Dlaczego biuro rachunkowe?

Każdy przedsiębiorca wie, że na rynku dostępne są różne metody prowadzenia i obsługi księgowości min. takie jak: samodzielne prowadzenie ksiąg, zatrudnienie własnego księgowego, usługi księgowości online czy usługi biura rachunkowego. Właśnie ta ostatnia metoda jest najczęściej wybieraną formą kontrolowania ksiąg wśród polskich właścicieli firm. Powody, dla których firma powierza swoje najważniejsze informacje innemu podmiotowi jest wiele. Wśród najważniejszych należałoby jednak wyliczyć: brak czasu na samodzielne śledzenie zmian w prawie i prowadzenie księgowości, brak konieczności utrzymywania dodatkowego pracownika i zakupu specjalistycznego programu komputerowego do obsługi księgowej aż wreszcie nieznajomość oraz brak doświadczenia w tego typu działaniach i obawa przed popełnieniem błędów.

– Firmy coraz częściej decydują się na nawiązanie stałej współpracy z biurem rachunkowym ze względu na potwierdzone bezpieczeństwo prowadzenia ksiąg rozrachunkowych i obawy związane z kontaktami z ZUS i Urzędem Skarbowym. Dodatkową korzyścią płynącą z kompleksowej obsługi biura rachunkowego, w przeciwieństwie do doraźnej obsługi księgowej w okresach rozliczeniowych, jest dostęp do bieżącego doradztwa z zakresu finansów i obowiązujących przepisów prawnych – tłumaczy Marianna Rycyk, biegły rewident z biura rachunkowego Eks-Bil. 

Certyfikowane biuro rachunkowe, inaczej niż czasem wybierana obsługa prowadzona przez niewykwalifikowanych „księgowych”, stwarza mniejsze ryzyko popełnienia błędów w rozliczeniach, a to ze względu na zweryfikowaną wiedzę i doświadczenie w poruszaniu się w środowisku skomplikowanych procedur i przepisów. Jest to rozwiązanie szczególnie atrakcyjne dla przedstawicieli małych i średnich przedsiębiorstw, którzy wybierając usługi zewnętrznej firmy nie muszą martwić się o koszty związane z założeniem, wyposażeniem i utrzymaniem dodatkowego stanowiska księgowego.

Bezpieczeństwo i odpowiedzialność księgowa

Niezależnie od tego, czy przedsiębiorca zdecyduje się powierzyć swoją rachunkowość w ręce zewnętrznego biura rachunkowego czy innego rodzaju obsługę księgową, to należy zawsze pamiętać, że odpowiedzialność za właściwe prowadzenie księgowości zawsze stoi po stronie firmy. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości to firma, a nie obsługujący ją podmiot zewnętrzny, będzie pociągana do odpowiedzialności. Właśnie z tego powodu, tak ważne jest upewnienie się, że księgi przychodów i rozchodów oraz wszystkie rozliczenia prowadzone są zgodnie z obowiązującymi przepisami i starannością.

– Podstawową gwarancją bezpieczeństwa prowadzonej przez biuro rachunkowe księgowości są uzyskane certyfikaty i ukończone szkolenia związane z przyznanymi statusami jak ma to miejsce np. w przypadku biegłych rewidentów. Każdy przedsiębiorca, który rozgląda się za biurem rachunkowym powinien w pierwszej kolejności upewnić się, że posiada ono w swoich szeregach specjalistów z tej dziedziny. Można to łatwo sprawdzić, ponieważ spis certyfikatów jest zamieszczany w rejestrze Departamentu Rachunkowości Ministerstwa Finansów – radzi Marianna Rycyk z Eks-Bil.

Zaufanie do przyznanych tytułów i uzyskanych certyfikatów to nie jedyny czynnik, który powinien być brany pod uwagę przy wyborze obsługi księgowej. Oprócz sprawdzenia uprawnień rewidentów należałoby wybrać firmę, która przy współpracy obejmuje księgowość obsługiwanego przedsiębiorstwa ubezpieczeniem OC, dzięki czemu w razie wystąpienia błędów firma może w łatwy sposób dochodzić swoich roszczeń wynikających z odpowiedzialności, do której pociągnęło ją państwo.

Jak wybrać właściwe biuro?

Kolejnym ważnym czynnikiem, na który warto zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego jest doświadczenie i zakres oferowanych usług. Tak jak w przypadku każdego rodzaju działalności czas istnienia firmy na rynku potwierdza jakość obsługi wynikającą ze zdobytego doświadczenia. W polskiej rzeczywistości ciągłych zmian przepisów i prawa kilkunastoletni okres utrzymywania się biura na rynku jest dowodem na elastyczne podejście do prawidłowej obsługi klienta. Im dłużej firma funkcjonuje na rynku, tym łatwiej możemy również dotrzeć do informacji o jakości oferowanych przez nie usług.

– Dotychczasowi klienci wybranego biura rachunkowego są najlepszym źródłem informacji o poziomie obsługi firmy. Podczas wyboru warto dowiedzieć się również, jakiego rodzaju spółki były do tej pory klientami biura. Zróżnicowanie ze względu na rozmiar i profil działalności obsługiwanych firm pozwala spodziewać się, że rewidenci będą wiedzieć jak naszą księgowość działalności gospodarczej i zaproponują nam najdogodniejsze rozwiązania prawne – mówi Marianna Rycyk z Eks-Bil.

Nie mniej ważnym elementem świadczącym o wyborze właściwej obsługi księgowej jest dostęp do szerokiej oferty usług związanych z księgowością. Oprócz bieżących rozliczeń i ewidencji VAT, prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów oraz sporządzania deklaracji podatkowych warto upewnić się, co zawiera kompleksowa obsługa biura. Wśród elementów, na które powinniśmy zwrócić uwagę są min. obsługa kadrowo-płacowa, ocena i organizacja systemu rachunkowości, dostęp do bieżących konsultacji finansowo-księgowych a nawet pomoc przy zakładaniu działalności gospodarczej. 

Księgowość zewnętrzna prowadzona przez certyfikowane biuro rachunkowe to nie tylko oszczędność związana z brakiem konieczności utrzymywania dodatkowych stanowisk, ale przede wszystkim sprawdzona i bezpieczna metoda na obsługę finansów firmy, która pozwala skupić się przedsiębiorcy na tym, co dla firmy najważniejsze, czyli przynoszeniu zysków oraz dalszemu rozwojowi na rynku.