Przedsiębiorstwa niezależnie od profilu działalności muszą pozyskiwać towary i usługi niezbędne do ich sprawnego funkcjonowania na rynku. Współcześnie w dobie dynamicznie postępującej globalizacji zarządzanie zasobami zewnętrznymi okazuje się równie ważne jak wewnętrznymi. Dlatego np. zakupy według Welle to „zarządzanie zewnętrznymi zasobami firmy w taki sposób, aby zaopatrzenie w produkty, umiejętności i zasoby wiedzy – niezbędne do funkcjonowania organizacji oraz do zarządzania jej czynnościami podstawowymi i wspierającymi było zapewnione na najlepszych warunkach”. Zatem z punktu widzenia przyszłej rentowności i konkurencyjności firmy funkcja zakupów zyskuje na znaczeniu. Podejście skoncentrowane na nabyciu określonej ilości produktów ad hoc w ustalonym czasie po możliwie najniższej cenie bez odpowiedniego planowania oraz organizacji procesu zakupowego  ustępuje widzeniu funkcji jako strategicznej dla firmy. Świadoma optymalizacja kosztów i koncentracja na obszarach mających największy wpływ na budowę wartości przedsiębiorstwa przynosi bowiem znacznie więcej korzyści biznesowych niż jednorazowe inicjatywy.

Od podejścia operacyjnego do strategicznego

Jeszcze do niedawna zakupy rozumiane jako funkcja biznesowa przedsiębiorstw odgrywały co najwyżej drugorzędną rolę w ich strukturze. W tej roli zostały zauważone dopiero ok. połowy XIX wieku. Pierwsze wzmianki na ten temat można znaleźć w książce „On  the  Economy  of  Machinery  and  Manufacturers” autorstwa Charlesa Babbage, słynnego angielskiego matematyka, astronoma i mechanika. – W czasach rozwoju naukowej teorii zarządzania popularne stało się stwierdzenie Henriego Fayola, że „umieć dobrze kupić jest tak samo ważną sprawą jak dobrze produkować lub dobrze sprzedać”. Od tego momentu zaczęła się długa droga ewolucji funkcji zakupowej w kierunku strategicznym – tłumaczy Mirosław Antonowicz, kierownik studiów „Zarządzanie zakupami” w Akademii Leona Koźmińskiego. Potencjał, jaki w niej drzemie, dostrzeżono szczególnie wyraźnie wraz z postępem globalizacji gospodarki. Początkowo dominująca była tendencja do zaopatrywania się z wielu źródeł oraz silna orientacja na cenę. Kupcy nie nawiązywali zatem bliższych relacji z dostawcami – trzymali ich na dystans z uwagi na postawę konfrontacyjną. Zakupy w przedsiębiorstwach pełniły zatem funkcję czysto operacyjną. – Następnie w związku z dynamicznymi zmianami w otoczeniu biznesowym ewoluowały od orientacji taktycznej, stanowiąc źródło doraźnych oszczędności wynikających z korzyści skali, aż po strategiczną, w której na proces zarządzania zasobami zewnętrznymi patrzy się z perspektywy kosztu całkowitego – dodaje ekspert. Obecnie stosuje się m.in. analizę TCO (total cost of ownership) będącą jednym z najpopularniejszych narzędzi wspomagających podejmowanie decyzji zakupowych. Jest to suma kosztów związanych z całym życiem produktu, od koncepcji zakupu do całkowitego zużycia. Kupiec stał się menedżerem określonej kategorii asortymentowej, który koordynuje cały proces zakupowy od momentu powstania zapotrzebowania na dany produkt czy usługę, aż po postawienie do dyspozycji klienta, kontrolę procesu i ocenę zakupów. XXI wiek to dynamiczny wzrost znaczenia funkcji zakupowych w firmach, zorientowanych na partnerskie relacje z dostawcami celem podnoszenia wartości firmy i osiągania przewagi konkurencyjnej. To czas wdrażania nowych koncepcji, np. wczesnego angażowania dostawców w proces tworzenia wartości, ukierunkowanie na  zarządzanie łańcuchem dostaw, gdzie dominuje ścisła współpraca z dostawcami w celu uzyskania stałej poprawy w zakresie kosztów, jakości, logistyki, innowacyjności oraz zorientowanie na  zarządzanie wartością, czyli uznanie, że kluczowi dostawcy przyczyniają się do uzyskania przewagi konkurencyjnej.

