Ograniczone zaufanie dla bezpieczeństwa

Biznes to jedna z dziedzin, gdzie zaufanie powinno sprowadzać się do deklaracji i dyplomacji w przypadku kontaktów z potencjalnymi kontrahentami i partnerami. Decyzji jednak nie można uzależniać od dobrych chęci i wizerunku, każda współpraca powinna opierać się o suche fakty, które ujawnią rzeczywisty stan finansowo-prawny innego przedsiębiorstwa.  Chociaż duża konkurencja na rynku zwykle oznacza pozytywny aspekt dla gospodarki, to nie zawsze musi ona być uczciwa. Nawiązanie współpracy z kontrahentem w oparciu o przedstawione, ale niezweryfikowane dane, może nie tylko oznaczać straty finansowe dla naszego przedsiębiorstwa, ale całkowicie wykluczyć nas z rynku. Bodaj najgłośniejsze, i najbardziej drastyczne przypadki z kraju można było dostrzec w przemyśle budowlanym w 2012 roku. Niewypłacalność oraz źle przeprowadzone konkursy  i przetargi po zaniżonych cenach przez, wydawało by się, największych graczy spowodowało wykluczenie rynkowe i wieloletnie problemy finansowe dla dziesiątek mniejszych podwykonawców, którzy zdecydowali się na współpracę przy budowie infrastruktury na Euro2012 bez dostatecznej weryfikacji finansów i kosztorysów głównego wykonawcy. Niewypłacalność spowodowana przeszacowaniem możliwości to jednak nie jedyne zagrożenie współpracy biznesowej z niesprawdzonym partnerem. Czasem dane świadczące o stanie prawnym i kondycji firmy mogą być ukrywane lub fałszowane przy spotkaniach dotyczących negocjacji. Czasem jest to rezultat desperacji i próba ratowania firmy „tym ostatnim przedsięwzięciem”, czasem może to być nielegalna praktyka tworzenia łańcucha powiązań biznesowych opartych na nieprawdziwych danych. Status prawny przedsiębiorstwa nie zawsze może być łatwy do sprawdzenia w urzędzie. Sam numer KRS może nam pokazać czy firma jest faktycznie zarejestrowana i w jakiej formie działalności. Jednocześnie w ten sposób nie dowiemy się jednak czy firma nie zatrudnia pracowników na czarno, ukrywa informacje przed urzędem skarbowym lub czy nie jest przedmiotem śledztwa.

- W najbardziej drastycznych przypadkach poprzez niedostateczną weryfikację kontrahenta możemy zacząć współpracę z firmą o podejrzanych, nawet nielegalnych powiązaniach. Chodzi o takie przedsiębiorstwa, które w ramach swojej praktyki przykładowo na zasadzie piramidy finansowej lub stale współpracują z firmami wystawiającymi tzw. „lewe” faktury – mówi Jacek Owczarek, audytor śledczy z All Seasons IBS Sp. z o.o.

Drugi element warty weryfikacji to majątek firmy, z którą planujemy nawiązać współpracę. O tym również możemy częściowo dowiedzieć się z urzędów i rejestrów, gdzie gromadzone są informacje o możliwej niewypłacalności, stanie prawnym nieruchomości oraz stanie płatności podatków przedsiębiorstwa. Oczywiście te wszystkie informacje możemy uzyskać pod warunkiem, że firma podaje prawdziwe dane i nie była przedmiotem kontroli.

