Podstawa wdrożenia – precyzyjny plan

Niezależnie od stosowanej metody, w zarządzaniu projektami kluczowy jest przede wszystkim dobry plan. Powinien on obejmować zarówno zasoby techniczne, jak i osobowe, umiejętny podział zadań i stworzenie harmonogramu, a także określenie kamieni milowych, które w trakcie realizacji kolejnych etapów należy osiągnąć. Ponadto precyzyjny plan projektowy powinien uwzględniać analizę rentowności przedsięwzięcia oraz awaryjne sytuacje, które zawsze pojawiają się podczas realizacji dużych wdrożeń.

Nie mniej ważne jest skompletowanie odpowiedniego zespołu. Istotne są oczywiście kompetencje poszczególnych osób, ale też umiejętność współpracy. Nie wszyscy członkowie zespołu współpracują ze sobą równie efektywnie i nie w każdym projekcie.

– Są osoby, które lepiej radzą sobie z konkretnymi, ściśle określonymi zadaniami, są też takie, które mają potencjał kreatywny. Czasami dobrze jest połączyć je w mikrozespoły, bo będą się świetnie uzupełniać. Oczywiście pod warunkiem, że się dobrze rozumieją – wyjaśnia Maciej Kabaciński, szef pionu HR w firmie Quercus, specjalizującej się we wdrożeniach projektów SAP w obszarze HR.

Najważniejsze wyzwania – komunikacja i monitoring prac

Jednym z największych wyzwań dotyczących realizacji wdrożeń przez rozproszony zespół jest sprawna komunikacja: burze mózgów, delegowanie zadań, omawianie ich realizacji, poszukiwanie rozwiązań na pojawiające się problemy, itp. Trudne może być nawet ustalenie terminu spotkania online, zwłaszcza w przypadku, gdy niektórzy członkowie zespołu pracują w innej strefie czasowej.

– Mamy dziś do dyspozycji narzędzia, które ułatwiają komunikację rozproszonego zespołu – wiele z nich powstało w czasie pandemii jako reakcja na nagłą potrzebę prowadzenia biznesu w nowej rzeczywistości. Ważne, aby w czasie realizacji nowego projektu bazować na sprawdzonych narzędziach, umożliwiających komunikowanie się zespołu na odległość. Pod presją czasu nie warto wdrażać nowych rozwiązań, bo ich sprawna obsługa może wymagać czasu, a tego zawsze podczas wdrożenia brakuje – podkreśla ekspert Quercus.

Kolejnym wyzwaniem związanym z realizacją projektów przez zespół rozproszony jest monitoring postępu prac. Powinny być one realizowane zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem, przy aktywnym udziale menedżera. Lider projektu odpowiada za jego wykonanie w ustalonych wcześniej ramach czasowych. Dlatego wdrożenie realizowane przez rozproszony zespół wymaga większego zaangażowania w monitorowanie postępów pracy.

– Harmonogram realizacji projektu powinien być podzielony na etapy, w których określone będą konkretne zadania do wykonania i z tych zadań powinni być rozliczani pracownicy. W zespole rozproszonym trudniej jest monitorować postępy prac na bieżąco, jak to ma miejsce w pracy stacjonarnej. Delegowanie konkretnych zadań, z określonym terminem realizacji, porządkuje pracę, usprawnia jej nadzorowanie, ale również – co nie mniej istotne – ułatwia i organizuje pracę członkom zespołu – wyjaśnia Maciej Kabaciński.

Najtrudniejszy etap – przygotowanie koncepcji biznesowej

W przypadku projektów IT z zakresu HR, realizowanych zazwyczaj na zlecenie przedsiębiorstw obecnych na rynku od wielu lat, najtrudniejszym etapem jest przygotowanie koncepcji biznesowej, czyli przełożenie i dostosowanie procesów funkcjonujących w firmie na działanie systemu. Jednym z filarów gwarantujących powodzenie takiego przedsięwzięcia jest udział w projekcie osób decyzyjnych. W czasie każdego wdrożenia zdarzają się bowiem momenty krytyczne, kiedy szybkość podejmowania decyzji jest kluczowa dla powodzenia projektu. Co prawda współczesne narzędzia oparte na Internecie i rozwiązania chmurowe ułatwiają proces wytwarzania koncepcji biznesowej pod kątem technicznym (np. praca nad jednym dokumentem przez wiele osób równocześnie), jednak jak zawsze kluczowe jest podjęcie ostatecznej decyzji przez osoby do tego uprawnione.

– Dobre wdrożenie powinno być realizowane według praktyk zaciągniętych z określonej metodyki zarządzania projektami, jak np.: PRINCE, PMI, SPRINT. Uważam, że nie ma uniwersalnej metodyki, która pasowałaby do każdego projektu, a na jej wybór mają wpływ takie czynniki, jak: czas, budżet, zespół, ale również doświadczenie, zakres wdrażanego rozwiązania. Realizując projekt dla instytucji publicznej w rozliczeniu Fix Price, możemy stosować metodykę PRINCE z uwagi na potrzebę zaplanowania od samego początku czasu, zakresu i budżetu. Innym razem, realizując projekt z budżetem Time&Material, możemy pozwolić sobie na wytwarzanie oprogramowania etapami, wykorzystując metodyki SPRINT. O wyborze modelu prowadzenia projektu decydują również takie czynniki, jak: przewidywany czas realizacji oraz to, czy klient zakłada uruchomienie całości w ustalonym terminie, uwzględniając ryzyko otrzymania rozwiązania dostosowanego do jego stopnia znajomości systemu, czy woli skupić się na wdrażaniu poszczególnych etapów, jednocześnie ucząc się, jak działa system – mówi szef pionu HR firmy Quercus.

Wdrożenie projektu SAP w obszarze HR zawsze jest wyzwaniem. Presja czasu, oczekiwania klienta, stopień skomplikowania opracowywanego rozwiązania – każdy projekt jest nową realizacją, w której należy uwzględnić indywidualne czynniki. Bez dobrej koncepcji biznesowej, precyzyjnego planu i sprawnej komunikacji realizacja wdrożenia w zakładanym terminie może napotkać ogromne trudności. Oczywiście projekt ma szanse powodzenia tylko wówczas, jeśli realizuje go doświadczony i kompetentny zespół, kierowany przez lidera, który ma świadomość, że zarządzanie zespołem rozproszonym wymaga innego podejścia i zadaniowego rozliczania prac.