Nowe regulacje, które zaczną obowiązywać od października 2025 roku, stanowią odpowiedź na rosnące potrzeby w zakresie ochrony środowiska i realizacji unijnych celów recyklingowych. Jednocześnie niosą ze sobą istotne konsekwencje dla sektora handlowego, zwłaszcza dla właścicieli sklepów detalicznych.

Choć idea zwrotu opakowań i odzyskiwania surowców wtórnych nie jest nowa, jej wprowadzenie na szeroką skalę w nowoczesnym modelu prawnym i organizacyjnym stanowi istotne wyzwanie infrastrukturalne, operacyjne i finansowe. System kaucyjny, w swoim założeniu, opiera się na prostym mechanizmie: konsument płaci kaucję przy zakupie produktu w opakowaniu kaucyjnym, a następnie odzyskuje tę kwotę, zwracając puste opakowanie do punktu zbiórki. Obejmuje on opakowania z tworzyw sztucznych, szkła oraz aluminium, które dotychczas w dużej części trafiały do zmieszanych odpadów komunalnych. Z punktu widzenia gospodarki o obiegu zamkniętym to rozwiązanie, które ma na celu nie tylko zwiększenie poziomu odzysku surowców, ale też ograniczenie emisji CO₂ oraz ilości odpadów trafiających na składowiska.

Nowe przepisy i obowiązki

Dla właścicieli sklepów nowe przepisy oznaczają konieczność przygotowania placówek do pełnienia funkcji punktów zbiórki opakowań objętych systemem. Obowiązek ten obejmie wszystkie sklepy o powierzchni sprzedażowej przekraczającej 200 m², natomiast mniejsze jednostki będą mogły przystąpić do systemu dobrowolnie. W praktyce jednak od stycznia 2026 roku, prowadząc sprzedaż w opakowaniach szklanych, będą zobowiązane prowadzić ich zbiórkę. Oznacza to konieczność wygospodarowania przestrzeni na przechowywanie zwróconych opakowań, wprowadzenia odpowiednich procedur logistycznych i adaptacji infrastruktury sklepowej – zarówno w zakresie organizacji przestrzeni, jak i systemów informatycznych.

Jednym z kluczowych aspektów wdrożenia systemu kaucyjnego w handlu detalicznym będzie wybór odpowiedniego modelu obsługi zwrotów. Sklepy będą mogły zdecydować się na manualny odbiór opakowań lub zainwestować w automaty zwrotne (tzw. reverse vending machines). Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety i ograniczenia – manualna obsługa zwrotów może być mniej kosztowna na starcie, jednak bardziej obciążająca operacyjnie, podczas gdy automatyzacja wiąże się z wyższą inwestycją początkową, ale pozwala na znaczne uproszczenie procesów i ograniczenie błędów ludzkich. Wybór odpowiedniego podejścia będzie zależeć od specyfiki placówki, jej lokalizacji, wielkości oraz potencjalnego wolumenu zwracanych opakowań – mówi Michał Pląska, dyrektor operacyjny – Centrum Innowacji Retail w COMP S.A.

Wdrożenie systemu kaucyjnego wiąże się również z koniecznością przystosowania systemów sprzedażowych do nowej rzeczywistości prawnej i operacyjnej. Obsługa kaucji to nie tylko kwestia przyjęcia i zwrotu opakowań, ale także precyzyjnego zarządzania przepływami finansowymi oraz integracji z systemami operatorów kaucyjnych. Konieczne będzie więc wdrożenie odpowiednich funkcji w kasach fiskalnych, dostosowanie oprogramowania sklepowego do raportowania i ewidencji operacji kaucyjnych oraz zapewnienie zgodności z wymogami księgowymi i podatkowymi. Sklepy, które wcześniej nie miały do czynienia z tego typu operacjami, będą musiały zainwestować w odpowiednie narzędzia oraz przeszkolić pracowników, aby zagwarantować sprawną i zgodną z przepisami realizację nowych obowiązków.

Komunikacja kluczowym aspektem

Ważnym aspektem całego procesu będzie również komunikacja – zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna. Pracownicy sklepów muszą być odpowiednio przygotowani do obsługi zwrotów oraz do informowania klientów o zasadach działania systemu. Konsumenci z kolei muszą rozumieć, jak działa mechanizm kaucji, jakie opakowania można zwracać, w jaki sposób i w jakich punktach. Przejrzystość zasad, czytelność informacji i dostępność punktów zbiórki to czynniki, które mogą zadecydować o tym, jak szybko i efektywnie system zostanie przyjęty przez użytkowników końcowych.

Warto również podkreślić, że odpowiednio wdrożony system kaucyjny może przynieść sklepom wymierne korzyści. Dla wielu placówek detalicznych może to być okazja do zbudowania przewagi konkurencyjnej – poprzez lepsze dopasowanie do potrzeb klientów, wzrost zaufania oraz budowanie pozytywnego wizerunku marki odpowiedzialnej środowiskowo. Sklepy uczestniczące w systemie będą także częściej odwiedzane przez konsumentów, którzy przy okazji zwrotu opakowań mogą dokonywać dodatkowych zakupów – dodaje Michał Pląska.

W dłuższej perspektywie system kaucyjny stanie się jednym z fundamentów krajowej gospodarki odpadowej. Dla sektora handlowego oznacza to nie tylko konieczność dostosowania się do nowych regulacji, ale też szansę na aktywne uczestnictwo w transformacji ekologicznej. Wyzwania związane z wdrożeniem można minimalizować dzięki współpracy z wyspecjalizowanymi dostawcami rozwiązań technologicznych i operacyjnych, którzy oferują kompleksowe wsparcie w zakresie integracji systemów, automatyzacji procesów oraz optymalizacji kosztów.