W dobie ciągłego rozwoju technologicznego i powszechnego dostępu do Internetu, a co za tym idzie do informacji, wiedza zmienia się w błyskawicznym tempie. Aby być na bieżąco, niemal ustawicznie trzeba się dokształcać. Przedsiębiorstwa, które zdają sobie z tego faktu sprawę, są zwykle liderami w swoich dziedzinach. To, co wyróżnia je spośród innych firm, to m.in. jasno określone, długookresowe plany rozwoju potencjału ludzkiego, dotyczące indywidualnych pracowników, jak i całych zespołów. Świadomie inwestując w rozwój zasobów ludzkich, można doprowadzić do trwałej, pozytywnej zmiany postaw, wiedzy i umiejętności zatrudnionych osób. Dzięki temu firma zyskuje dużą szansę osiągnięcia założonych celów.

Dlaczego warto inwestować w szkolenia?

Rozwijać można zarówno umiejętności twarde, ściśle powiązane z wykonywanymi w pracy zadaniami, jak i miękkie, wpływające np. na budowanie dobrych relacji z klientami czy w miejscu pracy. Wybór jest tu uzależniony od aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa. – Najprościej mówiąc, szkolenie jest zaplanowanym procesem zmiany sposobu działania określonego pracownika lub grupy pracowników – mówi Paweł Kopijer, koordynator merytoryczny szkolenia „Efektywność biznesowa szkoleń – jak to osiągnąć” w Akademii Leona Koźmińskiego, prezes firmy konsultingowej 2C Consulting – Proces ten powinien być budowany na bazie uzupełnienia, odpowiedzialnego za zmianę, deficytu kompetencyjnego w zakresie postaw, wiedzy i umiejętności ludzi, a w efekcie dawać w pełni identyfikowalne korzyści biznesowe firmie – dodaje specjalista.

Szkolenia należy traktować więc nie jako wydatki, ale jako inwestycje, które odpowiednio poprowadzone, dadzą wysoką stopę zwrotu w postaci podniesienia efektywności pracy i jej wyników oraz lepszego wykorzystania potencjału zatrudnionych osób. Wszystko to, może przełożyć się np. na wzrost sprzedaży, ograniczenie kosztów bądź strat czy poprawę wielu innych istotnych biznesowo wskaźników. Nakłady poniesione na podniesienie kompetencji pracowników, oprócz wzbogacania ich wiedzy i umiejętności, dają też czytelny sygnał ludziom, że są oni doceniani i poważnie traktowani przez pracodawcę. Świadomość tego pomaga w motywacji do lepszej pracy, poprawia zaangażowanie zatrudnionych osób oraz ich identyfikację z firmą. – To ważne, bo pracownik, który czuje się doceniony, jest mniej skłonny do zmiany pracy. Utrata dobrego fachowca może oznaczać w niektórych przypadkach nawet chwilowe zatrzymanie przedsiębiorstwa, a więc naprawdę poważne straty. Dlatego inwestowanie w odpowiednich ludzi i ich rozwój ma dla przedsiębiorstw olbrzymie znaczenie biznesowe – podkreśla Paweł Kopijer.

Jakie powinno być szkolenie?

Szkolenie, zwłaszcza w świecie korporacji, to dość często powtarzane słowo. Różnego rodzaju kursy są obecnie bardzo powszechne, można zaryzykować stwierdzenie, że wręcz modne. Zewsząd słychać o konieczności dokształcania pracowników, więc firmy szkolą się, niekiedy dość intensywnie. Problem w tym, że często sesje treningowe dobierane są nieco przypadkowo, a przez to nie są w pełni dopasowane do aktualnych potrzeb tak spółki, jak i zatrudnianych przez nią osób. W efekcie biorą oni udział w szkoleniach, z których nie wynoszą pożądanych i potrzebnych zasobów wiedzy czy umiejętności – W świecie inwestycji nikt nie wydaje kilkudziesięciu czy kilkuset milionów np. na wybudowanie obiektu, bez dokładnego sprawdzenia czy taka inwestycja się zwróci. W kwestii szkoleń wciąż obserwuję dokładnie odwrotne podejście. Wydawane są na nie spore pieniądze, następnie słychać narzekania, że nie przyniosły oczekiwanych rezultatów, a wydatki poszły w błoto. Jeśli szkolenia będą traktowane w taki niepoważny sposób, nigdy nie trafią do świata inwestycji – mówi prezes 2C Consulting. Aby uniknąć podobnych sytuacji, wszelkie działania rozwojowe powinny być ściśle dopasowane do biznesowego zapotrzebowania firmy i możliwości jej pracowników.

