W jednej z polskich firm 5-osobowy zespół zużywał dziennie 400 kartek papieru. Udało się zredukować tę liczbę do 0. W jaki sposób?

– Jeśli chcemy całkowicie wyeliminować papier, potrzebne są odpowiednie narzędzia, dostosowane do potrzeb i możliwości, a także pewne usprawnienia w organizacji pracy. W tej firmie został wprowadzony system kategoryzacji maili wraz z zasadą, że w komunikacji wewnętrznej sukcesywnie edytuje się mail w danej sprawie, zamiast go drukować. Dodatkowo pracownicy otrzymali drugi ekran, dzięki czemu mogą wygodnie pracować z kilkoma dokumentami na raz – opowiada Aneta Lech ze Staufen Polska, specjalistka od lean management w procesach administracyjnych.

Dodatkowym atutem wyeliminowania papieru jest redukcja liczby błędów i pomyłek wynikających z przepisywania ręcznych notatek do dokumentów elektronicznych.

– Na początku pracownicy nie byli przekonani do zmian. Przekonało ich to, że praca w ustrukturyzowany sposób, w oparciu o uporządkowane dokumenty i ich klarowny przepływ, bez konieczności drukowania i archiwizowania, pomaga oszczędzać ich własny czas i energię. A poza tym skończyły się reklamacje klientów – dodaje Aneta Lech.

Drukujemy, bo drukowaliśmy

Z raportu „Bezpieczeństwo Informacji w Polsce 2015” wynika, że co trzeci przedsiębiorca w Polsce zauważa większe zużycie papieru w swojej firmie. Dlaczego w czasach technologii cyfrowych w naszych biurach zużywa się tak dużo papieru?

– Pracownicy mówią często, że czytanie na ekranie jest niewygodne. To problem na przykład dla analityków, którzy otrzymują kilka kilkusetstronicowych dokumentów, z których muszą zrobić krótki raport. Problemem są też często przestarzałe procedury, wymagające dokumentowania i archiwizacji działań w wersji papierowej – mówi ekspertka Staufen Polska.

Przykład jednej z polskich firm: dział zamówień przyjmuje zlecenie w wersji elektronicznej, dokument jest drukowany i archiwizowany w wersji papierowej, a jego kopia przekazywana do działu technicznego, gdzie historia się powtarza. Kolejna kopia trafia do działu montażu, a następna do działu sprzedaży. Każdy dział prowadzi osobne papierowe archiwum. Jeśli zapytamy, dlaczego tak się robi, otrzymamy odpowiedź, że zawsze się tak robiło.

– Przyzwyczajenia powodują, że przestajemy zastanawiać się nad tym, co i po co robimy. Z tego powodu często nie zdajemy sobie nawet sprawy z tego, jak dużo papieru zużywamy w biurze i ile to kosztuje. Firmy wydają dużo pieniędzy na papier, drukowanie i archiwizowanie tylko dlatego, że zawsze wydawały – dodaje Aneta Lech.

Nie zawsze możliwe jest całkowite wyeliminowanie papieru, choćby dlatego, że prawo wymaga archiwizowania określonych dokumentów. Jednak warto dokładnie przyjrzeć się zużyciu papieru w firmie i zadać sobie trzy pytania: czego potrzebujemy w wersji papierowej, co wynika z uregulowań prawnych, a z czego możemy całkowicie zrezygnować?

Ile kosztuje papier?

Odpowiedź na te pytania jest o tyle istotna, że zużycie papieru generuje dużo kosztów związanych z eksploatacją drukarek i niszczarek (mnóstwo dokumentów trafia do nich lub do kosza prawie od razu po wydrukowaniu) czy zarządzaniem dokumentacją.

– Oprócz łatwych do policzenia kosztów w grę wchodzi jeszcze czas pracowników poświęcany na drukowanie, niszczenie, archiwizowanie i szukanie papierowych dokumentów. Do tego dochodzi zużycie energii i miejsce na papierowe archiwum – wylicza ekspertka Staufen Polska.

Jeśli archiwizacja jest konieczna, to najtaniej robić to na nośnikach elektronicznych lub w tzw. chmurze.

Czy możliwe jest biuro bez papieru?

To na razie pieśń przyszłości. Na przykład używanie tzw. e-papieru pozwala zredukować zużycie tradycyjnego, ale całkowicie go nie wyeliminuje. Pojawiają się też technologie pozwalające na usuwanie tonera z wydruków laserowych, co pozwala na pięciokrotne wykorzystanie papieru przed oddaniem go na makulaturę. Naukowcy pracują również nad tzw. superpapierem – ma być wielokrotnego użytku, odporny na mechaniczne uszkodzenia (a nawet ogień) oraz wytworzony z surowca innego niż drewno.

Na razie nie możemy jeszcze całkowicie zrezygnować z papieru w biurach, ale mamy już sporo możliwości, żeby zużywać do jak najmniej. – Nie wiadomo, jakie będą kiedyś technologie. Na razie widzę przyszłość w tym, żeby ludzie zastanawiali się nad tym, co robią. Pomaga w tym klarowna organizacja pracy – podsumowuje ekspertka Staufen Polska.

Więcej o innowacyjnych metodach zarządzania: www.staufen.pl