W którą stronę zmierzają „incentive travels"?

 Ostatnie badania przeprowadzone przez międzynarodowe stowarzyszenie SITE* pokazują, że sytuacja w branży incentive jest już w miarę stabilna i pomimo zawirowań kryzysowych, stopniowo wraca do normy. Przybywa zapytań ofertowych, a firmy odważniej planują  budżety. Niemniej ostrożność wciąż obowiązuje. W związku z tym główne trendy, na które zwraca uwagę przeważająca część respondentów badania SITE z całego świata to przede wszystkim: większa koncentracja na dobrym zaplanowaniu imprezy (wybór ciekawej destynacji i optymalnego czasu trwania wyjazdu, wyjątkowego zestawu atrakcji programowych itp.), włączenie do programów motywacyjnych elementów z zakresu CSR oraz optymalizacja budżetów.

 „Informacje o najnowszych trendach z raportu SITE brzmią jak oczywistości. Tym bardziej trudno uwierzyć, jak często wielu z naszych zleceniodawców zapomina o tych podstawowych zasadach, w imię tego, że trzeba zrobić coś szybko, albo tanio. Zwykle kompletnie bez planu. Tymczasem w turystyce biznesowej planowanie - najlepiej z rocznym lub wielomiesięcznym wyprzedzeniem - przynosi same korzyści.

Przy rozsądnym planowaniu dużo łatwiej uzyskać efekty biznesowe i wizerunkowe. Łatwiej też zoptymalizować budżet." - mówi Małgorzata Gulińska, właścicielka Margot Travel, firmy organizującej wyjazdy incentive.

 „Dobry wyjazd incentive zaczyna się  dużo wcześniej niż zakomunikowanie zespołowi, że jeśli przekroczy target o 7%, to wyjeżdża w nagrodę do Wenezueli.

Incentive to proces i jak każdy proces charakteryzuje się trzema "T": To Trochę Trwa (ang. This Takes Time). Tu nie da się pójść na skróty. Na szczęście dziś menedżerowie mają ułatwione zadanie, gdyż całkiem sporo jest już na rynku profesjonalnych firm, które sporą część przygotowania i realizacji wezmą na siebie." - uważa Tomasz Kubicius,  właściciel Centrum Rozwoju Kadr „VIDI".

 Efekt „wow!" - absolutna konieczność

 Raport SITE podkreśla, że dla uczestników wyjazdów motywacyjnych w dalszym ciągu kluczowe znaczenie ma tzw. efekt „wow!", czyli zestaw atrakcji dodatkowych, jakich nie doświadczy się podczas zwykłego wyjazdu turystycznego.

Mimo, że wspomniani uczestnicy podczas wyjazdu firmowego chętnie wybierają tradycyjne rozrywki, jak wycieczki, zwiedzanie muzeów (ponad 45% uczestników), czy korzystanie z atrakcji sportowych, SPA, robienie zakupów, grę w golfa (średnio 35% z nich) - to jednak równocześnie oczekują elementów zaskoczenia, wyjątkowych doświadczeń i indywidualnego podejścia.

Właśnie - indywidualne podejście. To kolejna prawidłowość: czym młodsi uczestnicy wyjazdów incentive, tym chętniej przyjmują propozycje zajęć indywidualnych. Wolą zwiedzać indywidualnie i korzystać z oferowanych atrakcji samodzielnie.

 „Staramy się sprawić, żeby nasze programy były zaskakujące, wyjątkowe, mówiąc kolokwialnie: odjazdowe. Zwiedzanie miasta?  Tak, ale w formie gry miejskiej, w czasie której uczestnicy muszą część trasy pokonać... balonem. Wizyta w muzeum - owszem, ale łącznie z udziałem w warsztatach rzemieślniczych, turniejem wiedzy, albo konkursem fotograficznym. Staramy się wyszukiwać dla naszych klientów specjalne smaczki i klimaty. Robimy wszystko, żeby efekt „wow!" był obecny na każdej z naszych imprez" - komentuje Monika Ablewicz z Margot Travel.