Menedżer danego działu powinien odpowiednio wcześnie dokonać szczegółowej identyfikacji potrzeb szkoleniowych w kontekście operacyjnych celów, które stawia przed swoim zespołem. Pozwoli to z jednej strony określić wskaźniki biznesowe, które wymagają poprawy, z drugiej znaleźć odpowiedź na pytanie czy pracownicy maksymalnie wykorzystują swoje umiejętności. Dokładna, systematyczna analiza dokumentów, obserwacja i regularne rozmowy z zespołem pozwalają odkryć np. zależności między konkretnym zachowaniem czy sposobem działania konkretnych osób, a korzyścią biznesową, jaką w ich wyniku odnosi organizacja. – Precyzyjne określenie tej korelacji może przynieść wymierne korzyści. Na przykład, jeśli handlowiec na 15 minut przed końcem pracy myśli już tylko o wyjściu do domu, może nie traktować ostatniego klienta poważnie. W efekcie nie dokonuje on zakupu, a firma traci możliwy zysk. Odpowiednie szkolenie mogłoby wywołać trwałą zmianę zachowania sprzedawcy – przekonuje koordynator merytoryczny szkolenia „Efektywność biznesowa szkoleń – jak to osiągnąć” w Akademii Leona Koźmińskiego – Jeśli pomnożyć to przez ilość dni, sprzedawców i należących do firmy sklepów, które w ostatnich minutach otwarcia mogą wciąż generować przychody, da to w skali roku naprawdę poważne zyski – dodaje.

Wyznaczanie celów szkoleniowych

Znając współzależności między konkretnymi zachowaniami czy działaniami pracowników, a ich wpływem na określone wskaźniki biznesowe, wyznaczenie celów szkoleniowych będzie naprawdę proste. Bez tej wiedzy, większość stawianych założeń może niestety okazać się zupełnie nieprzystająca do realiów. Priorytety, które chcemy osiągnąć organizując kurs czy sesję treningową, dobrze jest określać w oparciu o tzw. metodę SMART. Dzięki temu możliwe będzie stosunkowo proste sprawdzenie czy udało się je zrealizować. Prawidłowo zdefiniowany cel powinien być dobrze opisany ilościowo i jakościowo, realny do osiągniecia w założonym czasie i, co bardzo ważne, w pełni akceptowany przez danego pracownika, czyli właśnie SMART*: – Zastosowanie koncepcji SMART w określaniu celów szkoleniowych skłania do dokładnej analizy sytuacji w danym dziale czy nawet całej firmie. Dzięki temu maksymalizujemy szansę, że prawidłowo je określimy, a przez to osiągniemy dokładnie to, czego naprawdę potrzebujemy i zamierzamy dokonać – podsumowuje Paweł Kopijer.

