Z reguły służy to pewności obrotu - niewielki zakres obowiązkowych informacji ma pozwolić kontrahentom na lepszą ocenę sytuacji. Minimalna regulacja dotyczy jednak pieczęci - choć są one nadal popularne, jest to z pewnością przeżytek sprzed epoki drukarek atramentowych czy laserowych. Na szczęście żadna firma nie musi już posiadać pieczęci.

Pieczęć

Podmioty podlegające wpisowi do rejestru podmiotów gospodarki narodowej (posiadające numer REGON) w kontaktach urzędowych i związanych z obrotem gospodarczym są obowiązane do podawania numeru identyfikacyjnego w pieczęciach firmowych. Obowiązek taki nakłada art.43 ust.3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995r. o statystyce publicznej (Dz. U. z1995r., Nr 88, poz. 439, z późn. zm.). W świetle tego przepisu wszelkie pieczęcie firmowe (a nie imienne) powinny zawierać numer REGON, Jeżeli go nie zawierają, nie mogą być wykorzystywane. Tylko w takim jednak wypadku, gdy jednostka pieczęć w ogóle posiada. Polskie prawo nie nakłada bowiem obowiązku posiadania pieczęci. 

W polskim systemie prawnym brak jest innych ogólnych regulacji dotyczących treści pieczęci każdego przedsiębiorcy czy też każdej jednostki organizacyjnej. Istnieją natomiast regulacje, w myśl których określone kategorie podmiotów, np. doradcy podatkowi, są obowiązane do podawania w swojej korespondencji i na drukach urzędowych określonych informacji. Część z tych informacji, jak np. numer wpisu na listę doradców podatkowych, wygodnie jest umieścić w treści pieczęci.
Pozostałe elementy pieczęci są w zasadzie dowolne, zazwyczaj obejmują następujące dane:

• nazwę pełną lub skróconą w brzmieniu zgodnym z dokumentami rejestracyjnymi;
• adres siedziby, dodatkowo ewentualnie inny adres prowadzenia działalności;
• dane kontaktowe: nr telefonu, faxu, adres poczty elektronicznej (e-mail), adres serwisu internetowego (strony www);
• nr NIP.

Zakłady wyrobu pieczątek (a właściwie stempli gumowych czy z tworzywa sztucznego) nie są zobowiązane do sprawdzania uprawnień zamawiającego pieczęć do wykorzystywania zamówionego wzoru pieczęci. Mogą jednak ich wymagać z własnej inicjatywy. Karalne jest jedynie używanie stempli rozumiane jako przywłaszczenie sobie stanowiska, tytułu lub stopnia.
Jeżeli chodzi o pieczęcie urzędowe (metalowe z wizerunkiem orła wg wzoru ustalonego dla godła państwowego), to może je wyrabiać jedynie mennica państwowa.
Warto sprawdzić, jakich danych na pieczątce wymaga bank prowadzący rachunek bieżący firmy.

Pisma i zamówienia handlowe (papier firmowy)

Każdy podatnik na dokumentach związanych z zobowiązaniami podatkowymi i niepodatkowymi należnościami budżetowymi umieszcza NIP.

Każdy przedsiębiorca w oświadczeniach pisemnych, skierowanych w zakresie swojej działalności do oznaczonych osób i organów umieszcza od 2007r. NIP.

Każdy podmiot posiadający REGON w treści druków firmowych umieszcza numer REGON (zatem i na wizytówkach).

Każda spółka komandytowo akcyjna w pismach i zamówieniach handlowych umieszcza firmę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru, numer identyfikacji podatkowej (NIP), wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego.

Każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w pismach i zamówieniach handlowych spółki umieszcza firmę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru, numer identyfikacji podatkowej (NIP), wysokość kapitału zakładowego. Dotyczy to również zagranicznych oddziałów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.

Każda spółka akcyjna w pismach i zamówieniach handlowych spółki umieszcza firmę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru, numer identyfikacji podatkowej (NIP), wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego. Dotyczy to również zagranicznych oddziałów spółek akcyjnych.

Wiadomości e-mail oraz strony www

Każda spółka komandytowo akcyjna w wiadomościach e-mail oraz na swoich stronach www umieszcza firmę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru, numer identyfikacji podatkowej (NIP), wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego.

Każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w wiadomościach e-mail oraz na swoich stronach www umieszcza firmę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru, numer identyfikacji podatkowej (NIP), wysokość kapitału zakładowego. Dotyczy to również zagranicznych oddziałów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.

Każda spółka akcyjna w wiadomościach e-mail oraz na swoich stronach www umieszcza firmę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru, numer identyfikacji podatkowej (NIP), wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego. Dotyczy to również zagranicznych oddziałów spółek akcyjnych.

Które e-maile i strony www?

Obowiązek umieszczania na stronach internetowych ww. informacji dotyczy nie tylko stron firmowych, tzw. stron głównych, ale również wszystkich innych stron utrzymywanych przez spółkę, bez względu na cel. Jeżeli zatem spółka akcyjna posiada domenę zaparkowaną bezpłatnie i nie wykorzystywaną, ale w domenie tej utrzymywana jest zazwyczaj strona z informacją o nazwie dostawcy usługi, to spółka taka będzie miała obowiązek umieścić tam po 31 grudnia 2006r. informację zawierającą dane, o których mowa wyżej. I to nawet wtedy, gdyby miały być to jedyne informacje na tej stronie.

Obowiązki umieszczania informacji dotyczą każdego e-maila wysyłanego na zewnątrz, w tym wszelkich newsletterów oraz reklamy e-mailowej (mailingu).