Zastosowanie rozwiązań klasy workflow pozwala dużo sprawniej i skuteczniej realizować zadania wymagające obiegu dokumentacji, np. faktur, umów, wniosków urlopowych czy korespondencji z klientami. Pomaga również w monitorowaniu wydajności procesów i działań pracowników, przekładając się na wzrost efektywności funkcjonowania całej organizacji.

Jak to działa?

We wszystkich obszarach workflow pełni rolę komunikacyjną, zarówno wewnątrz - pomiędzy pracownikami, jak i na zewnątrz, czyli na linii firma - klient. Podstawową cechą elektronicznego obiegu dokumentów jest praca na obrazie (skanie) dokumentu, który automatycznie trafia do osób odpowiedzialnych za daną kwestię. Może być także dostępny dla wielu pracowników jednocześnie. Pozwala to na znaczne skrócenie procesu decyzyjnego, a w rezultacie szybsze załatwianie poszczególnych spraw. Dodatkowo wyeliminowanie z obiegu papierowej wersji dokumentu ogranicza do minimum ryzyko jego zagubienia czy zniszczenia. 
Ścieżka obiegu dokumentacji jest konfigurowana w systemie według obowiązującego w organizacji schematu decyzyjnego. Składa się z następujących po sobie kroków, w których użytkownik dokonuje wyboru co z danym dokumentem zrobić (np. zaakceptować płatność, przyjąć wniosek lub odrzucić złożoną przez klienta reklamację). Wszystkie czynności dokonane na danym dokumencie są widoczne w systemie, łatwo więc go zlokalizować oraz zweryfikować kto i kiedy procesował plik. Dzięki systemowi uprawnień każdy z użytkowników ma możliwość tylko takiej ingerencji w dokument, jaka została mu przydzielona przez administratora systemu.

Od księgowości po dział obsługi klienta

System workflow może mieć zastosowanie w wielu obszarach firmy. Początkowo stosowany był przede wszystkim w finansach, teraz coraz częściej wdrażany jest także w kancelariach odpowiadających za korespondencję przychodzącą i wychodzącą oraz w departamentach HR. Elektroniczny obieg dokumentów może się sprawdzić także podczas zarządzania projektami,
np. w firmie budowlanej do obiegu dokumentacji związanej wykonywaną inwestycją.
 

Przykłady zastosowania systemu workflow w firmie:

Księgowość / dział finansowy 

• obieg dokumentów finansowych,
• obieg wniosków inwestycyjnych,
• obieg dokumentów kosztowych (np. faktura kosztowa),
• delegacje,
• wsparcie procesów windykacyjnych. 

Kadry 

• obieg wniosków kadrowych ( np. wnioski urlopowe),
• obieg dokumentów związanych z zatrudnieniem/zwolnieniem pracownika (np. zaświadczenia lekarskie),
• obieg związany z rekrutacją (np. CV),
• obieg związany z systemem oceny pracy pracowników.

Kancelaria 

• obieg korespondencji przychodzącej, 
• obieg korespondencji wychodzącej.

Obsługa klienta 

• zamówienia.  

 IT 

• helpdesk,
• wnioski o nadanie uprawnień,
• zamówienia na sprzęt/usługi,
• reklamacje,
• obieg zgłoszeń serwisowych.

 Źródło: Opracowanie własne Grupa OEX
 

Jak wybrać dobry system?

Do pełnego wykorzystania zalet elektronicznego obiegu dokumentów konieczne jest spełnienie dwóch podstawowych warunków. Przede wszystkim system powinien być dobrany do potrzeb organizacji oraz zostać odpowiednio wdrożony. Chcąc uniknąć ryzyka niepowodzenia coraz więcej firm decydujących się na workflow korzysta ze wsparcia partnerów zewnętrznych.
Organizacja stojąca przed wyborem rozwiązania do elektronicznego obiegu dokumentów powinna wziąć pod uwagę m.in.:

• wydajność systemu,
• skalowalność i elastyczność,
• poziom zabezpieczeń (bezpieczeństwo danych),
• intuicyjność interfejsu i łatwość obsługi,
• możliwość integracji z innymi systemami,
• możliwość rozwoju i modyfikacji systemu (otwartość architektury),
• dostępność serwisu.

Implementacja systemu najczęściej trwa kilka miesięcy i przebiega etapami. Zaczyna się od analizy przedwdrożeniowej, po której następuje instalacja systemu, konfiguracja oraz uruchomienie obiegów. Kolejnym etapem są testy i szkolenia użytkowników, a finalnie produkcyjne uruchomienie systemu. Czas trwania procesu oraz końcowy efekt prac w dużej mierze uzależniony jest od stopnia zaangażowania pracowników klienta, czyli docelowych użytkowników rozwiązania. Chcąc osiągnąć optymalne korzyści z zastosowania workflow warto to rozwiązanie zintegrować z innymi systemami informatycznymi wykorzystywanymi w organizacji np. ERP, CRM czy ECM. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów można połączyć także z usługami zarządzania dokumentacją papierową.

Odpowiednio wdrożony system workflow przynosi firmie wymierne korzyści. Automatyzacja i usprawnienie procesów związanych z przetwarzaniem dokumentów pozwala organizacji efektywniej wykorzystywać zasoby ludzkie, przenosząc ciężar pracy na bardziej kluczowe dla organizacji zadania.  Z drugiej strony skrócenie czasu realizacji poszczególnych czynności pozytywnie wpływa na proces obsługi klientów i w rezultacie wizerunek organizacji.
 

Emilia Miłkowska,
specjalista ds. sprzedaży ArchiDoc, Grupa OEX

Nadesłał: Outsourcing Experts (Grupa OEX) http://www.oex.pl