 „Dzisiaj, gdy Ziemia się skurczyła, dzięki dużej konkurencyjności linii lotniczych, aby wyjazd można było nazwać wyjazdem "incentive", trzeba się wysilić dużo bardziej niż jeszcze kilka lat temu. Niezależnie od tego,  czy to wyjazd dla naszych pracowników, czy dla partnerów biznesowych ciągle aktualna jest zasada Toma Petersa "wyróżnij się lub zgiń". I druga rzecz, o której trzeba pamiętać: również  w tej dziedzinie sprawdza się stara, dobra zasada wędkarza. Otóż dobry wędkarz na haczyk zakłada to, co smakuje rybie, a nie jemu samemu. Ciągle jestem zaskakiwany faktem, iż tak wielu handlowców, a nawet ich szefów nie stosuje tej zasady. Całkiem niedawno słyszałem od jednej z uczestniczek szkolenia opowieść jak to szef (fascynat militariów i wojskowości) nakazał całemu zespołowi przebranie się w wojskowe moro i bieganie z markerem do paintballa po lesie. Komentarz tej pani (i jej koleżanek) brzmiał:  "Phi, też coś, po lesie będziemy biegać?! Mógł nas zaprosić nas do jakiejś eleganckiej restauracji."- dodaje Tomasz Kubicius z Vidi.

 Co  z tym CSR-em?

 Obecnie działania społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR) w 56% przypadków nie są włączane w programy incentive.

Natomiast według raportu SITE większość zleceniodawców na świecie deklaruje chęć włączania CSR do programów wyjazdów motywacyjnych. Skala występowania tych opinii wskazuje na to, że działania CSR-owe stają się trendy.

 „Złośliwi mogą twierdzić, że jedną z przyczyn tych tendencji może być chęć niwelowania wizerunku incentive travels jako zbędnego luksusu w trudnych ekonomicznie czasach. Wyjazdom biznesowym chce się tym sposobem nadać przymiot zjawiska pozytywnego i społecznie pożytecznego. Trudno się odnieść do takich opinii, bowiem patrząc od strony skutku wydaje się, że ilekroć ktoś robi coś pro publico bono, nie sposób go za to krytykować. Wątpliwości mogą tu jedynie budzić intencje czy pobudki. Ale to temat na dłuższą dyskusję. I to nawet nie o zjawisku incentive, ale o CSR w ogólności." - komentuje Tomasz Szucki, z agencji Almi Solutions.

 „CSR to trudny temat. Wymaga delikatności i konsekwencji w działaniu. Nawiązujemy kontakty, oferujemy komuś pomoc. Trudno to  potraktować jako „jednorazową sytuację". Bo my też jesteśmy stroną w sprawie.

Od takiego projektu CSR zaaranżowanego na potrzeby jednego z klientów, rozpoczęła się nasza przyjaźń z nauczycielami i dziećmi z pewnej ubogiej, meksykańskiej szkoły. Ta przyjaźń trwa do dziś. W ubiegłym roku zorganizowaliśmy dla nich wycieczkę. Radości było co niemiara. Każdego z naszych klientów namawiamy, aby podjął wyzwanie i spróbował wzbogacić swój program o działania CSR. Na razie jednak nieczęsto nam się to udaje. Klienci na ogół dostrzegają, że temat jest ważny, lecz jednocześnie uznają, że będzie nieatrakcyjny dla uczestników imprezy. Niestety... " - komentuje Małgorzata Gulińska z Margot Travel.

 Szkolenie i incentive w jednym?

 Z raportu SITE wynika, że ponad 63% zleceniodawców nie chce włączać do wyjazdów incentive elementów szkoleniowych. Uzasadniają to w ten sposób, że wyjazd motywacyjny ma inne cele niż szkolenie i nie warto koncepcji incentive rozmieniać na drobne. Co na to szkoleniowcy?

„Czy łączyć incentive ze szkoleniami? Dobre pytanie. I tak, i nie.

