O tym, w jaki sposób przekłada się to na obsługę kadrową pracowników, opowiada Mariusz Czeszejko-Sochacki – Lider Zespołu Programistów Java w firmie Quercus, specjalizującej się we wdrożeniach SAP HCM; współtwórca portalu pracowniczego Dokioki.pl.

Zmiany technologiczne wpływają na organizację pracy, w tym również na szeroko rozumianą obsługę kadrową. Dokąd to prowadzi?

Mariusz Czeszejko-Sochacki: Rzeczywiście zmiany są widoczne. Sektor obsługi kadrowej pracowników dynamicznie zmierza w stronę pełnej cyfryzacji, automatyzacji workflow, rozwoju analityki HR i predykcji danych. Coraz powszechniej wykorzystywane są rozwiązania mobilne, m.in. self-service pracowników i menedżerów oraz integracja AI i chatbotów HR. Firmy przechodzą na cyfrowy obieg dokumentów, do których uwierzytelnienia wymagany jest podpis elektroniczny. Kolejnym krokiem – i w tym kierunku moim zdaniem zmierza nowoczesny HR – będzie integracja różnych systemów w jeden spójny ekosystem pracowniczy. Nie jest to klasyczny system kadrowy, ale kompletne środowisko pracy cyfrowej.

Czy to oznacza, że powinniśmy być gotowi na rewolucję – na szybkie i głębokie zmiany, które obejmą znacznie szerszy zakres niż klasyczna obsługa kadr?

Częściowo tak. Całkowita wymiana systemu, czyli „big bang”, bywa uzasadniona w przypadku bardzo przestarzałych środowisk lub dużych transformacji organizacyjnych, jednak jest kosztowna i ryzykowna. Dlatego wiele firm wybiera dziś strategię ewolucji zamiast rewolucji – rozwijając istniejące środowisko (np. SAP) poprzez nowoczesne portale pracownicze i rozwiązania self-service (takie jak Dokioki). Największym wyzwaniem jest skala zmian organizacyjnych oraz zarządzanie zmianą po stronie użytkowników. W większości przypadków lepiej sprawdza się podejście etapowe: stopniowa digitalizacja procesów, integracja kolejnych obszarów, migracja danych – moduł po module – oraz szkolenie użytkowników na każdym etapie wdrożenia. Pozwala to ograniczyć ryzyko operacyjne i uniknąć paraliżu organizacji.

Zbudowanie nowego systemu pracowniczego wymaga często integracji obecnego systemu kadrowego, np. SAP HR, z systemami zewnętrznymi. Jakie problemy, dotyczące synchronizacji danych pracowników, mogą pojawić się podczas takiej integracji?

Największym wyzwaniem podczas integracji zewnętrznych systemów HR z głównym systemem kadrowym (najczęściej SAP HCM) jest zachowanie spójności danych, które pochodzą z wielu źródeł. W praktyce organizacje często korzystają równolegle z SAP HCM, systemów workflow, portali pracowniczych, platform self-service, narzędzi do podpisu elektronicznego czy systemów obiegu dokumentów. Mogą więc pojawić się rozbieżności np. w danych personalnych, opóźnienia synchronizacji, błędy mapowania pól i struktur organizacyjnych, problemy z uprawnieniami i rolami użytkowników, duplikacja rekordów pracowników, a także niespójności wynikające z integracji wielu środowisk i interfejsów. Dodatkowym wyzwaniem są organizacje działające międzynarodowo – w takich przypadkach trzeba uwzględnić różnice w strukturach HR, w przepisach, inną organizację procesów kadrowych. Te rozbieżności mogą w istotny sposób wpłynąć na płynność integracji.

Czy w takim przypadku lepiej sprawdzą się rozwiązania standardowe czy „szyte na miarę”?

To zależy od skali organizacji i poziomu złożoności procesów. Rozwiązania standardowe są szybsze i tańsze we wdrożeniu, łatwiej je również utrzymywać i rozwijać, bo zwykle oferują gotowe integracje z SAP i pozwalają szybciej osiągnąć efekt biznesowy. Jednak w organizacjach, w których procesy HR są bardzo specyficzne, workflow jest niestandardowe, a konfiguracja ekosystemu kadrowego musi spełniać dodatkowe, nietypowe wymagania i konieczne są rozbudowane integracje, lepiej sprawdzi się system indywidualnie dopasowany do danej organizacji. W praktyce firmy z reguły stawiają na model hybrydowy, czyli wykorzystanie rozwiązań standardowych, które są rozszerzone o indywidualne moduły. Pozwala to korzystać ze stabilności rozwiązań ustandaryzowanych, które są szybsze i tańsze we wdrożeniu, przy jednoczesnym uwzględnieniu specyfiki firmy.

Spójny ekosystem pracowniczy powinien uwzględniać także rozwiązania z zakresu self-service, czyli m.in. portale pracownicze. Jaką przewagę daje firmom ich włączenie do systemu kadrowego?

Dobrze wdrożony portal pracowniczy staje się dziś centralnym miejscem komunikacji pracownika z firmą – od onboardingu, przez wnioski urlopowe, po dokumenty kadrowe i podpisy elektroniczne. Do najważniejszych korzyści, płynących z tej integracji, zaliczyłbym m.in.: odciążenie działów HR, skrócenie czasu realizacji procesów, ograniczenie papierowego obiegu dokumentów, szybszy dostęp pracowników do danych i dokumentów oraz większą transparentność procesów, które w większości są zautomatyzowane. Przekłada się to na zmniejszenie liczby błędów wynikających z ręcznej obsługi. Takie rozwiązanie jest również doskonałym wsparciem firm, które umożliwiają pracę zdalną lub w modelu hybrydowym.

Czy integracja SAP HR z portalami pracowniczymi i platformami self-service to trudny proces? Szczególnie w zakresie aktualizacji danych kadrowych, obiegu dokumentów oraz ich bezpieczeństwa?

Jest to z pewnością proces skomplikowany, przebiegający na wielu poziomach. Integracja SAP HR z portalami pracowniczymi to bowiem nie tylko kwestia wdrożenia odpowiedniej technologii czy bezpieczeństwa danych, ale również employee experience, czyli wygoda użytkowników. Ważne są takie elementy, jak: zapewnienie aktualizacji danych w czasie rzeczywistym, zachowanie zgodności procesów z polityką HR firmy, bezpieczeństwo dokumentów i danych osobowych, zgodność z RODO, zapewnienie wysokiej dostępności systemów, jak również obsługa podpisów elektronicznych i cyfrowych akceptacji. Nie bez znaczenia jest ponadto UX całego rozwiązania. Pracownicy oczekują prostych, mobilnych i intuicyjnych narzędzi, podobnych do aplikacji konsumenckich. Portale pracownicze, takie jak Dokioki, upraszczają i usprawniają komunikację między działem HR a pracownikami, dlatego rośnie ich znaczenie – jako jednego z kluczowych elementów efektywnego ekosystemu pracowniczego. To ważne w sytuacji, gdy na rynku pracy coraz liczniejszą grupę stanowią przedstawiciele tzw. Gen Z, dla których komunikowanie się za pomocą aplikacji jest naturalną i preferowaną formą porozumiewania się.