Ewaluacja wyników

Przeprowadzenie szkolenia w firmie i poprawa wyników pracownika niestety nie pozostają ze sobą w prostej relacji bodziec-reakcja. Jest to raczej pewien bardziej złożony łańcuch przyczynowo-skutkowy. Z tego powodu procesami szkoleniowymi w firmie należy świadomie zarządzać, a nie zajmować się nimi ad hoc. Oznacza to między innymi odpowiednio wczesne planowanie optymalnych w danej sytuacji kursów oraz mierzynie ich efektywności. – W przypadku szkoleń wyjątkowo dobrze sprawdza się stara zasada menedżerska: jeśli chcesz zrobić coś, co ma przynieść określony rezultat, zastanów się dokładnie co, gdzie, jak, po co i z kim ma zadziałać. Jeśli tego nie wiesz, lepiej nie rób nic, bo możesz zabłądzić – podpowiada Paweł Kopijer – Narzędziem służącym do oceny efektywności biznesowej szkoleń jest np. model Kirkpatricka, czy bardziej kompleksowo model SEB. Pozwala on oszacować skuteczność zrealizowania postawionych celów na wszystkich czterech poziomach. Pomiary są rozłożone w czasie, a ich realizacja daje ostatecznie odpowiedź na pytanie: czy i w jaki sposób szkolenie przyczyniło się do osiągnięcia celów przez organizację – dodaje ekspert. W efekcie przeprowadzonych badań, firma otrzymuje informację zwrotną dotyczącą takich kwestii, jak wartość biznesowa, jaką przyniosło szkolenie, czy skutecznie dokonała się zmiana postępowania ludzi lub jak przyrosły ich kompetencje.

Model Kirkpatricka składa się z czterech poziomów zarządzania zmianą szkoleniową. Na pierwszym z nich szuka się odpowiedzi dotyczących reakcji pracowników na zmianę ich zachowań, które ma wywołać szkolenie. Drugi służy do badania przyrostu kompetencji potrzebnych do przejścia przez zmianę. Trzeci poziom pozwala sprawdzić, czy osoby biorące udział w szkoleniu realnie dokonały zmiany swojego sposobu pracy, na bazie wykorzystania nowej wiedzy i umiejętności, natomiast czwarty umożliwia określenie rezultatów podjętych działań w ramach dokonanej zmiany zachowań. Dokonując oceny na poszczególnych poziomach korzysta się z różnych metod i narzędzi, jak wywiad, ankieta, test, rozmowy z pracownikami i trenerami czy analiza dokumentów. Model Kirkpatricka jest jednym z wielu narzędzi pozwalających na uzyskanie wysokiej efektywności prowadzonych szkoleń. Więcej informacji o tym i innych nowoczesnych modelach oraz zasadach stosowania ich w praktyce, można zdobyć np. na szkoleniu „Efektywność biznesowa szkoleń – jak to osiągnąć?” w Akademii Leona Koźmińskiego.

Dobrze zaplanowane i dopasowane do potrzeb szkolenia są efektywnym biznesowo narzędziem, które wydatnie zwiększa szansę osiągnięcia przez organizację zakładanych celów.  Są jednak mieczem obusiecznym – udział w źle poprowadzonym czy zbędnym z punktu widzenia pracownika kursie może wyrządzić sporo złego, od zmarnowania pieniędzy począwszy na zniechęceniu podwładnego skończywszy. Dlatego warto, aby firmy prowadziły jasną politykę szkoleniową, która umożliwi lokowanie pomocy dokładnie tam, gdzie jest najbardziej potrzebna, wykorzystując zawsze zasadę Paretto. Dzięki temu bez problemu uzyska się maksymalną korzyść z podjętych działań.

*SMART to koncepcja formułowania celów. Nazwa jest akronimem od angielskich słów:

Specific – skonkretyzowany: postawione założenia muszą być jednoznaczne, a ich zrozumienie nie powinno sprawiać problemów

Measurable – mierzalny: tak by można było go zmierzyć czy wyrazić stopień jego realizacji za pomocą liczb

Achievable – osiągalny: zbyt ambitny może podkopywać wiarę we własne możliwości, a tym samym motywację do jego osiągnięcia. Nie może jednak być zbyt łatwy w odniesieniu do danego pracownika czy zespołu.

Realistic – realny, racjonalny: powinien przynosić wymierne korzyści zarówno szkolonej osobie, jak i pracodawcy. Na przykład szkolenie z autoprezentacji czy sztuki negocjacji bardziej przyda się handlowcom niż analitykom, którzy na co dzień nie mają kontaktu z klientami.

Time-bound – dokładnie określony w czasie: po ilu dniach czy tygodniach uda się zrealizować postawione założenia.