W logistyce każda, pozornie najdrobniejsza czynność, przekłada się na czas i koszty. Każda bowiem, powtarzana setki bądź tysiące razy, oznacza godziny pracy, kilometry przebytych tras oraz tysiące metrów powierzchni magazynowej.

Dlatego właśnie w logistyce tak powszechnie stosuje się informatyzację i automatyzację. Firmy zarządzające milionami produktów (własnych, bądź swoich klientów), dążą do tego, by mieć dostęp do informacji w czasie rzeczywistym i by w sposób płynny, bez przestojów realizować kolejne zlecenia.  

Sprawny magazyn dzięki WMS

Trudno wyobrazić sobie współczesną logistykę bez narzędzi informatycznych. Długopis, kartka i „wiedza tajemna” magazynierów, którzy na pamięć znali lokalizacje poszczególnych produktów dziś już się nie sprawdzi. Obecnie liczy się Bussines Intelligence, a jej podstawę w magazynach stanowi oprogramowanie typu WMS - Warehouse Management System.

Dzięki zintegrowanym ze sobą informacjom pracownicy magazynu z wyprzedzeniem wiedzą, kiedy mogą się spodziewać dostawy towaru od konkretnego dostawcy. A dzięki odpowiednim kodom, poszczególne produkty są w łatwy sposób identyfikowane. Na etapie przyjęcia towaru od razu wiadomo skąd pochodzi dany produkt oraz dla kogo jest przeznaczony (szczególne znaczenie ma to w magazynach usługowych, działających na rzecz wielu klientów).

System pozwala także na wskazanie najbardziej odpowiedniego miejsca składowania poszczególnych produktów, z uwzględnieniem zarówno bieżących stanów magazynowych (np. najpierw uzupełniamy braki), jak i z prognozą szybkości rotowania towarów (zgodnie z klasyfikacją ABC, gdzie A to towary rotujące najszybciej, a C – najwolniej).

Następnie, gdy produkt zostanie sprzedany, zamówienia są kompletowane i konsolidowane np. z uwzględnieniem wybranego rodzaju transportu czy też regionu dostarczenia, co ma duże znaczenie chociażby podczas realizacji usług dla sklepów internetowych.

Dzięki skomplikowanym algorytmom, nowoczesne programy umożliwiają prognozowanie sprzedaży i co za tym idzie, rotacji towarów, również z uwzględnieniem zmian sezonowych (np. związanych ze świętami lub z początkiem roku szkolnego). Wysokiej klasy narzędzia informatyczne powinny zmniejszać do minimum liczbę przesunięć wewnątrzmagazynowych.

Oprogramowanie WMS umożliwia przetwarzanie ogromnej ilości danych w taki sposób, aby wykorzystanie zasobów (zarówno ludzkich, jak i technicznych) było jak najbardziej efektywne. Dzięki dobrym narzędziom informatycznych praca w magazynie powinna być wykonywana szybko i bezbłędnie. Coraz częściej pomagają w tym również rozmaite maszyny – układnice, przenośniki czy sortery.

Programy stosowane w logistyce pozwalają uzyskać pełną kontrolę nad zamówieniami – co oznacza zarówno dostęp do aktualnych informacji na temat tego ile jakich produktów znajduje się w magazynie (i w którym miejscu), jak i sprawne sterowanie ruchem (np. optymalnym wykorzystaniem wózków widłowych). Automatyzacji podlega jednak nie tylko sam proces przemieszczania i składowania towarów, ale także tworzenie dokumentacji. Skutkiem nowoczesnych rozwiązań jest mniejsza liczba popełnianych błędów oraz wyższa efektywność wszystkich procesów.

- W obecnych czasach możemy śmiało powiedzieć, że zaawansowanie informatyczne firmy logistycznej decyduje o jej przewadze rynkowej – podkreśla Urszula Rąbkowska z firmy XBS Group. – Mówimy tu nie tylko o WMS, ale również o zintegrowanych z nim aplikacjach ułatwiających zarządzanie materiałami promocyjnymi i produktami handlowymi.

Od aplikacji do platformy komunikacyjnej

Jeszcze do niedawna systemy informatyczne w firmach logistycznych opierały się na wewnętrznych aplikacjach magazynowych. Obecnie następuje odejście od systemów zamkniętych, na rzecz responsywnych platform komunikacyjnych. W takim systemie logistycznym zintegrowane są ze sobą rozmaite dane, a dzięki chmurze (cloud computing), zarówno dostęp do nich, jak i możliwości wykonywania zleceń stają się banalnie proste.

