Niestety, nie zawsze pamiętamy o tym, by sprawdzić też, w jaki sposób wybrane przez nas narzędzie „reaguje” na zmieniające się prawo. Czy uwzględnia zmieniającą się rzeczywistość gospodarczą, a także nowe potrzeby funkcjonalne, wynikające z rozwoju i zmian w samej firmie?

W ciągu ostatnich kilku miesięcy w polskim prawie pojawiło się kilka, niezwykle istotnych z punktu widzenia przedsiębiorców, nowości. Wprowadzono m.in. obowiązek składania Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK) przez mikro oraz małe przedsiębiorstwa, system podzielonej płatności (split payment) czy Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Wszystkie wymogi funkcjonalne, wynikające z nowych przepisów, powinny znaleźć odzwierciedlenie w używanych przez firmy programach komputerowych, bez konieczności wymiany tych programów. Większości przedsiębiorstw powinien zatem wystarczyć dobry, na bieżąco aktualizowany system.

JPK

Od końca lutego br. wszyscy przedsiębiorcy, w tym również właściciele mikrofirm, zobowiązani są dostarczać do urzędów skarbowych pliki JPK_VAT. Nowym wyzwaniem dla mikroprzedsiębiorców stało się prowadzenie ewidencji VAT w postaci elektronicznej, za pomocą programów komputerowych. Właściciele, wypełniający dotychczas księgi i deklaracje skarbowe „ręcznie” oraz użytkownicy systemów niespełniających nowych wymagań fiskusa, ruszyli na zakupy w poszukiwaniu odpowiednich programów komputerowych.

– Wśród dostępnych na rynku programów dla firm, zdecydowanie największą popularnością cieszą się te autorstwa Insertu. Świadczy o tym choćby fakt, że na dniach sprzedamy 700-tysięczną licencję – mówi Tomasz Sokołowski, dyrektor ds. sprzedaży i marketingu, InsERT S.A. – Także w dobie wprowadzenia JPK przedsiębiorcy, nie tylko ci mali, ale również więksi, sięgają po sprawdzone rozwiązania, jakimi bez wątpienia są nasze systemy.

Dla przykładu, użytkownicy programów linii InsERT nexo (Subiekt, Rachmistrz, Rewizor), InsERT GT (Subiekt, Rachmistrz, Rewizor) oraz Navireo ERP, w ramach aktywnego abonamentu, otrzymują wygodne w obsłudze narzędzie do tworzenia, weryfikacji oraz przekazywania JPK organom podatkowym.

InsERT jest przygotowany również na rozszerzenie pakietu struktur, wchodzących w skład JPK. Specjaliści producenta bacznie przyglądają się praktycznym aspektom wdrażania JPK, aby móc odpowiednio modyfikować swoje systemy.

– Resort finansów nie wyklucza, że dotyczące zakupów i sprzedaży dane będzie trzeba w przyszłości przesyłać częściej, niż raz w miesiącu. Z pomocą przychodzą w tym przypadku rozwiązania cloud computing, dzięki którym dokumenty tworzone przez handlowców, np. za pomocą Subiekta 123, trafiają niezwłocznie do księgowości (tzw. wymiana danych online), np. do Rachmistrza nexo, w celu dalszego przetwarzania na potrzeby rozliczenia VAT – wyjaśnia Artur Wenne, analityk biznesowy w dziale rozwoju firmy InsERT S.A. – Z drugiej strony, z uwagi na różnorodność scenariuszy biznesowych, zarówno system wspierający handel, jak i aplikacja do obsługi procesów księgowych, powinny być także otwarte na możliwość generowania oraz przyjmowania dokumentów w trybie offline. Niezbędną cechą programu do obsługi JPK powinna być możliwość weryfikacji danych przed wysyłką, a w szczególności sprawdzenie spójności między deklaracją VAT a plikiem JPK_VAT – dodaje.

