2022-07-25
Bez obsługi kadrowo-płacowej nie funkcjonuje żadna firma. Wbrew pozorom, nie jest to praca schematyczna i powtarzalna. Liczba i tempo wprowadzanych zmian prawnych w tym obszarze oraz konieczność ich wnikliwej analizy sprawiają, że coraz więcej firm woli zlecić wszystkie te zadania wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym.
Payroll to nic innego jak procesy kadrowo-płacowe w przedsiębiorstwie, które same w sobie są już dość skomplikowane. Na dodatek, w ostatnim czasie ulegają one częstym zmianom legislacyjnym, co powoduje, że działy kadrowo-płacowe muszą stale reagować i dostosowywać swoje działania do nowych wymogów. Wciąż zmieniające się przepisy to także wyzwanie dla wielu właścicieli firm.
Konieczność wnikliwego zapoznania się ze zmianami dotyczącymi prawa pracy i podatków wymaga poświęcenia dużej ilości czasu. Niezbędne staje się zabezpieczenie odpowiednich środków finansowych na szkolenia zespołu i aktualizację systemów rozliczeniowych. W tej sytuacji coraz częściej firmy rozważają przekazanie obsługi kadrowo-płacowej zewnętrznym ekspertom.
Czym jest payroll?
Coraz więcej firm decyduje się na payroll - czyli profesjonalny, kompleksowy outsourcing procesów kadrowo-płacowych. W ten sposób firmy nie tylko pozbywają się problemu związanego z nadążaniem za zmianami w przepisach, ale zyskują ciągłość obsługi oraz oszczędności finansowe.
Przekazanie obsługi kadr i płac zewnętrznym specjalistom to roczna oszczędność od 10 do 20% względem wartości utrzymania własnego działu kadr i płac - potwierdza Tomasz Pawluczuk, Key Account Manager ds. payroll w LeasingTeam Group. - Do tego dochodzi redukcja kosztów stałych. Przykładowo: klient, mając 100 pracowników do rozliczenia, płaci firmie zewnętrznej za obsługę tej setki. Jeżeli zredukuje zatrudnienie do 80 osób, to otrzyma zmniejszoną FV o 20%. W sytuacji wewnętrznego działu kadr i płac nie ma takiej możliwości. Ponadto, payrolling eliminuje potrzebę ciągłego szkolenia pracowników działów kadrowo-płacowych i wynikających z tego kosztów. Do tego dochodzą oszczędności na zakupie oprogramowania dla działu kadr i jego aktualizacji. Wszystkimi tymi kwestiami w payrollingu zajmuje się podmiot zewnętrzny - wylicza Tomasz Pawluczuk.
Dzięki payrolowi firma może liczyć na comiesięczne rozliczenia pracowników, kontrolę umów, obsługę zaświadczeń oraz całej dokumentacji pracowniczej, a także na obliczanie zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego i ZUS-u czy reprezentowanie przed organami państwowymi. To wielka oszczędność czasu, który przedsiębiorca może przeznaczyć na swoją kluczową działalność i realizację celów strategicznych. Payroll zarazem chroni przed konsekwencjami nieumyślnych błędów popełnianych przez pracowników własnego działu kadr i płac.

Jak wybrać najlepszego dostawcę payrollu?
Doświadczenie - to klucz - mówi Agnieszka Haponik, Dyrektor ds. Rozwoju Biznesu w LeasingTeam Group. Warto przyjrzeć się systemowi z jakiego korzysta usługodawca. W naszym przypadku jest to Teta - zaawansowane i bezpieczne rozwiązanie, na którego zakup wiele firm prowadzących własny dział kadr i płac nie mogłoby sobie pozwolić. To kolejna zaleta payrollingu - w ramach usługi firma otrzymuje obsługę bazująca na najnowocześniejszych systemach, na które nie musi wydawać ani grosza. Warto zwrócić uwagę na rekomendacje innych klientów - to zawsze potwierdzenie wysokiej jakości usług.
Wybierając dostawcę payrollu, można też sprawdzić, czy firma posiada i udostępnia klientom platformę do kompleksowej obsługi i automatyzacji procesów HR. Nowoczesne firmy bazują na takich narzędziach, gdyż wpływa to na optymalizację czasu pracy i wzrost poziomu zadowolenia klienta oraz jego pracowników. - Wszyscy nasi klienci w ramach współpracy payrollowej otrzymują dostęp do naszej autorskiej platformy TalentPoint - dodaje Agnieszka Haponik. Usprawnia ona przepływ pracy, automatycznie łącząc działy HR, pracowników, rozliczenia i umowy. Klient zyskuje elektroniczną ewidencję czasu pracy, raporty analityczne, możliwość generowania i podpisywania umów online. Z kolei pracownicy mają stały dostęp do swoich danych, zgłaszają urlopy za pomocą platformy, czy pobierają dokumenty związane z zatrudnieniem itd. Innymi słowy, eliminujemy wszelką papierologię związaną z kadrami i płacami i przechodzimy do rozwiązań w pełni cyfrowych, niezwykle wydajnych i proekologicznych - konkluduje Agnieszka Haponik z LeasingTeam Group.

Nadesłał: Naruszew