrze jest traktować je jako szansę zdobycia wiedzy o stanie przedsiębiorstwa czy poszczególnych procesach odbywających się w firmie, aby móc w porę rozpoznawać potencjalnie kosztowne problemy i z wyprzedzeniem je likwidować.