Dla pracodawców oznacza to stratę od 450 do 550 miliardów dolarów w skutek związanego z tym zjawiskiem spadku produktywności. Aby zmienić to podejście, coraz więcej przedsiębiorstw podąża za najnowszymi trendami, oferując coraz bardziej elastyczne formy zatrudnienia m.in. umożliwiając pracę mobilną. IDC podaje, że w 2015 roku liczba osób pracujących według tego modelu osiągnie aż 1,3 miliarda. To prawie 40 proc. światowej siły roboczej.

Rosnące oczekiwania klientów, ale i samych pracowników wobec obecnych standardów pracy, sprawiają, że pracodawcy coraz częściej stają przed koniecznością dostosowania warunków zatrudnienia do ściśle określonych potrzeb. Jedną z przyczyn jest stopniowe zacieranie się granicy między czasem służbowym a prywatnym. Wiele osób rezygnuje tym samym ze sztywnych godzin pracy między 9 a 17. Jak pokazują badania Cisco, dwie trzecie pracowników oczekuje stworzenia możliwości dostępu do sieci korporacyjnych z każdego urządzenia przez 24 godziny na dobę. Z kolei raport firmy Dell potwierdza, że 72 proc. badanych traktuje możliwość pracy w domu jako dodatkową korzyść. Fakt ten sprawia, że wiele firm musi nie tyko zapewnić odpowiednie narzędzia, ale wprowadzić wiele zmian w systemie funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Dzięki wykorzystaniu najnowszych technologii pracodawcy mogą zaoferować pracę dopasowaną do potrzeb swoich pracowników.

Pracodawcy coraz częściej wdrażają rozwiązania związane z pracą mobilną podążając za ogólnoświatowymi trendami w zarządzaniu. Na popularności zyskują m.in. rozwiązania bazujące na wykorzystaniu chmury obliczeniowej, aplikacji mobilnych, czy realizujące koncepcję BYOD (ang. Bring Your Own Device), zakładającą wykorzystanie przez pracowników urządzeń prywatnych w celach służbowych. Narzędzia takie jak np. aplikacja Xerox PrintBack daje możliwość m.in. drukowania zdjęć i dokumentów bezpośrednio ze smartfona i tabletu, zdalnego kopiowania danych z repozytoriów w chmurze do komputera w firmie, czy przechowywania zadań drukarki na komputerze do momentu zlecenia drukowania w celu zapewnienia bezpieczeństwa wrażliwych dokumentów. Wszystko to sprawia, że pracownicy mobilni mogą wykonywać swoją pracę z dowolnego miejsca na świecie – mówi Maciej Nuckowski, Dyrektor Działu Usług, Xerox Polska.

Zmiany zachodzące na rynku pracy są często inicjowane przez samych pracowników. Według raportu „The Rise of the Mobility”, aż 3 na 5 z nich deklaruje, że biuro nie jest potrzebne do bycia produktywnym[1]. Pracodawcy dostosowują się do zupełnie nowych wymogów wprowadzając zintegrowane systemy motywacji oraz efektywnego zarządzania zespołem.

W związku ze zmieniającymi się oczekiwaniami wobec pracy mobilnej, przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na wdrożenie nowoczesnych systemów kontroli oraz premiowania pracowników. Ważne jest jednak to, aby sami zainteresowani  zdawali sobie sprawę, że wprowadzenie takich metod nie jest przejawem braku zaufania, ale rozwiązaniem, które optymalizuje ich pracę, jak również stanowi podstawę do  uczciwej gratyfikacji. Badania FernPartners pokazują, że używany w co 3 firmie system wyliczania premii jedynie na podstawie przychodu uzyskanego przez osobę zatrudnioną jest nieskuteczny[2]. Wykorzystanie w tym procesie m.in. technologii GPS sprawia, że pracodawcy, po analizie danych, mogą udzielić konkretnej informacji zwrotnej swoim pracownikom i nagradzać ich pracę w przejrzysty i przemyślany sposób. Wprowadzenie takiego systemu szczególnie sprawdza się w przypadku firm zatrudniających wielu przedstawicieli mobilnych m.in. z sektora FMCG, bankowego czy farmaceutycznego – mówi Kamil Jakacki, Dyrektor ds. Sprzedaży w Cartrack Polska.

Mobilne biuro

Jak pokazują badania Clicktrans, osoby w przedziale wieku 20-74 spędzają w drodze od 60 do 90 minut dziennie. Na przestrzeni całego tygodnia, daje to aż jeden dodatkowy dzień pracy. Problem efektywnego wykorzystania czasu spędzanego w podróży dotyczy co czwartego z nas, zarówno pracowników niższego jak i wyższego szczebla. Badanie Coleman Parkes wykazało, że przeciętny menadżer spędza aż 13 dni w roku podróżując. Właśnie dlatego wiele firm szuka coraz częściej rozwiązań, które pomogą odpowiednio ten czas zagospodarować. Dzięki nowoczesnym technologiom urządzenie biura możliwe jest również np. w samochodzie.

