Transformacja do S/4HANA nie jest wyłącznie zmianą technologiczną. Firmy mogą (i powinny) potraktować ten proces jako zmianę, która poprawia potencjał przedsiębiorstwa: niweluje luki technologiczne (narzędzie na miarę wymagań współczesności), poprawia efektywność operacyjną (narzędzie dopasowane do rynkowych standardów, zagwarantowane wsparcie, upgrade’y, możliwość większej automatyzacji procesów), a także wizerunek (podążanie za trendami rynkowymi, wdrażanie narzędzi ułatwiających pracę oraz podejmowanie decyzji).

Transformacja do S/4HANA może przebiegać według różnych scenariuszy. Ważne, aby były one dopasowane do potrzeb i możliwości danej firmy, a także aby sam proces został odpowiednio zabezpieczony.

– Co prawda wsparcie systemu SAP ECC kończy się 31 grudnia 2027 roku i do tego czasu firmy korzystające z tego rozwiązania powinny przejść na SAP S/4HANA, jednak wbrew pozorom nie mają na to wcale tak dużo czasu. Warto pamiętać, że sama migracja systemu HR, w zależności od wybranego modelu, może trwać nawet rok. Dlatego lepiej nie zwlekać z podejmowaniem działań zmierzających do transformacji systemu. Tym bardziej że niejako przy okazji można wdrożyć rozwiązania usprawniające procesy biznesowe – wyjaśnia Maciej Kabaciński, Szef Pionu HR firmy Quercus, specjalizującej się we wdrożeniach SAP w obszarze HR.

Konieczność zmiany systemu dotyczy wszystkich organizacji korzystających obecnie z SAP ECC. W praktyce oznacza to, że im bliżej końca okresu gwarantowanego wsparcia, tym trudniej będzie znaleźć konsultantów, którzy sprawnie przeprowadzą firmę przez transformację. Szacuje się, że już teraz brakuje specjalistów do realizacji wszystkich konwersji, jakie pozostały do zrealizowania. A każda taka konwersja to proces angażujący zespół, wymagający starannego zaplanowania i konsekwentnej, uważnej realizacji.

Scenariusze migracji dla „twardego” HR

Z punktu widzenia działalności firmy oczywiście najistotniejsza jest sprawna migracja danych dotyczących tzw. twardego HR. Może ona przebiegać w trzech scenariuszach: On-premise, Private Cloud Edition oraz Public Cloud Edition.

Scenariusz 1 – On-premise

1.      SAP ECC: konwersja SAP ECC do S/4HANA with HCM on-premise edition

2.      SAP FIORI: SAP FIORI jest wbudowanym środowiskiem w S/4HANA

3.      SuccessFactors Core HR (Employee Central) – opcjonalnie

Scenariusz 2 – Private Cloud Edition (PCE)

1.      SAP ECC: konwersja do S/4HANA with HCM PCE

2.      SAP FIORI: SAP FIORI jest wbudowanym środowiskiem w S/4HANA

3.      SuccessFactors Core HR (Employee Central) – opcjonalnie

Scenariusz 3 – Public Cloud Edition

1.      SuccessFactors Core HR (Employee Central)

2.      SuccessFactors (Employee Central Payroll)

Niezależnie od wybranego scenariusza konwersji dla „twardego” HR istnieje możliwość dodania rozwiązań przeznaczonych do obsługi „miękkiego” HR, jak np.: zarządzanie talentami (SAP SuccessFactors Recruiting, SAP SuccessFactors Onboarding), Employee Experience Management (SAP SuccessFactors Work Zone, SAP Candidate Experience by Qualtrics), Workforce Analytics (SAP SuccessFactors Workforce Analytics), Sales Performance Management (SAP SuccessFactors Incentive Management)[1].

Scenariusze migracji pod kątem architektury

Bezpiecznym wyborem, w przypadku klientów z dużą liczbą rozwiązań tworzonych na zamówienie (np. własne funkcjonalności, wewnętrzne regulacje i brak możliwości wykorzystania standardu), będą scenariusze 1 i 2, czyli On-premise i Private Cloud Edition.

System SAP S/4HANA to nowoczesny, zaawansowany, a przede wszystkim intuicyjny system ERP do zarządzania zasobami firmy w czasie rzeczywistym. System S/4HANA to nowe podejście do UI użytkownika, budowane w oparciu o SAP FIORI, stwarzające nowe możliwości integracji i komunikacji. Opiera się na innej architekturze niż SAP ECC i dlatego w kontekście migracji danych do nowego systemu bardziej odpowiednim słowem jest konwersja. Bo jest to proces o wiele bardziej złożony niż klasyczna migracja.

Scenariusze konwersji do S/4HANA

Wyróżniamy kilka scenariuszy konwersji systemu SAP ECC do SAP S/4HANA: Greenfield, Brownfield, Bluefield.

Scenariusz Greenfield (reimplementacja) umożliwia organizacjom przeprojektowanie niepożądanych procesów zgodnie z innowacjami wprowadzonymi w S/4HANA, czyli ich zoptymalizowanie. Jest to wdrożenie nowego systemu od podstaw, polecane organizacjom, które chcą przejść na bardziej zaawansowany i dający więcej możliwości system zarządzania, a przy tym mogą wykorzystać SAP ECC jako podstawę nowego wdrożenia SAP S/4HANA.

