W czasie prosperity firmy koncentrowały się na zwiększaniu przychodów, nie zwracając uwagi na koszty niezwiązane bezpośrednio z ich działalnością.

Spowolnienie gospodarcze sprawiło, że przedsiębiorstwa skupiają się przede wszystkim na utrzymaniu obecnych klientów i obniżeniu kosztów stałych firmy. Racjonalizacja wydatków stała się dla wielu przedsiębiorstw  receptą na kryzys.

Według badań KPMG przeprowadzonych w bieżącym roku niemal 80 proc. przedsiębiorstw podjęło już inicjatywy związane z redukcją kosztów, a tylko 10 proc. nie zamierza realizować tego typu działań. - „Redukcja kosztów to proces skomplikowany. Nawet gdy jest realizowana w obrębie jednego działu musi być przeprowadzona w oparciu o analizę funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Zanim podejmiemy decyzje o cięciach finansowych trzeba pomyśleć perspektywicznie, gdyż wszelkie działania zmierzające do ograniczenia wydatków firmy mogą istotnie wpłynie na jej przyszłość. Przedsiębiorcy powinny szczególnie zastanowić się jak w tych trudnych czasach minimalizować koszty bez zmniejszania potencjału firmy" - mówi Thierry Iovane, Dyrektor na Europę i Amerykę Łacińską CIMA (Chartered Institute of Management Accountants). Powszechnie spotykane metody to zwolnienia pracowników, ograniczenie produkcji i inwestycji, zmniejszenie wydatków na reklamę i marketing lub zaprzestanie szkoleń pracowników.  - „Managerowie zamiast skoncentrować się na działaniach, które poprawią wyniki finansowe firmy zmuszeni są do szukania coraz to nowych form oszczędności. Warto zastanowić się nad wydzieleniem pewnych obszarów działalności firmy i powierzyć ich obsługę firmom zewnętrznym. Korzystanie z usług firm zewnętrznych  pozwala na przykład  zmniejszyć  koszty księgowości nawet do 40 proc." - dodaje Iovane.

Outsourcing to system usług zewnętrznych zlecanych przez przedsiębiorstwa, które szukają nowoczesnych rozwiązań aby obniżyć koszty ich działalności, zwiększyć własną konkurencyjność, poprawić jakość usług jak również zoptymalizować inwestycje. - „Decydując się na wydzielenie pewnych usług firmy, przedsiębiorca powinien zastanowić się czy obszar lub funkcja którą chce wydzielić stanowi podstawę działalności firmy czy jest tylko poboczną aktywnością firmy. Jeżeli wybrany obszar działalności nie jest podstawą funkcjonowania przedsiębiorstwa zdecydować się na jego outsourcing" - mówi Iovane.

Outsourcing finansów i księgowości

Popularną formą outsourcingu jest outsourcing finansów i księgowości. Korzystają z niego różnego rodzaju firmy zarówno te mniejsze, których nie stać na własną księgową jak również duże korporacje, które nie chcą utrzymywać własnego działu księgowego. Prowadzenie wewnętrznej komórki księgowości to duży koszt dla przedsiębiorstwa - utrzymywanie kosztownych etatów, zakup i aktualizacja narzędzi w postaci sprzętu komputerowego i oprogramowania informatycznego przeznaczonego dla księgowości jak również koszty większej powierzchni biurowej. Poza redukcją kosztów stałych przedsiębiorstwa, zaletą prowadzenia księgowości przez firmy zewnętrzne jest przeniesienie na nie odpowiedzialności za terminowość i zgodność z obowiązującym prawem. - „Rozumiem obawy przedsiębiorców przed utratą dostępu oraz braku kontroli nad księgowością firmy. Z drugiej strony obecne czasy zmuszają firmy do podjęcia trudnych decyzji. Profesjonalne firmy zewnętrzne posiadają wiedzę i doświadczenie oraz dostęp do nowoczesnych rozwiązań dlatego przedsiębiorca może powierzyć im sprawy księgowe firmy, dzięki temu będzie mógł się w pełni skoncentrować na zasadniczej funkcji swojego przedsiębiorstwa" -  dodaje Iovane.

Inne formy outsourcingu

Oprócz finansów i księgowości istnieją inne dziedziny outsourcingu. Wykorzystanie zasobów zewnętrznych z powodzeniem wykorzystuje się m.in. w informatyce, zarządzaniu zasobami ludzkimi, zarządzaniu jakością lub dokumentami, szkoleniach czy transporcie. Zachodnie firmy bardzo często decydują się na outsourcing części swojej produkcji do krajów z tańszą siłą roboczą. - „W dobie spowolnienia gospodarczego przedsiębiorcy powinni wykorzystywać różne formy, które pozwolą im zmniejszyć koszty. Jednakże każda kolejna oszczędność wpływa na funkcjonowanie firmy dlatego tak ważne jest myślenie perspektywiczne i szerokie spojrzenie na całość przedsiębiorstwa" - podsumowuje Iovane.    

Chartered Institute of Management Accountants (CIMA) to instytut zajmujący się kształceniem profesjonalistów z dziedziny zarządzania finansami. Oferuje międzynarodowy program kwalifikacji zawodowych w dziedzinie tzw. rachunkowości zarządczej (ang. management accountancy). CIMA gromadzi obecnie 171,000 członków oraz studentów w 165 krajach świata. Program szkoleniowy poświęcony jest wyłącznie kształceniu specjalistów na potrzeby pracy w środowisku biznesowym. Głównym obszarem zainteresowania CIMA jako kwalifikacji jest zarządzanie przedsiębiorstwem i rola strategicznej informacji zarządczej w tym procesie.