Podstawą skutecznego controllingu są dane. Ich jakość i spójność przesądza o tym, czy informacje zarządcze będą wiarygodne i użyteczne. W praktyce dane te pochodzą
z różnych systemów funkcjonujących w firmie: od sprzedażowych, przez finansowo-księgowe, aż po kadrowe, magazynowe czy produkcyjne. Jeśli dane są niespójne lub niepełne, podejmowane na ich podstawie decyzje mogą przynieść więcej szkody niż pożytku. Dlatego wdrożenie controllingu zawsze powinno zaczynać się od analizy źródeł danych i oceny ich jakości. Dopiero na tym fundamencie można budować struktury analityczne i raportowe, które będą wspierały realne decyzje biznesowe – wyjaśnia Paweł Musiał, członek zarządu Controlling Systems.

            Obok twardych danych, niezbędnym elementem skutecznego controllingu
są odpowiednie kompetencje osób zaangażowanych w ten proces. Właściwie każdy menedżer, który planuje działania, zarządza zespołem, monitoruje wyniki i analizuje wskaźniki, pełni funkcję kontrolera w swoim obszarze. Aby robić to skutecznie, musi posiadać nie tylko wiedzę finansową i analityczną, ale również umiejętności komunikacyjne i biznesowe – twierdzi Paweł Musiał i dodaje: W większych organizacjach pojawia się potrzeba koordynowania tych działań na poziomie całej firmy – tę rolę pełni najczęściej kontroler finansowy, który musi łączyć perspektywy różnych działów i dostarczać zarządowi przekrojowej informacji, umożliwiającej podejmowanie strategicznych decyzji.

Excel nie wystarczy – czas na specjalistyczne rozwiązania

            Wielu menedżerów, nawet tych świadomych znaczenia controllingu, korzysta głównie z Excela. Jest to narzędzie powszechne, elastyczne i wygodne w codziennej pracy. Jednak Excel nie jest systemem bazodanowym i nie spełnia wielu wymogów nowoczesnego controllingu – zwłaszcza w kontekście bezpieczeństwa danych, możliwości integracji
czy automatyzacji. Dlatego coraz częściej firmy sięgają po specjalistyczne systemy klasy Business Intelligence, które pozwalają na dynamiczne raportowanie, prognozowanie
oraz wspierają proces budżetowania i planowania. Excel pozostaje ważnym narzędziem uzupełniającym, jednak nie powinien być fundamentem całego systemu controllingu.

Dynamiczne rynki wymagają dynamicznego planowania

            Zmieniające się otoczenie rynkowe, szczególnie po pandemii, wymusza na firmach coraz częstsze aktualizowanie planów i budżetów. Kiedyś wystarczały roczne budżety
z kwartalną rewizją – wspomina ekspert - Dziś wiele firm zmuszonych jest do comiesięcznego, a nawet cotygodniowego prognozowania wyników. Dotyczy to w szczególności przedsiębiorstw działających w branżach wrażliwych na zmiany otoczenia lub posiadających złożoną strukturę kosztów. Częstotliwość rewizji to jeden z kluczowych elementów budowy elastycznego i nowoczesnego systemu zarządzania, który pozwala nie tylko lepiej reagować na zmiany, ale też przewidywać ryzyka i szanse.

Controlling w praktyce – narzędzie do realnych oszczędności, na którym nie warto oszczędzać

            Przykłady z praktyki pokazują, że controlling potrafi realnie chronić firmę przed stratami. Analiza rentowności klientów, kanałów sprzedaży czy projektów pozwala wyłapać tzw. „zjadaczy zysku” – obszary, które generują koszty przewyższające przychody. Mając dostęp do takich informacji, firma może renegocjować umowy, ograniczać straty, a nawet zrezygnować z nieopłacalnych klientów. Z drugiej strony, może też skoncentrować swoje działania na pozyskiwaniu najbardziej rentownych kontraktów i kanałów dystrybucji. Controlling umożliwia też lepsze planowanie zasobów, jak pokazuje przykład sieci sklepów, które – korzystając z danych o ruchu klientów – optymalizowały grafik pracy personelu
w poszczególnych lokalizacjach – przekonuje Musiał. Jeszcze bardziej spektakularnym przykładem efektywnego zastosowania controllingu była sytuacja w pewnej firmie farmaceutycznej. Pomimo świetnych wyników po pierwszym kwartale, zaawansowany system prognozowania wykazał, że zmiany regulacyjne w dalszej części roku mogą pozbawić firmę możliwości sprzedaży części produktów. Dzięki tej informacji, mimo że wdrożone działania kosztowały i obniżyły krótkoterminowe wyniki, udało się przygotować organizację na nadchodzące zmiany. W efekcie cały rok zamknięto z wyższym zyskiem niż pierwotnie zakładano – mimo spadku przychodów.

            Koszty wdrożenia controllingu zależą od wielu czynników – przede wszystkim
od liczby źródeł danych i złożoności struktury organizacyjnej. Minimalny budżet,
który pozwala na sensowne rozpoczęcie projektu, to kilkadziesiąt tysięcy złotych. Najczęściej jednak koszt wdrożenia profesjonalnego systemu controllingu mieści się w przedziale od 200 do 300 tysięcy złotych – stwierdza członek zarządu Controlling Systems. Mniejsze firmy mogą korzystać z usług w modelu abonamentowym lub skorzystać z opcji „CFO na godziny”, co pozwala im czerpać korzyści z controllingu bez konieczności zatrudniania specjalisty
na etat. Niezależnie od formy współpracy, controlling staje się dziś jednym z kluczowych elementów zarządzania, pozwalając firmom podejmować lepsze decyzje, szybciej reagować na zmiany i skuteczniej realizować swoje cele.