Ponad 80 osób, prezesów i dyrektorów finansowych firm różnej wielkości i z różnych branż (handel, dystrybucja, produkcja, wydawnictwa prasowe, usługi) wzięło udział w konferencji szkoleniowej „Zarządzanie sprzedażą przez liczby czy przez relacje?” jakie w Ambasadzie Kanady przeprowadziły wspólnie firmy Solemis Group SA i Schenk Institute. Celem szkolenia było pokazanie uczestnikom, że w dzisiejszej gospodarce rynkowej skuteczne zarządzanie wymaga  od managerów połączenia zarządzania relacjami w zespole – wyznaczania celów i motywowania pracowników, z precyzyjnym budżetowaniem, planowaniem zysków, kosztów i  sprzedaży – bazującym  na aktualnych, precyzyjnych, zagregowanych danych o stanie firmy. Dane takie uzyskać można tylko dzięki zastosowaniu nowoczesnych narzędzi klasy Business Intelligence (BI)  – jak PROPHIX, TARGIT. Zarządzanie relacjami w zespole to z kolei umiejętności bardziej humanistyczne – psychologiczne – nie mierzalne liczbowo jak BI.Punktem wyjścia konferencji była prezentacja i omówienie raportu znanej firmy analitycznej Aberdeen Group przygotowanego na podstawie badania najlepszych firm w różnych branżach w USA.

Konferencję rozpoczął Roger Belanger - Radca Handlowy Ambasady Kanady w Polsce. Mówił o wspieraniu przez Ambasadę kontaktów i wspólnych przedsięwzięć biznesowych firm kanadyjskich i polskich oraz o bezwizowym ruchu Polaków do Kanady.

 Zarządzanie efektywnością sprzedaży - Raport Aberdeen Group

„Dobrze jest podpatrywać jak działają najlepsi i uczyć się korzystając z ich doświadczenia” – powiedział Ryszard Sadowski, prezes Solemis Group SA. rozpoczynając omawianie raportu Aberdeen Group i prezentując jak zarządzać efektywnością sprzedaży, tak by osiągnąć wytyczone cele firmowej czy korporacyjnej efektywności.

W badaniu rynku amerykańskiego z kwietnia 2008 roku, Aberdeen określiło najlepsze wyniki budżetowania i planowania przedsiębiorstw bazując na kryteriach efektywności i precyzyjności procesów, jak również na zdolności przystosowania się do zmieniających się warunków poprzez korygowanie prognoz w trakcie roku.

Duże przedsiębiorstwa 60 % częściej osiągają najlepsze wyniki,  mniejsze firmy 40% rzadziej osiągają ten najwyższy poziom efektywności. Jakkolwiek cykl budżetowy, niezależnie od wielkości firmy zamyka się w przedziale 2,5-3 miesięcy, to duże firmy w 50 % i więcej przypadków są w stanie zawsze sfinalizować budżet przed rozpoczęciem kolejnego okresu. Ciekawy również jest fakt, że 100% trafność budżetu osiągają duże przedsiębiorstwa, średnie 97%, a małe zaledwie 91% trafności. Warto podkreślić, że 100% trafność budżetu oznacza albo  precyzyjne przewidzenie zarówno przychodów jak i kosztów, albo dobre kontrolowanie wykonania budżetu lub oba te czynniki na raz.

Aberdeen wskazuje, że wykorzystanie technologii jest jedną z zasadniczych przyczyn dlaczego duże firmy osiągają lepsze wyniki jeśli chodzi o proces planowania i budżetowania mimo, że posiadają bardziej złożoną i skomplikowaną strukturę organizacyjną i zwykle więcej grup produktów. 

Małe i średnie przedsiębiorstwa niemal 50% używają arkuszy kalkulacyjnych jako jedynej lub podstawowej formy komunikacji w procesie budżetowania. Duże firny na arkuszach polegają w 15-20% i znacząco chętnie wykorzystują aplikacje biznesowe przeznaczone wspierania planowania i budżetowania.

Ciekawa jest hierarchia czynników uważanych za najważniejszych w procesie planowania:

·      42% badanych – poprawienie precyzji budżetowania

·      37% - zwiększenie szybkości reagowania na zmiany uwarunkowań

·      34% - zapewnienie lepszej kontroli kosztów

·      34% - skrócenie czasu i kosztów budżetowania

i w zakresie efektywności sprzedaży:

·      67% - zwiększenie sprzedaży

·      35% - zdobycie zyskownych klientów

·      27% - potrzeba odróżnienia się od konkurencji

·      19% - redukcja kosztów sprzedaży

A jakie strategiczne działania podejmują najlepsi na rynku (firmy znajdujące się powyżej średniej)? Najlepsi w ponad 53% automatyzują procesy planowania (pozostali zaledwie w 43%) i w ponad 42% angażują w proces budżetowania większą liczbę decydentów (pozostali w 34%).

91% firm najlepszych w swojej klasie ma formalny proces planowania, pozostałe 9% ma ten proces nieformalny, natomiast 14% firm najgorszych nie ma w ogóle procesu planowania, a sformalizowany ma tylko 57% najgorszych firm. Źródłem sukcesu najlepszych jest również kombinacja planowania odgórnego i oddolnego – stosuje je ponad 73% najlepszych firm.

 Technologia kluczem do powodzenia

Liczby nie pozostawiają wątpliwości, że najlepsi nie uzyskaliby tak dobrych wyników bez wykorzystania odpowiednich technologii – ponad 67% najlepszych firm korzysta z aplikacji do budżetowania i prognozowania, a ponad 72% z automatyzacji obiegu dokumentów – dla porównania pozostali korzystają z tych aplikacji odpowiednio w 32% i 34%.

