Nie ma nic gorszego, niż zła organizacja pracy, problem z uzyskaniem właściwej informacji czy brak dostępu do danych o projektach, które są realizowane. To również efekt słabej komunikacji wewnętrznej.  Dlatego dobór właściwej aplikacji, która umożliwi pozbycie się tego typu sytuacji, jest jednym z nadrzędnych celów, jeżeli chcemy usprawnić działanie firmy i promocję usług czy produktów.

Już od jakiegoś czasu, na rynku, istnieje aplikacja PromoPlan, która może nie tylko pomóc w rozwiązaniu wspomnianych problemów, ale również oferuje dodatkowe funkcjonalności. To kompleksowa platforma wspierająca zarządzanie projektami w obszarze marketingu i trademarketingu. Dzięki niej można stworzyć profesjonalną bazę wiedzy, która zawiera aktualne dane na temat wykonywanych projektów oraz umożliwia odnalezienie informacji dotyczących projektów już wykonanych. Jest łatwa w użytkowaniu, czytelna i uporządkowana – aplikacja zawiera wszystkie dane w jednym miejscu, dzięki czemu użytkownik nie traci czasu na szukanie potrzebnej informacji. Poza możliwością przydzielania zadań pracownikom, system zawiera również moduł raportujący – raporty tworzą się automatycznie w formie tabeli.

Aplikacja wykorzystuje jeszcze mało rozpowszechnioną w Polsce komunikację społecznościową (tzw. social communication), która jest poniekąd zapożyczeniem z popularnych portali społecznościowych. Ta funkcjonalność ma duży wpływ na efektywność zarządzania projektem i usprawnienie komunikacji wewnętrznej. Dzięki niej zwiększa się prawidłowy przepływ informacji – komunikaty są zwięzłe i trafiają do całego zespołu, Co więcej, pracownik natychmiast otrzymuje informację zwrotną. Drugi element, który wzbogaca aplikację, to bazy słownikowe (obejmująca nazwy produktów, usług, punktów handlowych czy mediów), które pozwalają na uporządkowanie działań promocyjnych oraz umożliwia komunikowanie się dwóch organizacji współpracujących przy promocji (np. sieci handlowej z dostawcami).

Dla sieci handlowych PromoPlan może okazać się szczególnie przydatny w przypadku procesu tworzenia gazetki promocyjnej. Ułatwia on komunikację działu marketingu nie tylko z agencją reklamową, z którą sieć współpracuje, ale również z działem zakupów i dostawcami, którzy mają dostęp do aplikacji.

Użytkownik może poruszać się po aplikacji intuicyjnie, co ułatwia pracę. Zapisywanie danych w odpowiednich projektach następuje automatycznie. W ten sposób tworzy się bazę wiedzy firmy, która dzięki danym słownikowym może być przekazywana do innych aplikacji (np. analizujących efektywność promocji, prognozujących popyt, budżetujących). Co istotne, gdy pracownicy dodają wpisy (maile) lub pliki aplikacja sama je dystrybuuje do pozostałych uczestników projektu.

Firma, która chce przetestować aplikację, otrzymuje ją bezpłatnie na okres jednego miesiąca. Jeżeli klient wyrazi zainteresowanie użytkowaniem jej, będzie zobowiązany płacić miesięczny abonament bez konieczności inwestowania w zakup całej aplikacji. W jego ramach gwarantowane jest ulepszenie aplikacji o kolejne funkcjonalności.