– Podejście Greenfield może być procesem żmudnym i czasochłonnym, szczególnie w przypadku skutecznego zarządzania zmianami. Dlatego przed wkroczeniem na ścieżkę „od podstaw”, należy być w pełni przygotowanym na rygorystyczny i kompleksowy proces przebudowy. W zależności od ilości zmian w stosunku do bieżącej instalacji konwersja według tego scenariusza może trwać od 8 do 14 miesięcy – wyjaśnia ekspert Quercus.

     Czas trwania projektu: 8 – 14 miesięcy

     Zaangażowanie klienta: największe

     Koszty: największe

     Elastyczność: największa

Scenariusz Brownfield (upgrade) to migracja bazy danych i techniczna konwersja aplikacji. Podejście to powinny rozważyć organizacje, których procesy są dobrze poukładane, które chcą zachować pełną historię danych i zależy im na czasie trwania projektu oraz na kosztach. Scenariusz Brownfield umożliwia migrację z SAP ECC do S/4HANA poprzez konwersję istniejącego środowiska SAP, bez konieczności ponownego wdrażania lub zakłócania bieżących procesów biznesowych.

– W przypadku realizacji scenariusza Brownfield należy się liczyć z możliwością pojawienia się problemów technicznych w trakcie konwersji i po niej. Jednak dostępne są już odpowiednie narzędzia i wytyczne dotyczące przeprowadzenia konwersji, dzięki którym ryzyko to można zminimalizować, a ewentualne problemy szybko rozwiązać – zaznacza Maciej Kabaciński.

     Czas trwania projektu: 4 – 8 miesięcy

     Zaangażowanie klienta: najmniejsze

     Koszty: najmniejsze

     Elastyczność: najmniejsza

Scenariusz Bluefield to połączenie Greenfield i Brownfield. Pozwala na wykonanie upgrade’u technicznego obecnego systemu. W przypadku danych przeprowadza się oddzielną migrację umożliwiającą dokonanie ich dodatkowej konwersji lub wyrzucenie zbędnych danych.

     Czas trwania projektu: pomiędzy Greenfield a Brownfield

     Zaangażowanie klienta: pomiędzy Greenfield a Brownfield

     Koszty: pomiędzy Greenfield a Brownfield

     Elastyczność: duża

Funkcjonalności S/4HANA

Wdrożenie S/4HANA z pewnością jest wyzwaniem. Nie należy tego procesu traktować tylko jako przedsięwzięcia z zakresu IT, lecz jako znaczącą zmianę biznesową. Może ona przynieść organizacji konkretne korzyści, tak pod względem wydajności systemu zarządzania procesami, jak i ich optymalizacji, dzięki wycofaniu starszych funkcjonalności i zastąpieniu ich nowoczesnymi narzędziami, a także automatyzacji części procesów opartej na dobrych praktykach SAP.

W systemie S/4HANA zachowanych zostanie szereg funkcjonalności w zakresie obszaru HCM.

Dłużej wspierane nie będą m.in. bardzo stare funkcjonalności SAP ECC (zostały zastąpione nowszymi rozwiązaniami)[2]. Brak wsparcia dotyczy na przykład:

§  Kadry Administracyjne

      Centrum obsługi pracowników (PA-EIC)

      Struktura usług współdzielonych dla integracji HCM (PA-SSF)

      HCM P&F z formularzami Adobe

      Pulpit menedżera (PA-MA)

      Workforce Viewer (PA-PAO-WFV)

      Planowanie kosztów (PA-CM-CP)

§  Zarządzanie talentami

      Rekrutacja (PA-RC)

      Zarządzanie wynagrodzeniami (PA-CM)

      Systemy oceny (PA-PD-AP)

      Planowanie karier i następstw (PA-PD-SP)

      Plany rozwoju (PA-PD-DP)

      Zarządzanie szkoleniami (PE)

Warto pamiętać, że w przypadku wybrania scenariusza konwersji do S/4HANA with HCM PCE (Private Cloud Edition) nie będzie można korzystać z następujących funkcjonalności:

      Objective Settings & Appraisals (PA-PD-PM)

      Talent Management & Development (PA-TM)

      Enterprise Compensation Management (PA-EC)

      SAP E-Recruiting (PA-ER)

      SAP Learning Solution (PE-LSO)

Transformacja „klasycznego” systemu SAP HCM do S/4HANA to proces, na który warto spojrzeć szerzej – jest otwarciem się firmy na nowe możliwości, ponieważ tworzy okazję do przeprojektowania sposobu prowadzenia działalności zgodnie z wymaganiami i oczekiwaniami rynku. W wielu przypadkach będzie to równoznaczne z poprawą efektywności kosztowej i operacyjnej, ale również z poprawą wizerunku przedsiębiorstwa.

Niezależnie od wybranego scenariusza każda transformacja do S/4HANA jest procesem skomplikowanym, wymagającym nie tylko wiedzy informatycznej, ale też biznesowej. Nie chodzi bowiem tylko o efektywne, czyli szybkie narzędzie, ale o wykorzystanie jego potencjału do poprawy funkcjonowania firmy.