Zastosowanie takich systemów jak PROPHIX do budżetowania czy TARGIT do wielowymiarowych analiz  pozwala nie tylko usprawnić proces planowania i controllingu ale aktywnie reagować na przekroczenie założonych wskaźników – dzięki szybkiemu i przejrzystemu, automatycznemu ostrzeganiu - np. w postaci zegarowych wskaźników uzyskiwanej marży na poszczególnych produktach. Wskaźniki zawierające pola zielone (dobrze), żółte (ostrzeżenie) i czerwone (spadek poniżej dopuszczalnej granicy) mogą być nałożone na katalog produktów umieszczony na wewnętrznej, firmowej witrynie ze zdjęciami produktów.

 Zarządzanie zespołem, motywowanie pracowników oraz kontrolowanie wyników

Technologie oczywiście pomagają ale nie zastępują człowieka. Sukces odnoszą tylko leaderzy, szefowie firm, którzy skutecznie zarządzają zespołem umiejętnie ich motywując – zgodnie z celami biznesowymi firmy.

O różnych stylach skutecznego zarządzania przez relacje i motywowaniu pracowników mówił Przemysław Jackowiak z Schenk Institute, pokazując 4 skrajne style – wspierający, trenerski, delegujący i dyrektywny oraz dwuczynnikową teorię motywacji Herzberga.

Roman Zleśny z Solemis Group prezentował natomiast zarządzanie sprzedażą przez liczby: forecast, analizy, trendy, konsole menedżerskie zegarami zagregowanych wskaźników krytycznych dla oceny działania firmy.

 Dyskusja i opinie uczestników

W dyskusji przewijały się dwa tematy – jak w praktyce łączone są różne style zarządzania, powiązanie motywowania pracowników z realizacją celów firmy oraz różne ustalanie priorytetów przy budżetowaniu.

Podkreślano, że w praktyce większość działań w firmach opiera się na bardzo powierzchownej analizie – brakuje po prostu efektywnych narzędzi agregujących dane z jednej strony, a z drugiej umożliwiających łatwą symulację ew. zmian. Sporo szczegółowych pytań odnosiło się właśnie do agregacji danych umożliwiających spojrzenie na całość procesów i szybką ocenę oraz co najważniejsze – na możliwość reakcji. Ciekawe były również uwagi i przykłady dotyczące motywowania pracowników – podkreślano, że możliwość bieżącej, codziennej prezentacji uzyskanych wyników przez poszczególnych pracowników – jaką dają systemy BI - może być bardzo stymulująca – wyzwalać pozytywną rywalizację szczególnie młodych pracowników.

Podsumowując dyskusję, ostrożnie stwierdzić można, że o ile z kierowaniem przez relacje firmy sobie nieźle radzą, to na pewno brakuje im podstaw liczbowych – narzędzi do efektywnych analiz bieżącej sytuacji firm – szczególnie umożliwiających znalezienie przyczyn.

„Szkolenie było subtelnym połączeniem wiadomości o narzędziach klasy BI wspomagających podejmowanie decyzji oraz miękkich umiejętnościach jakimi powinny cechować się osoby zarządzające działem sprzedaży. Konwencja zaproponowana przez organizatorów była stymulująca i umożliwiła uczestnikom prowadzenie dyskusji, które sprzyjały dzieleniu się doświadczeniami. Wartością dodaną była możliwość nawiązania ciekawych relacji i kontaktów biznesowych.” Karolina Kilijańczyk, dyrektor w firmie Microplan

Solemis Group S.A. www.solemis.com  Solemis Group S.A. jest wiodącym dostawcą zaawansowanych rozwiązań biznesowych obecnym w Polsce od 1986 roku. Ofertę firmy stanowią specjalistyczne produkty uzupełniające istotne luki w klasycznych systemach  ERP/CRM. Aktualnie w ofercie firmy znajdują się dwa światowej klasy produkty należące do tej klasy rozwiązań: PROPHIX i TARGIT. Kanadyjski system PROPHIX jest aplikacją  finansową używaną przez tysiące osób na całym świecie do budżetowania, prognozowania, raportowania i analiz. Duńskie oprogramowanie TARGIT to rozwiązanie z obszaru Business Intelligence umożliwiające decydentom na wszystkich szczeblach zarządzania wielowymiarową analizę danych i uzyskanie natychmiast całościowego obrazu sytuacji w firmie.Od 2005 roku Solemis Group S.A. jest jedynym przedstawicielem w Polsce producentów systemów PROPHIX i TARGIT oraz twórcą polskich wersji tych systemów. Solemis Group jako jedyna firma w Polsce świadczy outsourcing usług IT dla Microsoft w zakresie oprogramowania ERP – Microsoft Dynamics GP (Business Solutions Great Plains). W ofercie firmy znajdują się także rozszerzenia funkcjonalne do systemu Microsoft Dynamics GP (MBS Great Plains) oraz system finansowo-księgowy dla małych firm SM-BOSS.Realizując konsekwentnie swoją misję: „Współpracować z Partnerami i Klientami w osiąganiu sukcesów”, 
Solemis Group SA planuje sukcesywnie wprowadzać na rynek nowe, coraz bardziej zaawansowane produkty, spełniające wysokie wymagania klientów, ze szczególnym uwzględnieniem bardzo wąskich, wysokospecjalizowanych rynków.  

Kontakt dla prasy:
          

Magdalena Drażba,  mailto:mdrazba@solemis.com  
tel. (0-58) 661-22-22 w. 112
Solemis Group S.A., ul. Kłajpedzka 7F, 81-533 Gdynia

Obsługa Prasowa i PR:
Zbigniew Blewoński, mailto:zbigniew.blewonski@indalo.pl 
komórka: (+48) 501-772-619

Nadesłał: Indalo PR http://www.indalo.pl