Przygotowując się do poszukiwań biura idealnego musimy wziąć pod uwagę obecną sytuację na rynku nieruchomości, potrzeby firmy, czas niezbędny do prac remontowo-budowlanych oraz negocjacje warunków wynajmu. Właśnie dlatego poszukiwania siedziby powinniśmy zacząć odpowiednio wcześniej. Jeśli potrzebujemy powierzchni od 1000 do 1500 metrów kwadratowych, minimalny okres umożliwiający znalezienie optymalnej siedziby to około pół roku. W przypadku kiedy szukamy większego metrażu czas ten może wydłużyć się nawet do dwóch lat.

Lokalizacja i atrakcyjne otoczenie

Lokalizacja biura odgrywa niezwykle istotną rolę. Zazwyczaj firmom zależy, aby znaleźć się w towarzystwie prestiżowych i renomowanych marek. Biorą również pod uwagę lokalizacje swoich konkurentów. Oczywiście najbardziej pożądane są miejsca znajdujące się w centrum miasta lub w niedalekiej odległości od niego. Nie jest to jednak reguła.

- Wzmożone natężenie ruchu ulicznego w centrum miasta oraz dążenie do redukcji kosztów wynajmu spowodowało, że coraz bardziej popularne są, ulokowane w pewnej odległości od śródmieścia,  dzielnice biznesowe – mówi Mateusz Laskowski, dyrektor operacyjny Forbis Design&Build.

Wpływ na zadowolenie pracowników oraz ich wydajność ma ponadto atrakcyjne otoczenie. Elementy zielone, otwarte dziedzińce oraz dostęp do naturalnego światła to czynniki, na które powinno się zwrócić szczególną uwagę przy poszukiwaniu odpowiedniej lokalizacji.

Aranżacja biura

Zaprojektowanie przestrzeni biurowej jest dla architekta dużym wyzwaniem. Projektant musi mieć na uwadze wszystkie normy związane z liczbą metrów kwadratowych przypadającą na jednego pracownika, regulacje przeciwpożarowe oraz dostosowanie do wydajności systemu wentylacji i klimatyzacji.

- Istnieje szereg regulacji prawnych określających wymogi związane z optymalnym oświetleniem, właściwą wentylacją oraz wielkością powierzchni przeznaczonej dla jednego pracownika. Tylko spełnienie powyższych warunków gwarantuje stworzenie prawidłowego stanowiska pracy. Pamiętajmy również o tym, aby aranżacja przestrzeni biurowej wiązała się z charakterem branży danej firmy. Inaczej zaprojektowanego biura potrzebuje agencja reklamowa, innej aranżacji chce bank, a jeszcze innej biuro rachunkowe  – mówi Marcin Powierza z Forbis Design&Build.

Nowoczesne biuro idealne

Każda firma ma bardzo zindywidualizowane wymagania dotyczące aranżacji biura. Aby móc im sprostać, już podczas projektowania budynku bądź jego wnętrza, należy zapewnić możliwość późniejszego dowolnego kształtowania i rozmieszczania poszczególnych pokoi i stanowisk.

- Przewody elektryczne i telekomunikacyjne, czyli całość okablowania, powinny być doprowadzane do stanowisk spod podłogi. Takie rozwiązanie daje nam pełną swobodę rozmieszczenia poszczególnych ścian bądź boksów – dodaje Mateusz Laskowski.

Nowoczesne biuro powinno dysponować aneksem kuchennym  oraz salą konferencyjną - oczywiście o ile istnieje taka potrzeba. Wysoki standard wykończenia, jasne wnętrza oraz brak wrażenia chaosu to inne czynniki, którymi powinna charakteryzować się siedziba firmy. Duże okna z możliwością uchylenia, gwarantujące pracownikom dostęp do świeżego powietrza oraz naturalnego światła, to także niezwykle istotne elementy, które powinny się znaleźć w biurze idealnym.