W zurbanizowanym i uprzemysłowionym świecie łatwo ulec wrażeniu, że człowiek w pełni kontroluje środowisko pracy. Wystarczy jeden przycisk, a w biurze robi się chłodniej. Jeszcze jeden przycisk, a wszystkie informacje, których potrzebujesz, znajdują się pod ręką.

Ale potem zdarza się coś nieoczekiwanego - trzęsienie ziemi, pył wulkaniczny blokujący przestrzeń powietrzną czy też pandemia H1N1. Takie wydarzenia przypominają nam o tym, że cykle koniunkturalne nie są jedyną przyczyną niepewności w świecie biznesu.

Druga połowa kwietnia obfitowała w zaskakujące wydarzenia. Wybuch islandzkiego wulkanu spowodował paraliż ruchu lotniczego, krzyżując plany pasażerom na całym świecie. Z problemem musiały sobie radzić także firmy, których pracownicy nie mogli dotrzeć w wyznaczone miejsce. Powodowało to konieczność odwołania ważnych spotkań biznesowych.
Firma Regus, światowy lider w dostarczaniu innowacyjnych rozwiązań w zakresie form pracy, zanotowała w okresie od 12 do 18 kwietnia 180% wzrost popytu na usługi wideokonferencyjne. Szybka reakcja przedsiębiorstw świadczy o tym, że starają się one przetrwać kryzysową sytuację prowadząc możliwie normalną działalność. 

Gdy dochodzi do takiej katastrofy, wiele firm zbyt późno dowiaduje się, że ich plan ciągłości działania nie był na odpowiednim poziomie. Jak można więc upewnić się, że dana firma będzie w stanie sprawnie funkcjonować w czasie sytuacji kryzysowej lub po jej zakończeniu?

1. Planuj przed katastrofą, nie po niej. Konsekwencje zaniedbania planowania awaryjnego, tzw. Disaster Recovery, mogą być zgubne. W wyniku poważniejszych zdarzeń, takich jak pożar, powódź, przestępstwo, terroryzm czy awaria informatyczna, znaczna część przedsiębiorstw nigdy nie zostaje ponownie otwarta lub ulega likwidacji w ciągu dwóch lat. 

Nawet mniej poważne wydarzenia mogą doprowadzić do destabilizacji firmy. Z doświadczeń firmy Regus wynika, że jeden z najczęstszych scenariuszy wymagających u klientów firmy aktywacji planu awaryjnego, dotyczy problemu z mediami. Na przykład awaria prądu lub pęknięcie rury wodociągowej w pomieszczeniach biurowych na wyższej kondygnacji może doprowadzić do sytuacji, w której siedziba przedsiębiorstwa nie nadaje się do użytku przez wiele dni. Jeśli firma nie dysponuje szybkim dostępem do alternatywnego miejsca pracy i zaplecza biznesowego, konsekwencje mogą obejmować utratę klientów i kontaktów biznesowych, straty produkcyjne, utratę danych i powstanie problemów z przepływami pieniężnymi, a także obniżenie wartości firmy i utratę reputacji.

Co więcej, konsekwencje te mogą utrzymywać się dłużej niż przyczyna problemu. Skaza na reputacji spowodowana przez odwołane spotkania, nieodbierane telefony, utracone dane lub chaos w systemach administracyjnych, może ciążyć na firmie przez miesiące lub nawet lata.

2. Planuj właściwie i sformalizuj swoje plany. Według Ernst and Young 34% firm wskazuje „odzyskanie miejsca pracy”, jako największe wyzwanie techniczne podczas opracowywania biznes planu. Wiele przedsiębiorstw zwleka więc z podjęciem decyzji w tej sprawie.

Ale nawet jeśli do katastrofy nie dojdzie, sam brak solidnego planu awaryjnego może zaszkodzić działalności przedsiębiorstwa. Coraz częściej procedury przetargowe dużych firm wymagają od dostawców podania szczegółów dotyczących planów ciągłości działania - nieodpowiedni plan może więc doprowadzić do odrzucenia oferty firmy już we wstępnej fazie przetargu. Brak planu może także wzbudzić dezaprobatę komisji audytowych i organów regulacyjnych, zwłaszcza w branży usług finansowych.

3. Pomyśl o przestrzeni, której potrzebujesz. Częstym rozwiązaniem w planach ciągłości działania jest wykorzystanie tzw. hot sites, czyli zapasowych centrów danych, w celu zapewnienia ciągłego dostępu do najważniejszych dla firmy systemów informacyjnych. Jakkolwiek potrzebne, może to jednak nie wystarczyć do ogólnego rozwiązania kwestii miejsca, do którego udadzą się pracownicy, aby w sytuacji awaryjnej wykonywać swoje obowiązki.

