Coraz więcej wniosków urlopowych

Największym sprzymierzeńcem sprawnej organizacji sezonu urlopowego jest odpowiednio wczesne planowanie. Im wcześniej pracownicy zgłoszą swoje plany, tym łatwiej menedżerom zadbać o właściwe rozłożenie nieobecności, aby uniknąć sytuacji, w której w tym samym czasie na urlopie przebywa zbyt wiele osób o podobnych kompetencjach.

– Idealną sytuacją jest wcześniejsze zaplanowanie dłuższych, np. 14-dniowych urlopów całego personelu i sztywne trzymanie się tych ustaleń. Jednak życie bardzo często weryfikuje takie harmonogramy. Trzeba też pamiętać, że coraz wyraźniej zaznacza się nowy trend urlopowy, czyli więcej krótkich absencji, tzw. przedłużonych weekendów. Ta zmiana i związana z nią liczba wniosków urlopowych sprawiają, że rozwiązania automatyzujące proces przyznawania urlopów zyskują na znaczeniu – mówi Marcin Czarny, senior konsultant SAP w Quercus, firmie specjalizującej się we wdrożeniach SAP w obszarze HR oraz w tworzeniu aplikacji automatyzujących procesy kadrowe.

Zawsze aktualne informacje urlopowe

Jeszcze do niedawna planowanie urlopów opierało się głównie na arkuszach kalkulacyjnych, papierowych wnioskach i wymianie e-maili. Aplikacje do samoobsługi pracowniczej automatyzują ten proces i znacząco ograniczają ryzyko organizacyjnego chaosu. Jednak nie są to wyłącznie platformy, w których składa się, zatwierdza i odbiera zatwierdzony wniosek o urlop. Dobrze zaprojekowana aplikacja jest rozwiązaniem systemowym, obejmującym zarówno część operacyjną (procedowanie wniosków o urlop), jak i analityczną (planowanie urlopów, zarządzanie nieobecnościami, cyfrowy kalendarz zespołu).

Z punktu widzenia menedżera wystarczy kilka kliknięć, aby sprawdzić: kto przebywa na urlopie, kto będzie nieobecny w wybranym okresie, którzy pracownicy są dostępni, czy planowane urlopy nie nakładają się na siebie.

– Te informacje dostępne są od ręki, o każdej porze (bo takie aplikacje, czyli portale pracownicze, funkcjonują online) i – co najważniejsze – zawsze są aktualne. To dla menedżera ogromna zaleta, portal umożliwia bowiem podejmowanie decyzji w oparciu o dane, a nie przypuszczenia czy rozproszone informacje, zapisane w różnych miejscach. Ponadto cały proces jest bardziej przejrzysty i szybszy. Droga administracyjna jest uproszczona, a papierowa dokumentacja ograniczona do minimum – podkreśla przedstawiciel firmy Quercus.

Powiadomienia i automatyczna weryfikacja wniosków

Portale kadrowe doceniają również pracownicy. Dzięki nim nie muszą dostarczać osobiście formularzy przełożonemu czy do działu kadr, tylko składają wniosek przez telefon, tablet czy komputer – z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Po wysłaniu wniosku pracownik otrzymuje potwierdzenie jego złożenia, a następnie jest na bieżąco informowany o statusie wniosku (dzięki automatycznym powiadomieniom). Takie powiadomienie otrzyma również osoba, która powinna zatwierdzić urlop, więc decyzja zapada szybciej niż w tradycyjnym modelu.

Jak podkreśla Marcin Czarny, dużym ułatwieniem dla działów kadr jest automatyczna weryfikacja limitów urlopowych dla każdego pracownika. System sprawdzi, czy pracownik dysponuje odpowiednią liczbą dni urlopu, czy jego planowana nieobecność nie koliduje z urlopem innych osób, czy nie zachodzi ryzyko zbyt dużej liczby jednoczesnych nieobecności oraz czy spełnione są specyficzne wymagania, np. dotyczące wykorzystania 14-dniowego urlopu wypoczynkowego.

– W praktyce oznacza to, że pracownik nie złoży wniosku, którego realizacja od początku byłaby niemożliwa. A menedżer nie musi takiego wniosku w ogóle weryfikować, bo system zrobi to za niego – dodaje przedstawiciel firmy Quercus.

Chaos urlopowy pod kontrolą

Widoczność planów urlopowych w skali całego zespołu, działu czy jednostki organizacyjnej umożliwia ocenę, czy w danym okresie zachowana zostanie odpowiednia obsada. Jeżeli pojawia się ryzyko braków kadrowych, menedżer może odpowiednio wcześnie zmodyfikować harmonogram, wyznaczyć zastępstwa lub uzgodnić z pracownikami inne terminy wypoczynku. Ma to szczególne znaczenie w przypadku city breaków, zwłaszcza tych połączonych ze świętami, np. 1 i 3 maja.

– Menedżer może w każdej chwili sprawdzić aktualną sytuację i – jeśli zachodzi taka potrzeba – odrzucić wniosek lub zaproponować inny termin. Zaletą aplikacji cyfrowych jest możliwość dołączenia komentarza do decyzji, dzięki czemu pracownik od razu poznaje uzasadnienie oraz proponowane rozwiązanie – wyjaśnia Marcin Czarny.

Sprawne zarządzanie urlopami nie polega dziś wyłącznie na zatwierdzaniu kolejnych wniosków. To przede wszystkim bieżąca analiza sytuacji kadrowej, świadome planowanie dostępności pracowników i szybkie podejmowanie decyzji w oparciu o aktualne dane. Umożliwia to lepsze panowanie nad „wakacyjnym chaosem urlopowym” nawet w sytuacji, gdy większość pracowników wybiera opcje częstszych, ale krótkich wyjazdów.