Kosztowne i czasochłonne gromadzenie informacji

Samodzielna weryfikacja wiarygodności kontrahenta w polskiej rzeczywistości prawnej może przysparzać nie lada trudności. Rozdrobnienie instytucji rejestrowych, kontrolnych i monitorujących sprawia, że dla całościowej kontroli stanu prawno-finansowego firmy konieczna będzie wizyta w kilku czy nawet kilkunastu instytucjach, w których oprócz kosztów odpisów czy znaczków podatkowych spędzimy długie godziny w kolejkach. Podstawowe informacje o zgodności danych rejestracyjnych i teleadresowych firmy możemy zweryfikować dziale  w Ewidencji Działalności Gospodarczej znajdującym się w każdym Urzędzie Gminy. Co ważne, Urzędzie Gminy przynależnym dla siedziby głównej potencjalnego kontrahenta. W Urzędzie Skarbowym uzyskamy dostęp do zarchiwizowanych danych na temat stanu płatności podatkowej przedsiębiorstw. Krajowy Rejestr Sądowniczy, który należy odwiedzić aby uzyskać pełen odpis z kompletnymi danymi da nam potwierdzenie rejestracji każdej firmy oraz o potwierdzonych, niewypłacalnych dłużnikach. Również tam, lub poprzez publikacje Monitora Sądowego i Gospodarczego będziemy mogli sprawdzić czy wobec firmy nie są prowadzone postępowania naprawcze lub upadłościowe spowodowane niewypłacalnością. W przynależnym dla firmy Sądzie Rejonowym znajdziemy Wydział Ksiąg Wieczystych, w którym publikowane będą dane o stanie prawnym nieruchomości, w tym obciążeń hipotecznych również budynków będących zabezpieczeniem przed niewypłacalnością. O tym jednak, czy wobec firmy prowadzona jest windykacja należności dowiemy się w kolejnym urzędzie – Biurze Informacji Gospodarczej.  

- Alternatywą  dla czaso i pracochłonnej samodzielnej weryfikacji wiarygodności kontrahenta jest dostępna na rynku usługa z zakresu wywiadu gospodarczego. Brak dyspozycyjności, potrzeba szybkiej weryfikacji lub potwierdzenia niejawnych czy też utajnionych informacji to główne powody, dla których przedsiębiorcy decydują się na potwierdzenie kompletu informacji o potencjalnym partnerze – dodaje Jacek Owczarek z All Seasons IBS

Wywiad dla biznesu

Wywiad gospodarczy to zakres czynności mający na celu pozyskiwanie informacji na temat gospodarki przedsiębiorstw. Po właściwym śledztwie, w którym gromadzone są dane dotyczące stanu majątkowego, kadrowego i prawnego firmy są one następnie przetwarzane i udostępniane zleceniodawcy. Chociaż najczęściej takie działania mają na celu oszacowanie ryzyka współpracy to wywiad gospodarczy wykorzystywany jest również w celu zdobywania przewagi konkurencyjnej lub odzyskiwania należności w oparciu o gromadzenie danych o ukrytym majątku.

- Wywiad gospodarczy bywa mylony ze szpiegostwem gospodarczym. W przeciwieństwie jednak do takich praktyk, wywiad jest pełnoprawną działalnością usługową. W zależności od celu śledztwa wywiad gospodarczy może służyć ochronie interesów zleceniodawcy lub zebraniu materiału dowodowego w sprawach o odzyskiwanie długów. Nie można jednak mylić wywiadu gospodarczego z windykacją czy też usługami komorniczymi – tłumaczy Jacek Owczarek z All Seasons IBS

Praktyki dotyczące weryfikacji wiarygodności kontrahenta w ramach wywiadu gospodarczego nazywane są Due Deligence, czyli należytą starannością. Staranność dotyczy przede wszystkim skrupulatnej weryfikacji i analizie wszystkich dostępnych oraz ukrytych informacji na temat określonego przedsiębiorstwa z którym planowane jest nawiązanie współpracy. W ramach takich działań, oprócz zgromadzenia jawnych informacji o stanie prawnym i finansowym przedsiębiorstwa z urzędów i instytucji publicznych  bada się ewentualną obecność niejawnych związków i interesów gospodarczych poprzez prywatne śledztwa gospodarcze. W zależności od rodzaju zlecenia i sprawdzanego przedsiębiorstwa wdrażane są działania z zakresu informatyki śledczej lub audytu śledczego. Co ważne, usługi z zakresu wywiadu gospodarczego nie ograniczają się jedynie do gromadzenia informacji, ale dotyczą również ich późniejszej analizie bezpośrednio zaprezentowanej w raporcie ryzyka współpracy. Wywiad gospodarczy może być usługą jednorazową lub dotyczyć stałej współpracy firmy z audytorami śledczymi.

Na coraz bardziej konkurencyjnym rynku usługi wywiadu gospodarczego mogą stanowić odpowiedź na codzienne ryzyko biznesowe towarzyszące każdej ekspansji firmy, transakcji lub współpracy. Biznes to jednocześnie dziedzina, która jak żadna inna zaprzecza powiedzeniu „kto nie ryzykuje, ten nie wygrywa”. Warto więc skorzystać z dostępnych na rynku możliwości wykluczenia zagrożenia interesów, które może zrujnować nasz biznes.