W czasach, w których to komputer zaczął odgrywać znaczącą rolę, a w niektórych dziedzinach życia zdominował człowieka, problemy informatyczne zaczęły przyprawiać właścicieli firm o ból głowy. Błędy w oprogramowaniu, awarie serwera to już właściwie codzienność. Jaką jednak firmę, w czasach kryzysu stać na zatrudnienie sztabu specjalistów ds. informatyki, którzy pracowaliby 24h na dobę 7 dni w tygodniu? Właściwie żadną. O wiele skuteczniejszym rozwiązaniem jest scedowanie tej części swojej działalności na firmę zewnętrzną, czyli podjęcie decyzji o outsourcingu.

Outsour...co?

Powołując się na encyklopedię zarządzania należy zauważyć, że outsourcing, zgodnie ze swym anglojęzycznym źródłosłowem, to nic innego jak wydzielenie na zewnątrz (outside) części swoich zasobów (resources). Zasoby nie są tutaj rozumiane jako narzędzia, maszyny czy też ludzie, ale jako problemy. Bolączki, z którymi firma musi sobie radzić, ale nierzadko z różnych względów nie potrafi lub po prostu nie chce się daną kategorią działań zajmować. Scedowuje je wtedy na firmę zewnętrzną, niebędącą z nią bezpośrednio związaną, a specjalizującą się w tych działaniach. Obie firmy decydują o kryteriach według, których realizacja projektu będzie oceniana. Dzięki zastosowaniu outsourcingu przedsiębiorstwo zlecające usługę może zająć się swoją działalnością kluczową. Może tym samym uzyskać w niej wyższe wyniki, które to decydują o jego sytuacji względem konkurencji
i perspektywach rozwoju. Firma na której rzecz świadczony jest outsourcing wyznacza jasno określone cele realizacji projektu. To ona decyduje o tempie prac i to w jej gestii leży realizacja samego procesu, np. związanego z działalnością IT.

Na informatycznym podwórku

Samo doradztwo przy zakupie sprzętu komputerowego, oraz instalacja oprogramowania na komputerach biurowych, w chwili obecnej to stanowczo za mało jak na fachową obsługę informatyczną. Gdy konkurencja depcze wciąż po piętach, każda awaria sprzętu może nieść z sobą negatywne konsekwencje. Dlatego też wiele korporacji decyduje się na zatrudnienie profesjonalnych firm świadczących pomoc w tym zakresie. Nikt bowiem nie zrobi tego lepiej niż wyspecjalizowana w tej dziedzinie firma outsourcingowa.

- Duże firmy wymagają od swojego potencjalnego partnera z branży IT kompleksowej obsługi. Obsługi którą może im zapewnić tylko zespół informatyków i programistów, nie zaś pojedynczy pracownik - mówi Dawid Ostręga, branch manager firmy EPAM Systems.  Ten typ umowy między firmami sprawia, że  uzyskuje się szeroki dostęp do grona specjalistów z różnych dziedzin. Wykonują oni działania, których żaden z zatrudnionych pracowników nie jest w stanie sam wykonać. - Korzystając z outsourcingu w pełnym zakresie jak np. outsourcingu informatycznego, gdzie firma zewnętrzna przejmuje całą naszą infrastrukturę IT, czy tylko selektywnie, w wybranych obszarach zyskujemy komfort i możemy skoncentrować się na pełnym rozwoju naszej działalności - twierdzi Aleksandra Pietras Lead Recruiter w firmie EPAM Systems. Jak zaznaczyła nasza rozmówczyni outsourcing IT dzielimy na dwa typy. Pierwszy z nich to outsourcing pełny. Polega na tym, że firma zewnętrzna przejmuje zarząd nad całą siecią. Dodatkowo zajmuje się jej utrzymaniem oraz wsparciem związany z oprogramowaniem. Realizacja konkretnych czynności, to drugi z wspomnianych typów outsourcingu. Wśród takich czynności można wyróżnić m.in.: zarządzanie stacjami sieciowymi czy też obsługę związaną z bazami danych.

Po co komu to wszystko?

- Przedsiębiorstwo uzyskuje dostęp do know-how, do której w normalnych warunkach nie byłoby w stanie dotrzeć i poprzez to zwiększa przychody, redukuje koszty i w końcu realizuje swoje cele ekonomiczne - mówi o zaletach outsourcingu Aleksandra Pietras. Inną zaletą zastosowania outsourcingu jest również to, że rozszerza on wewnętrzną wiedzę zespołu. Pracownicy poprzez kontakt z kolegami z firmy zewnętrznej uzyskują szansę rozwinięcia swoich dotychczasowych umiejętności oraz nabycia nowych.  Uzyskują odpowiedzi na pytania, na której do tej pory nikt, z racji braku odpowiednich kompetencji, nie był w stanie odpowiedzieć. W następstwie przyśpieszonych zostaje wiele procedur związanych z namierzeniem  i rozwiązaniem problemu w firmie. Powyższe słowa potwierdza opinia specjalisty ds. IT Jacka Spólnika według, którego na outsourcingu zyskuje nie tylko sama firma, ale również pracujący w niej ludzie. Badacze wskazują, że pracownicy szybciej uczą się od kolegów, nawet tych z organizacji outsourcingowej. Outsourcing jest wiec też dobrą metodą kształcenia w firmie, która zastępuje nieefektywne szkolenia, na które wiele firm przeznacza znaczne kwoty. Sumy które można wykorzystać w inny, bardziej efektywny sposób.

Efekty po zastosowaniu

Analizy przeprowadzone w firmach, po zrealizowaniu projektu outsourcingowego, wskazują na to, że przynosi on dla nich wymierne skutki. Przede wszystkim następuje spadek kosztów poniesionych na uzyskanie usług informatycznych. Rozwija się również zarządzanie jakością w tym obszarze. Następuje widoczna gołym okiem restrukturyzacja w segmencie zatrudnienia. Pracownicy stają się bardziej kompetentni uzyskując, jak już wcześniej była mowa, dostęp do całkiem nowych źródeł wiedzy i informacji. To wszystko sprawia, że organizacja staje się bardziej elastyczna w swym funkcjonowaniu. Uczy się jako całość działać w nowych warunkach. Outsourcing jest więc doskonałym lekarstwem na bolączki organizacyjne. Należy jednak pamiętać, że warto przed jego użyciem skontaktować się, ze specjalistą w tej dziedzinie, niczym pacjent z lekarzem. I stosować się do jego zaleceń, aby uzyskać planowane efekty.