W niełatwych czasach kryzysu, kiedy wiele firm ma duże problemy z utrzymaniem się na rynku, konieczne jest zastanowienie się nad tym, jaka dziedzina działalności przedsiębiorstwa ma dla niego strategiczne znaczenie. Pozostałe obszary, choć niezbędne do sprawnego funkcjonowania biznesu, pełnią zwykle rolę drugorzędną. Dlatego też coraz częściej firmy decydują się na przekazanie tych funkcji wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym. Dzięki temu nie tylko znacznie obniżają swoje koszty, ale przede wszystkim mogą skupić się na tym, co jest istotą ich działalności. Wśród zadań, które są najczęściej delegowane poza firmę znajdują się usługi informatyczne.

Zadanie dla specjalistów

Sprawne funkcjonowanie systemów informatycznych jest niezbędne do niezakłóconego działania przedsiębiorstwa, a więc decyduje również o jego rynkowym sukcesie. Jeśli więc zatrudnieni w nim pracownicy nie są w stanie robić czegoś taniej i na najwyższym poziomie, najlepiej powierzyć to zadanie sprawdzonym specjalistom.

- Wybierając firmę zajmującą się kompleksową opieką nad systemem IT, koniecznie trzeba zwrócić uwagę na jej kompetencje - mówi Marek Godlewski, Prezes Zarządu MGM Systems S.A. – Różnorodność środowisk informatycznych sprawia, że powinna ona legitymować się nie tylko niezbędnymi certyfikatami i autoryzacjami, ale także doświadczeniem i szerokim zapleczem technologicznym.

Pod dobrą opieką

Współpraca z zewnętrzną firmą w zakresie obsługi informatycznej powinna zapewniać przedsiębiorstwu maksymalizację ciągłości działania biznesu. Zwykle oznacza to stały nadzór i wsparcie dla infrastruktury sprzętowej, systemowej i aplikacyjnej, stanowiącej podstawę działania systemów biznesowych. Daje to klientowi szereg korzyści m.in. stały całodobowy nadzór nad całością lub częścią infrastruktury IT, połączony z automatycznym powiadamianiem o możliwości wystąpienia awarii zanim jeszcze do niej dojdzie i wykonaniem działań zapobiegawczych. Firma outsourcingowa na ogół zapewnia również obsługę zgłoszeń różnego rodzaju awarii lub problemów, które często się powtarzają. Będzie też niezastąpiona przy zmianie konfiguracji systemów oraz przy zakupie odpowiedniego sprzętu.

Pomocne wsparcie

- Dobre firmy kierują do obsługi klienta koordynatora oraz inżynierów, którzy zapewniają nieprzerwaną opiekę oraz pełną specjalistyczną wiedzę o stanie jego systemów informatycznych – twierdzi Marek Godlewski. – Przedsiębiorstwo może również liczyć na osobę oddelegowaną do jego siedziby, która w razie potrzeby zawsze zajmie się drobnymi naprawami i wsparciem przy podstawowych problemach takich jak np. papier zacięty w drukarce. Nie do przecenienia jest jednak wsparcie w zakresie rozwoju systemu IT klienta, zgodnie z kierunkami z jakimi rozwija się jego biznes.

Ważne idealne dopasowanie

Zwykle nawiązując współpracę z firmą outsourcingową zajmującą się IT, określa się zakres merytoryczny sprawowanej opieki oraz wyszczególnia systemy informatyczne, które tej opiece będą podlegać. W ramach umowy ustala się również określoną kwotę ryczałtu miesięcznego oraz ilość godzin wsparcia dla obsługi awarii, która jest wliczona do zryczałtowanej opłaty.

Wdrożenie outsourcingu IT prowadzi do powstania ścisłej zależności technologicznej i biznesowej między stronami kontraktu. Jakiekolwiek zmiany w obszarach przekazanych zewnętrznemu dostawcy są wówczas realizowane poprzez uzgadnianie ich z partnerem, co prowadzi nie tylko do zacieśniania współpracy, ale przede wszystkim do elastycznego funkcjonowania systemu IT i idealnego dopasowania go do potrzeb przedsiębiorstwa.

ramka

Główne zalety outsourcingu usług informatycznych:

·         zapewnienie wyższej jakości usług - specjaliści zajmujący się obsługą outsourcingową posiadają ogromne doświadczenie i wiedzę

·         optymalizacja kosztów obsługi IT

·         podniesienie bezpieczeństwa organizacji

·         brak kosztów pozyskania pracowników oraz ich szkolenia

·         wyższa elastyczność

·         przyjmowanie bez ograniczeń dodatkowych zleceń

·         brak problemów związanych z czasową nieobecnością pracowników działu IT w firmie