Dobre przygotowanie podróży służbowej wymaga szczegółowego planu, rozbudowanej bazy kontaktów hoteli i przewoźników, uzyskania odpowiednich dokumentów oraz wiedzy na temat aktualnie obowiązujących cen.

Przede wszystkim jednak jest to zadanie bardzo czasochłonne, które wymaga, aby zajmował się tym pracownik specjalnie do tego dedykowany. Niewiele firm, nawet tych, dla których podróże służbowe są stałym elementem prowadzenia biznesu, może sobie pozwolić na zatrudnienie dodatkowej osoby. Coraz częściej przedsiębiorstwa korzystają więc z pomocy podmiotów wyspecjalizowanych w kompleksowej organizacji tego rodzaju wyjazdów. Dzięki temu zyskują pewność, że wszystkie sprawy formalne zostaną dobrze oraz sprawnie przygotowane, a koszty będą niższe niż w przypadku indywidualnego planowania.

„W przypadku podróży służbowych korzystamy z globalnej umowy z firmą, zajmującą się organizacją naszych wyjazdów. Takie rozwiązanie pozwala nie tylko na optymalizację kosztów, ale także zapewnia utrzymanie odpowiedniego standardu podróży oraz wysoką jakość współpracy z podwykonawcami. Zlecenia na wyjazdy służbowe są wystawiane bezpośrednio przez asystentki poszczególnych działów i dalej realizowane już przez naszego dostawcę" - mówi Arkadiusz Gasperczyk, specjalista HR ING Życie.

Planując służbowy wyjazd firma powinna pamiętać, że jego dobra organizacja przekłada się również na efektywność. Pracownik, który nie musi martwić się o to jak dojedzie z lotniska do hotelu lub czy zdąży na spotkanie biznesowe, może w pełni skoncentrować się na celach podróży, zadaniach do wykonania oraz interesach przedsiębiorstwa.

„Nie warto oszczędzać na elementach decydujących o standardzie podróży oraz na czynnikach wizerunkowych. Pracownik powinien zawsze podróżować w komfortowych warunkach i mieszkać w hotelu w dobrym standardzie. Uważam, że szukanie oszczędności właśnie w tych obszarach jest dużym błędem, ponieważ wpływa negatywnie zarówno na poziom satysfakcji pracowników, jak i wizerunek samej firmy" - twierdzi Arkadiusz Gasperczyk.

Podróże służbowe to jeden z elementów prowadzenia oraz rozwijania działalności biznesowej, który niestety generuje wysokie koszty. Dlatego coraz częściej przedsiębiorstwa szukają rozwiązań pozwalających na zmniejszenie wydatków związanych z wyjazdami. Jednym z nich jest współpraca ze specjalistycznymi firmami, zapewniającymi kompleksową organizację oraz atrakcyjne ceny. Inną propozycją jest wykorzystanie nowych technologii - tele i wideo-konferencji.