Wart blisko 720 tys. zł projekt został dofinansowany przez Unię Europejską w ramach umowy, jaką APS SA zawarła z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości reprezentowaną przez Podlaską Fundację Rozwoju Regionalnego. Jego celem było wsparcie innowacyjnego wdrożenia systemu B2B, automatyzującego proces realizacji zamówienia handlowego oraz proces nadzoru serwisowego przy wdrożeniu technologii elektronicznej wymiany danych. Realizacja inwestycji rozpoczęła się na początku marca 2014 od podpisania umowy z wykonawcą zadania – białostocką firmą Zeto, liderem konsorcjum firm Zeto-Proximus.

- Zdecydowaliśmy się na takie rozwiązanie ze względu na konieczność dostosowania sposobu zarządzania do obowiązujących na rynku standardów i wymogów firmy - mówi prezes APS SA, Bogusław Łącki. - Dzięki tej inwestycji całkowicie zmieniliśmy technologię organizacji pracy. Obecnie obsługa procesów biznesowych, komunikacji w firmie jest realizowana elektronicznie i uwzględnia coraz większą mobilność naszych pracowników.

W ramach projektu wdrożono dwa systemy B2B: eDokumenty, obejmujący elektroniczny obieg dokumentów i zarządzanie przepływami pracy (Workflow) oraz zintegrowany z nim, system Forte stanowiący bazę transakcyjną do nowego sytemu.

- Podstawowym założeniem projektu było wdrożenie innowacyjnego systemu 
informatycznego, wykorzystującego nowoczesną infrastrukturę IT i obejmującego elektroniczny obieg dokumentów, eliminujący w wielu przypadkach dotychczasowy obieg papierowy  - mówi Andrzej Karaszewski, doradca zarządu ds. systemów mikroprocesorowych. – Jednocześnie wdrożono jednolity system obejmujący kluczowe procesy biznesowe w firmie: realizację zamówienia handlowego oraz nadzór serwisowy nad instalacją.

Realizacja inwestycji przebiegała etapowo – poczynając od dostaw sprzętu i systemu informatycznego, poprzez dostarczenie oprogramowania eDokumenty,  systemu Forte wraz z ich implementacją w środowisku informatycznym, po uruchomienie procesów, testy oraz szkolenie pracowników. Jak nowa technologia wpłynęła na funkcjonowanie firmy?  

- Uruchomienie całkowicie nowej, innowacyjnej, elektronicznej platformy komunikacyjnej wyeliminowało w wielu obszarach obieg papierowy, wprowadzając elektroniczne teczki oraz sprawy, umożliwiło równoległe realizowanie zadań przez wielu pracowników oraz dostępność w dowolnej chwili do pełnego kontekstu konkretnego zagadnienia - dodaje Andrzej Karaszewski.

Według założeń projekt swoim zasięgiem obejmie współpracę z partnerami zagranicznymi, a docelowo także pozostałych kontrahentów APS SA. Obecnie system jest używany przez załogę firmy i wykorzystywany w całym spektrum jej działalności - począwszy od rejestracji czasu pracy po udział w realizowanych przez spółkę zadaniach inwestycyjnych i ewidencję kosztów związanych z ich realizacją. Wdrożona w APS SA, nowatorska technologia, została doceniona przez kapitułę konkursu Innowacje 2014, zorganizowanego przez Kurier Poranny i białostocki oddział NOT. APS SA po raz kolejny zwyciężyła w tym rankingu w kategorii „Usługa, firma średnia”.