Wdrożenie hybrydowej formuły pracy, czyli połączenia pracy stacjonarnej i pracy zdalnej, jest dla pracodawcy wyzwaniem. Musi on zapewnić odpowiednie warunki i narzędzia pracy, również w domach osób pracujących zdalnie, w tym m.in. ponieść część kosztów związanych ze zużyciem prądu czy abonamentem internetowym, zapewnić odpowiednie wyposażenie miejsca pracy. Z drugiej strony może zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni biurowej, a nawet docelowo ją zmniejszyć.

Praca hybrydowa – warianty

Hybrydowa formuła pracy jest efektywna. Jednak warunkiem efektywności jest wybór takiego modelu pracy hybrydowej, który zagwarantuje pracownikom większą elastyczność i lepsze zarządzanie czasem, bez wpływu na ich stopień zaangażowania i produktywność. Formuła pracy hybrydowej może być realizowana w różnych wariantach, np.:

1.     stały: w tym wariancie z góry określone są dni w tygodniu, które pracownik powinien przepracować stacjonarnie, a które zdalnie;

2.     elastyczny: nie ma ścisłego przypisania dni pracy zdalnej i stacjonarnej, określony jest tylko minimalny zakres dni pracy stacjonarnej w tygodniu; z wariantem elastycznym wiąże się także wariant zadaniowy: miejsce pracy skorelowane jest z rodzajem zadania (projekty wymagające żywej dyskusji i interakcji realizowane są stacjonarnie, a te, podczas których niezbędne jest większe skupienie i spokój – zdalnie);

3.     zmianowy: gdy jedna grupa pracowników pracuje zdalnie, druga jest w biurze.

– Polskie firmy coraz chętniej wprowadzają hybrydowy model pracy, który jest w mojej opinii najefektywniejszy. Aby w pełni skorzystać z potencjału pracy hybrydowej, trzeba: wybrać taki model, który najlepiej pasuje do organizacji, dostosować narzędzia pracy do tej formuły i oczywiście dopasować modele zarządzania personelem do tej sytuacji – mówi Maciej Kabaciński, Szef Pionu HR w Quercus, firmie specjalizującej się w tworzeniu narzędzi dla działów HR. – Praca hybrydowa daje jednocześnie poczucie wspólnoty i autonomii, sprzyja zachowaniu balansu między pracą i czasem wolnym, a odpowiednio wspierana przez kierownictwo, przynosi firmie i pracownikom korzyści, jak choćby oszczędność czasu potrzebnego na dojazdy do pracy. Hybrydowa formuła pracy to dobre rozwiązanie dla osób, które w biurze pracują w open space, a muszą odbywać wiele spotkań online. Pracując w takim trybie, mogą spotkania zaplanować tak, aby prowadzić je z domu, bez stresu i hałasu związanego z codzienną pracą biura.

Praca hybrydowa – wyzwania dla liderów

Możliwość wprowadzenia pracy hybrydowej jest wynikiem rozwoju technologii, które wiele procesów pozwalają przenieść do przestrzeni wirtualnej. Coraz więcej rozwiązań, jak choćby firmowe bazy danych czy portale pracownicze, dostępnych jest w chmurze, dzięki czemu niezależnie od tego, z jakiego miejsca pracownik świadczy pracę, ma zawsze dostęp do aktualnych danych i informacji. Również rozwiązania służące sprawnej komunikacji rozwijają się w kierunku uwzględniającym potrzeby organizacji rozproszonych.

– Nie byłoby hybrydowej formuły pracy bez nowoczesnych narzędzi dostępnych w chmurze. Ich pojawienie się znacznie ułatwiło funkcjonowanie rozproszonych zespołów pod względem operacyjnym. Trzeba jednak pamiętać, że praca hybrydowa wymaga również zmian w sposobie zarządzania zespołem i z tego powodu jej wdrożenie stanowi wyzwanie dla liderów – zaznacza Maciej Kabaciński.

Szef Pionu HR w firmie Quercus podkreśla, że z punktu widzenia menedżera zespołu pracującego w formule hybrydowej, ważne są następujące elementy:

·       zachowanie równowagi między pracą a życiem prywatnym – w przypadku pracy zdalnej ta granica może się zatrzeć, rolą menedżera jest precyzyjne określenie ram dostępności podczas pracy na odległość i wypracowanie workflow dostosowanego do obranego modelu pracy hybrydowej;

·       opracowanie przejrzystych zasad pracy hybrydowej i dostosowanie do nich narzędzi do komunikacji – dotyczy to harmonogramów pracy dostępnych online (m.in. uwzględniających przydzielone do realizacji zadania, terminy ich realizacji, zakres odpowiedzialności), szkoleń z zakresu wykorzystania nowych narzędzi, dostępu do zasobów, zasad rozliczania pracy itp.;

·       wdrożenie odpowiednich narzędzi kontroli – dostosowanych do modelu pracy hybrydowej, bazujących na rzeczywistych danych, pozwalających na szybkie i wielopoziomowe analizy;

·       dbanie o odpowiednią kulturę organizacyjną – w tym również o jakość i liczbę spotkań (online i offline), stworzenie odpowiednich standardów dotyczących interakcji z klientami i przekazywania informacji zwrotnej, tworzenie ścieżek rozwoju, budowanie firmowej biblioteki szkoleń online;

·       działania wspierające integrację zespołów – realizowane zarówno online, jak i podczas spotkań bezpośrednich w biurze; wdrażanie rozwiązań zapobiegających nadmiernej izolacji pracowników pracujących zdalnie.

– Menedżer zarządzający rozproszonym zespołem musi mieć świadomość, że jego rola się zmienia, bo w większej mierze powinien być wizjonerem niż kontrolerem. Największym wyzwaniem dla lidera jest bowiem utrzymanie dobrych i silnych relacji w zespole, a tego rozproszenie nie ułatwia. Warto zatem korzystać nie tylko z tych narzędzi, które umożliwiają planowanie i weryfikację codziennej pracy i portali, które pozwalają załatwić sprawy pracownicze online (np. DOKIOKI), ale również z takich, które pozwalają na prowadzenie zaawansowanej analityki, a więc również na badanie stopnia zaangażowania pracowników, ich zadowolenia i oczekiwań. Hybrydowy model pracy wymaga bowiem od menedżera uważności skierowanej na cały zespół i na każdego z osobna. Wzmożonej uważności, bo na odległość łatwiej jest przeoczyć niektóre sygnały, np. dotyczące wypalenia zawodowego – podsumowuje Maciej Kabaciński.

W przypadku pracy w formule zdalnej ważne są zarówno nowa organizacja pracy, narzędzia dopasowane do modelu współpracy, jak i sprawna komunikacja. Chcąc wykorzystać zalety pracy hybrydowej, menedżerowie powinni uwzględnić wszystkie te elementy, pamiętając, że w przypadku pracy w formule hybrydowej ważne jest też zaufanie. Jasno określone zasady i sprawna komunikacja pomagają je budować.