- W naszym systemie pracownicy w firmach klientów mogą składać zamówienia na produkty znajdujące się w naszych magazynach zarówno przez call center, sms, jak również przez aplikację na komputerze lub w smartfonie – mówi Urszula Rąbkowska.

Doskonale sprawdza się to m.in. podczas akcji marketingowych realizowanych w sklepach z wykorzystaniem ekspozytorów produktów (POS). Przedstawiciel firmy (najczęściej merchandiser) będąc w konkretnym punkcie sprzedaży może określić, jakie materiały promocyjne są tam potrzebne. Jeszcze będąc na miejscu, może skorzystać z tabletu lub komputera, aby złożyć w magazynie zamówienie na konkretne ekspozytory. Możliwości konfiguracji takiego oprogramowania są bardzo szerokie i zależą głównie od indywidualnych potrzeb poszczególnych firm.

W sprawnym zarządzaniu łańcuchem dostaw bardzo istotna jest także możliwość śledzenia aktualnych statystyk zaprezentowanych w przejrzysty sposób. Klienci mają dostęp do danych prezentujących m.in. liczbę przyjętych, zmagazynowanych oraz wysłanych w skali miesiąca palet, dostaw, czy rodzajów towaru.

Rozwiązania jakimi dysponuje operator logistyczny nie tylko mają optymalizować pracę w magazynie, ale również powinny wspierać decyzje biznesowe klientów korzystających z usług danego operatora. Dzięki innowacyjnym systemom klienci zamawiają optymalne ilości materiałów, ponieważ system daje im wiedzę o ich realnym wykorzystaniu. W systemie można znaleźć zdjęcia, komentarze, dane logistyczne, statusy doręczeń, oprogramowanie pozwala również na przypisywanie do grup użytkowników konkretnych limitów ilościowych oraz na nadawanie im uprawnień.

- Dziś stawiamy przede wszystkim na wizualizację. Łączymy dane, intuicyjne narzędzia oraz grafikę, aby wygenerować jak najwięcej informacji. Używamy mapy, kiedy mówimy o adresach. Gdy mówimy o zdarzeniach zawieszonych w czasie, używamy osi czasu -mówi Urszula Rąbkowska.

Rozmaici klienci mają jednak specyficzne oczekiwania. W związku z tym zdarza się, że aby zapewnić sprawną obsługę konkretnej firmie, konieczne jest przygotowanie oddzielnej aplikacji. Np. XBS Group dla jednego z klientów zbudował system do zamawiania sprzętu sezonowego. Aplikacja swoim wyglądem przypominała sklep internetowy, z którego korzystać mogli partnerzy chcący udostępnić w swoich punktach handlowych lub gastronomicznych meble ogrodowe z logo znanej marki. Aplikacja pozwalała składać zamówienia, informowała o stanie ich realizacji, prezentowała statystyki dostępności sprzętu, a także dawała możliwość drukowania i załączania dokumentów.

- Jeszcze innym rozwiązaniem jest Ekokalkulator, który w ramach naszej inicjatywy ekoPOSytywni planujemy udostępniać firmom zamawiającym materiały POS. Ekokalkulator to jedyna na polskim rynku aplikacja pozwalająca dokonać oceny ekologicznej danego materiału – od etapu projektu, po jego wyprodukowanie – mówi przedstawicielka firmy XBS Group.

Warto dokonać takiej analizy jeszcze przed zleceniem produkcji materiałów POS w celu sprawdzenia, czy zastosowano najbardziej ekologiczne z dostępnych rozwiązań. Ekokalkulacja może sprawić, że dana firma podejmie decyzję o zmianie projektu, aby zredukować swój negatywny wpływ na środowisko naturalne, a także w celu obniżenia kosztów, które przy nieoptymalnych materiałach POS mogą być naprawdę wysokie.

Możliwości zastosowania technologii informatycznych w logistyce jest więc bardzo wiele. Jedno jest pewne – każde ze stosowanych narzędzi docelowo służy usprawnianiu biznesu i generowaniu oszczędności. Dlatego IT w logistyce nie należy się obawiać. Wręcz przeciwnie – warto współpracować właśnie z takimi firmami, które w jak najszerszym zakresie wykorzystują nowoczesne oprogramowanie. Zazwyczaj oznacza to niższe koszty i najbardziej optymalne rozwiązania.