Split payment

1 lipca 2018 znowelizowana ustawa o podatku VAT wprowadziła mechanizm podzielonej płatności (split payment). Ma on charakter dobrowolny, a o jego stosowaniu decyduje nabywca, czyli płatnik. Mechanizm polega na tym, że z płaconej wartości brutto faktury VAT, która wpływa na konto sprzedawcy, bank automatycznie pobiera kwotę podatku od towarów i usług na osobny rachunek VAT, powiązany z rachunkiem rozliczeniowym. Split payment dotyczy wyłącznie płatności pomiędzy firmami (B2B) w walucie PLN. Jeden przelew może rozliczyć dokładnie jedną fakturę VAT.

Użytkownicy systemów linii InsERT nexo (Subiekt, Rachmistrz, Rewizor), InsERT GT (Subiekt, Rachmistrz, Rewizor) oraz systemu Navireo ERP, w ramach aktywnego abonamentu otrzymali wygodne i zrozumiałe w obsłudze narzędzia do obsługi mechanizmu podzielonej płatności. Również i w tym przypadku nie wyklucza się możliwości rozszerzenia mechanizmu, co znajdzie odzwierciedlenie w systemach.

– Dużym ułatwieniem dla małych przedsiębiorców byłaby możliwość płacenia w mechanizmie podzielonej płatności za pomocą karty płatniczej oraz możliwość zapłacenia podatku PIT z rachunku VAT. Jestem pewien, że mechanizm będzie się jeszcze zmieniał. Zobaczymy, czy ustawodawca w przyszłości rozszerzy go o takie możliwości – mówi Bartosz Niedzielski, starszy menedżer produktu, InsERT S.A.

Choć wydaje się, że mechanizm może nie być powszechnie stosowany przez mikro i małych przedsiębiorców, specjaliści InsERT zwracają uwagę na zależności, które mogą wywołać odwrotny do przewidywanego efekt.

– Wydaje się, że do korzystania z mechanizmu podzielonej płatności przedsiębiorcy będą w perspektywie czasu zmuszeni. Jeżeli na split payment zdecydują się np. duże firmy, to w pewnym sensie wymuszą na swoich dostawcach takie same płatności. W efekcie na podzieloną płatność może zdecydować się znaczna część firm – analizuje Rafał Płaszewski, menedżer produktu w dziale rozwoju InsERT. – Przedsiębiorstwo, które otrzyma zapłatę na rachunek VAT, nie chcąc blokować sobie tych środków, będzie opłacało swoje zobowiązania w pierwszej kolejności pieniędzmi zgromadzonymi na tym rachunku. Aby w pełni obsłużyć tego typu transakcje, konieczna będzie aktualizacja oprogramowania systemów sprzedaży i systemów księgowych, w tym naszego Subiekta, Rachmistrza i Rewizora.

RODO

25 maja br. na terenie całej Unii Europejskiej weszły w życie przepisy Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Wynikające z rozporządzenia zmiany w istotny sposób wpłynęły na obszary przetwarzania danych osobowych w organizacji, zarówno w sferze prawnej, jak i w sferze systemów informatycznych, obejmując m.in. procesy kadrowe, rekrutacyjne, a także marketingowe.

Ponieważ za niestosowanie się do przepisów RODO grożą kary finansowe, kluczową kwestią dla przedsiębiorców stało się znalezienie systemów spełniających wymogi rozporządzenia, które nie będą jednocześnie przeładowane funkcjami i przez to trudne w obsłudze.

Także w tym przypadku InsERT wyszedł naprzeciw tym potrzebom, a użytkownicy systemów linii InsERT nexo, InsERT GT oraz systemu Navireo ERP, w ramach aktywnego abonamentu, otrzymali proste i wygodne w obsłudze narzędzia do obsługi przepisów wynikających z RODO.

Można pokusić się o stwierdzenie, że dobry program wspierający działalność przedsiębiorstwa to taki, który jest w pełni dostosowany do obowiązujących przepisów prawnych, ale również na tyle elastyczny, by w razie potrzeby można go było dostosować do nowych wytycznych. W przeciwnym wypadku przedsiębiorca skazany jest na ciągłą zmianę oprogramowania, co wiąże się nie tylko ze sporymi kosztami, ale również problemami natury technicznej, w tym koniecznością częstego wdrażania oraz nauki obsługi nowego systemu.