Niektóre firmy mogą nie potrzebować centrum typu hot site – wystarczy im dostęp do biurek i pomieszczeń konferencyjnych. Z drugiej strony, przedsiębiorstwo o szerokim lub światowym zasięgu musi odzwierciedlić ten zasięg w swoich planach. Takie firmy w sytuacjach awaryjnych potrzebują szybkiego dostępu do odpowiedniej przestrzeni roboczej na całym świecie. Przestrzeń ta powinna być usytuowana w pobliżu miejsca pracy i zamieszkania pracowników. W momencie sytuacji kryzysowej firma nie powinna dodatkowo negatywnie wpływać na morale swoich pracowników poprzez zmuszanie ich do pokonywania dużych odległości do zastępczego miejsca pracy.

4. Szukaj jakości i potencjału. Równie ważne w planowaniu awaryjnym jest znalezienie przestrzeni o wysokim standardzie. Przestrzeń i urządzenia zapasowe powinny być tej samej, wysokiej jakości, co we właściwej siedzibie firmy, niezależnie od tego, czy jesteśmy w Londynie, Tokio, Manili czy też setkach innych lokalizacji.

Kluczowa jest także zdolność zarządzania logistyką. W kryzysowym momencie cenne będzie dla nas wsparcie firmy, która szybko i sprawnie dokona przeprowadzki. Jeśli zapewnienie szybkiego dostępu do w pełni wyposażonej i umeblowanej przestrzeni roboczej oraz do wsparcia biznesowego to dla danej firmy standard, to możemy być spokojni, że posiada ona odpowiednie kwalifikacje, aby dokonać dla nas tego samego w sytuacji awaryjnej.

5. Bądź elastyczny. Innym sposobem na uproszczenie rozwiązania sytuacji awaryjnej jest zmiana sposobu wykorzystania przestrzeni. Przy mobilnych i elastycznych formach pracy, z personelem pracującym w różnych lokalizacjach w pobliżu swoich domów i klientów, firma jest mniej zależna od scentralizowanych lokalizacji. Z mniejszą zależnością natomiast wiąże się mniejsza podatność na zagrożenia.

Dzięki elastycznemu lub mobilnemu systemowi pracy pracownicy nie muszą pracować w dużych tradycyjnych biurach w zatłoczonych centrach miast. Zamiast tego mogą używać laptopów, aby pracować w dowolnym miejscu – w domu, w tymczasowych miejscach pracy lub innym dowolnym punkcie z dostępem do szybkiego internetu. Jeśli jedna z lokalizacji firmy zostanie wyłączona z obiegu przez pożar, powódź, akt terroryzmu lub inną sytuację kryzysową, pozostanie to bez wpływu na wielu pozostałych pracowników, którzy mogą kontynuować swoją pracę bez zakłóceń.

Elastyczny i mobilny system pracy przynosi także inne duże korzyści, takie jak zmniejszenie nawet o 60% kosztów pochłanianych przez nieruchomości, a także możliwość stworzenia bardziej zmotywowanej i produktywnej grupy pracowników.

6. Pomyśl o ekologii. Tradycyjne formy pracy i rozwiązania z zakresu ciągłości działania często wiążą się z długimi dojazdami pracowników. Ale z ekologicznego punktu widzenia długa podróż do biura (lub biura zapasowego) nie ma sensu, gdy ludzie mogą elastycznie pracować bliżej domu.

Jeszcze mniej ekologiczne są plany ciągłości przewidujące dojazd pracowników do centralnego miejsca zbiórki, a następnie podróż autobusem do zapasowej lokalizacji w innym miejscu. Takie scenariusze źle wpływają nie tylko na środowisko naturalne, ale także na  morale pracowników i ich produktywność.

Elastyczne i mobilne formy pracy – gdy pracownicy korzystają z internetu i technologii bezprzewodowych, aby pracować z wygodnych lokalizacji bliżej domu – czynią takie długie dojazdy niepotrzebnymi. Zmniejszają one zatem oddziaływanie firmy na środowisko i podatność na sytuacje awaryjne związane z lokalizacją firmy, a także mogą zmniejszyć koszty związane z wynajmem i zarządzaniem nieruchomościami.

Zdaniem firmy Regus dowolne rozwiązanie, które odwołuje się do trzech z wielkich wyzwań biznesowych XXI wieku – zrównoważenia, optymalizacji ponoszonych przez firmę kosztów i planowania ciągłości działania – jest warte rozważenia.

O firmie Regus

Regus jest wiodącym na świecie dostawcą rozwiązań w zakresie miejsca pracy, której gama produktów i usług obejmuje zarówno w pełni wyposażone biura, jak i profesjonalne sale konferencyjne i szkoleniowe, saloniki biznesowe i jedną z największych na świecie sieci sal wideokonferencyjnych. Regus oferuje nowy sposób pracy - w domu, w drodze, w biurze.

Do tysięcy małych i średnich przedsiębiorstw, które już korzystają z outsourcingu usług biurowych w firmie Regus, pozwalającego im skupić się na głównej działalności, dołączyli tacy klienci, jak Google, GlaxoSmithKline i Nokia.

Ponad 500.000 klientów dziennie korzysta z obiektów firmy Regus rozmieszczonych na całym świecie w 1000 lokalizacjach, w 450 miastach i 80 krajach, umożliwiając osobom prywatnym i całym firmom pracę w dowolnym miejscu i czasie oraz w dowolnie wybrany sposób.