Mobilność to aktualnie jeden z najistotniejszych elementów codziennej pracy. Wynika to z faktu, iż klienci oczekują dyspozycyjności swojego usługodawcy bez przerwy, a pracownicy dojeżdżający do swojego biura lub klienta chcą móc spędzać ten czas efektywnie - tłumaczy Michał Grabarz, dyrektor ds. usług IT w Infosys BPO Europe. - Dlatego też pracownicy coraz częściej korzystają z urządzeń i aplikacji, które umożliwiają im wykonywanie zadań służbowych w podróży, niezależnie od okoliczności. W odpowiedzi na takie tendencje ważne jest utrzymywanie mobilnej struktury firmy, a co za tym idzie, dostarczenie zespołowi odpowiednich narzędzi pracy. Kluczowy jest przy tym czynnik bezpieczeństwa, niezawodności i łatwości korzystania z mobilnych urządzeń w każdym z wykorzystywanych środków  transportu, w tym w samochodzie – dodaje.

Na rynku znaleźć można wiele rozwiązań, które są pomocne osobom podróżującym służbowo nawet w najbardziej nieprzewidywalnych okolicznościach. Przydają się one również w delegacji - kiedy trzeba odwiedzić nieznane miejsce, a często brakuje czasu na poszukiwanie właściwego budynku, parkingu czy hotelu. Rozwijane są np. urządzenia zgodne z systemami nawigacyjnymi GPS i GLONASS, oparte na stałej komunikacji online.

Tego typu urządzenia „uczą się” w trakcie jazdy samochodem, gromadząc najnowsze dane o trasach i ruchu drogowym. Dzięki temu ich użytkownicy unikają dobrze znanych kierowcom problemów wynikających z wykorzystania szybko dezaktualizujących się map offline. Aplikacje samochodowe oferują takie funkcjonalności, jak bezprzewodowa integracja kokpitu z telefonem kierowcy, a nawet z telefonami czy tabletami wszystkich pasażerów auta  – mówi Wojciech Mach, Dyrektor Zarządzający Luxoft Poland, polskiego oddziału globalnego dostawcy rozwiązań IT dla wiodących światowych producentów samochodów i dostawców urządzeń motoryzacyjnych.

Czy biuro da się zastąpić?

W dobie rosnącej mobilności pracowników i telepracy, nasuwa się pytanie jaką przyszłość ma przed sobą tradycyjne biuro. Zdaniem jednej trzeciej ankietowanych w badaniu Dell „The Global Evolving Workplace”, w perspektywie długoterminowej firmy zrezygnują z utrzymywania scentralizowanych siedzib. Zwolennicy telepracy wymieniają takie jej zalety jak komfort, lepsza możliwość skupienia się czy wyeliminowanie uciążliwych dojazdów, ale wskazują też na minusy.

Niemal 1/5 respondentów ankiety Dell, którzy co najmniej połowę swojego czasu przepracowują zdalnie uważa, że praktyka ta przyczyniła się do ograniczenia rozwoju ich kariery. Wątpliwości budzi też to czy praca z domu rzeczywiście sprzyja skupieniu
i koncentracji. 84 proc. osób wykonujących obowiązki służbowe we własnych czterech ścianach przyznaje, że w tym samym czasie obecni są tam także pozostali domownicy. Należałoby zatem zapytać nie o to, czy tradycyjne biura przetrwają, ale o to jak zmieni się ich funkcja. Z jednej strony praca zdalna zyskuje na popularności, z drugiej, firmy coraz mocniej stawiają na współpracę opartą na bezpośredniej interakcji pomiędzy członkami zespołu. Dobrze widać to na przykładzie firm z sektora IT, które aby odnieść rynkowy sukces muszą pozostać innowacyjne. Dlatego jedną z pierwszych decyzji Marissy Mayer po objęciu stanowiska CEO Yahoo było właśnie ograniczenie pracy z domu – komentuje Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office.

Niezależnie od różnorodnych opinii dotyczących tradycyjnych siedzib firm,obserwujemy proces przemian w postrzeganiu i aranżacji biur. Coraz więcej firm decyduje się obecnie na tworzenie takich siedzib, które udostępniają zarówno specjalne sekcje do pracy w wieloosobowych zespołach, jak i realizacji zadań wymagających skupienia i indywidualnej pracy. Tego typu rozwiązania wprowadzone zostały na przykład w gdańskim Globalnym Centrum Finansowym Arla Foods, zatrudniającym obecnie ponad 270 osób.

Współpracując w zespołach projektowych, czy też biorąc udział w spotkaniach z zagranicznymi partnerami, nasi pracownicy uczestniczą regularnie w dyskusjach, telekonferencjach czy szkoleniach. W ramach wsparcia, w nowej siedzibie – otwartej w Gdańsku w grudniu 2014 roku - przygotowaliśmy specjalne pokoje do spotkań, czy pomieszczenia dostosowane do prowadzenia telekonferencji. Co więcej, planując zagospodarowanie przestrzeni typu „open space” uwzględniliśmy wydzielenie specjalnych sektorów z kanapami i stołami projektowymi, umożliwiających krótkie spotkania współpracowników. Dzięki temu mogą oni swobodnie rozmawiać, nie utrudniając wykonywania obowiązków innym– mówi Marcin Tchórzewski, Dyrektor Zarządzający Globalnego Centrum Finansowego Arla Foods.