Z mojego doświadczenia jako szkoleniowca wynika, że jeśli wyjazd nie jest daleki, to bardzo dobrze jest go połączyć z elementami szkoleniowymi. Ale jeśli wyjazd jest daleki, w jakieś egzotyczne miejsce, to łączenie go ze szkoleniem jest  kiepskim pomysłem. Niestety, wielu szefów wciąż na niego wpada. Rozmawiam później z uczestnikami takich eskapad i mówią mi, że skoro mieli się szkolić z prezentacji, to można było pojechać do Ustronia, a niekoniecznie lecieć na Maltę, czy na Dominikanę. Zazwyczaj z takiego wyjazdu ludzie wracają niezbyt zadowoleni, bo myślą: zamiast iść na plażę albo pozwiedzać, z czterech dni wyjazdu - dwa i pół spędziłem na sali konferencyjnej. Jeśli nas, jako firmę szkoleniową, ktoś chce namówić na taki daleki wyjazd połączony ze szkoleniem, zawsze odradzam. Nie dlatego, że nie lubię dalekich wyjazdów. Wręcz przeciwnie, ale chodzi o to, aby cel, program i charakter całego przedsięwzięcia były przemyślane i spójne, inaczej jest prawie pewne, że impreza nie będzie sukcesem. A ja nie lubię brać udziału w przedsięwzięciach z góry skazanych na porażkę" - komentuje Paweł Olesiak, współwłaściciel firmy szkoleniowej Aiki Management.

 Optymalizacja budżetów, czyli zwykłe cięcia?

 Coraz rzadziej klienci - zwłaszcza ci z doświadczeniem w organizacji incentive - z uporem trwają przy żądaniach „taniej, taniej". Wiedzą już, że przy organizacji  tego rodzaju imprez raczej nie można liczyć na cuda. Nie da się bowiem zorganizować wyjątkowego, obfitującego w atrakcje i „uszytego na miarę" wyjazdu w cenie tanich wczasów z oferty internetowej. To są dwa różne światy, inne rzeczywistości.

 „Od blisko 15 lat organizujemy podróże incentive. Byliśmy w ponad 80 krajach świata.

Mamy bogate doświadczenie i potrafimy klientowi doradzić jak zoptymalizować budżet, na czym można zaoszczędzić, a na czym nie wolno. Przede wszystkim absolutnie nigdy nie wolno oszczędzać na bezpieczeństwie uczestników. Obserwujemy, że obecnie klienci oczekują swego rodzaju kondensowania imprez incentive: skracania długości wyjazdów i naszpikowania ich programu atrakcjami, tak, żeby całe zdarzenie było mocnym, intensywnym przeżyciem. Jednak zdarza się, że odradzamy to rozwiązanie, bo naszym zdaniem organizacja wyjazdu „na koniec świata", trwającego cztery, czy pięć dni, mija się z celem. Chyba nie muszę tłumaczyć dlaczego." - podsumowuje Małgorzata Gulińska z Margot Travel.

 Niewinne pytanie prezesa: co ja z tego będę miał?

 „Zawsze powtarzamy to naszym klientom: dobrze zaplanowany incentive, odpowiadający na potrzeby uczestników, dopasowany do ich oczekiwań, poprzedzony odpowiednią komunikacją - to inwestycja, która zwróci się z nawiązką. Natomiast wyjazd przygotowany na chybcika, w oparciu o standardową ofertę biura podróży, często jest udany i miły, ale w kategoriach biznesowych - to pieniądze wydane nieroztropnie. Wyjazd „uszyty na miarę" spełnia wszystkie warunki, które SITE prezentuje w raporcie jako istotne: ma sensowny, przygotowany indywidualnie dla klienta plan podróży, daje możliwość włączenia do programu dodatkowych elementów - ściśle pod konkretne zamówienie - i wreszcie pozwala optymalizować budżet" - mówi Małgorzata Gulińska.

 A Tomasz Kubicius uzupełnia: „Wyjazd typu incentive z biznesowego punktu widzenia powinien być inwestycją. I to dobrą inwestycją. Każda dobra inwestycja z kolei charakteryzuje się określoną stopą zwrotu. Czy przypadkowo zorganizowany wyjazd może spełnić powyższe założenia? Pewnie, że może, tak samo jak możliwe jest trafienie "szóstki" w lotto. Tylko czy stać nas  na tak duże ryzyko?"

* SITE Index, luty 2011.

   www.siteglobal.com