Zakupy XXI wieku

Z obserwacji rynku wynika, że rola i ranga zakupów w dużej mierze zależy od czynników zewnętrznych, takich jak wielkość przedsiębiorstwa, rynek sprzedaży czy rodzaj prowadzonej działalności. Wybór konkretnej optyki (operacyjnej, taktycznej, strategicznej) wpływa z kolei na stosowane praktyki biznesowe. Firmy, które patrzą na funkcję zarządzania zasobami zewnętrznymi strategicznie, wykorzystują do tego typu działań znacznie bardziej efektywne i zaawansowane narzędzia. – Kluczową rolę zakupów dla osiągnięcia sukcesu rynkowego zauważają przede wszystkim przedsiębiorstwa produkcyjne. Dużo swoich środków muszą bowiem wydatkować na zaopatrzenie się w towary niezbędne do produkcji własnych wyrobów dla klientów – tłumaczy Mirosław Antonowicz. Zarządzanie procesami pozyskiwania produktów i usług w sposób uporządkowany powinno również zyskiwać na znaczeniu w zakładach nieprodukcyjnych w obszarach dla nich kluczowych. – Kwestie związane z zaopatrzeniem niestrategicznym warto natomiast oddelegować na zewnątrz, wykorzystując tzw. outsourcing zaawansowany. Pozwali to zredukować kompleksowość oraz koszty transakcyjne. Rozwiązanie może się sprawdzać również w mniejszych firmach, które nie dysponują odpowiednio wykwalifikowaną w tym zakresie kadrą – dopowiada. 

Liczy się efekt

Głównym motorem napędzającym wprowadzanie zmian w organizacji zakupowej jest presja na poprawę struktury kosztów przedsiębiorstwa. Dzięki temu strategia zarządzania zasobami zewnętrznymi może być dostosowana do realnych potrzeb całego przedsiębiorstwa. Ułatwia to znacząco kontrolę nad wydatkami oraz wzmacnia pozycję przetargową organizacji. Współcześnie trudno sobie wyobrazić te skomplikowane procesy bez wsparcia nowoczesnych procedur i systemów informatycznych, które optymalizują wszystkie działania. – Z uwagi na to, że łańcuch dostaw oparty jest na informacji, niezwykle pomocne w pracy kupców okazują się zaawansowane narzędzia IT – mówi Mirosław Antonowicz. – Nie bez znaczenia jest również systemowe mierzenie efektów działalności zakupowej, tylko wówczas można zarządzać całym procesem i doskonalić jego przebieg. Na znaczeniu zyskują ponadto nowoczesne platformy zakupowe oraz grupy zakupowe, które pozwalają na znaczne oszczędności oraz wpływają na zwiększenie siły oddziaływania – dodaje. Tam gdzie funkcja zakupowa pełni rolę strategiczną standardem jest segmentacja dostawców czy tworzenie kategorii asortymentowych dla produktów podobnych do siebie pod względem funkcjonalno-technicznym. Dzięki temu wybrani kupcy specjalizują się w zakupie określonych kategorii dla całej organizacji. – Obecnie duży nacisk kładzie się na partnerstwo w zakupach i zarządzanie relacjami z dostawcami – podkreśla ekspert z Akademii Leona Koźmińskiego.

Kupiec doskonały

Współczesny kupiec powinien być wszechstronnie wykształcony, stawiane są przed nim bowiem coraz większe wymagania. – Zawód ten rozwija się w kierunku wysokiej interdyscyplinarności – zauważa Mirosław Antonowicz. Podstawowe kompetencje, które powinien posiadać to przede wszystkim umiejętność analizy rynku dostawców, stosowania analiz ekonomicznych (np. TCO, ABC, Analizy Wartości, Make or Buy), myślenia strategicznego, pracy w zespole czy negocjacji, do której niejednokrotnie niezbędne okazuje się jeszcze sprawne posługiwanie się językami obcymi. Nie obejdzie się również bez umiejętności w zakresie przekonywania, sprawności w zarządzaniu zmianą czy zdolności do szybkiej adaptacji do dynamiki zmian na rynku. Dodatkowo współcześnie niejednokrotnie podkreśla się konieczność dobrej znajomości zagadnień technicznych. Przydatna jest też wiedza na temat psychologii sprzedaży, marketingu czy technik handlowych Umiejętność dostosowania się do innych kultur, w których przychodzi nam działać to też kluczowa kompetencja. – Warto zatem zainwestować we własny rozwój. Bardzo pomocne w tym względzie okazują się specjalistyczne kierunki kształcenia, stawiające duży nacisk na warsztaty z praktykami – podpowiada Mirosław Antonowicz, kierowników studiów „Zarządzanie zakupami” w Akademii Leona Koźmińskiego. Dlatego studia tego typu należy współtworzyć we współpracy z praktykami. Partnerami studiów „ Zarządzanie zakupami” w Akademii Leona Koźmińskiego  są firma doradcza: „OptiBuy” – wyspecjalizowana w operacyjnej oraz strategicznej optymalizacji zakupów oraz Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki.

W konkurencyjnym świecie XXI wieku wszyscy zdają sobie sprawę z roli i znaczenia funkcji zakupów w firmie. Dlatego rośnie zapotrzebowanie na profesjonalnych kupców, których rola w powodzeniu biznesu w turbulentnym otoczeniu zostaje dostrzeżona. Partnerstwo strategiczne stało się zatem współcześnie najbardziej efektywną drogą rozwoju przedsiębiorstw. Przed tym wyzwaniem stoi jeszcze wiele polskich organizacji, a w gospodarce rynkowej jest to warunkiem osiągniecia pozytywnych rezultatów. Optymalizacja zakupów zwyczajnie się opłaca.