Kładą również nacisk na kwestie związane z oszczędnościami i bezpieczeństwem obiegu dokumentów - to wnioski z badania przeprowadzonego na zlecenie Canon Polska przez agencję K+Research.

Optymalizacja kosztów związanych z bieżącym funkcjonowaniem biura należy do kluczowych decyzji biznesowych przedsiębiorstw. Na takie podejście niewątpliwie duży wpływ miała pandemia, która zmieniła nasze myślenie o kontroli kosztów. Obecnie jednak firmy starają się podchodzić do tej kwestii racjonalnie. Z jednej strony szukają obszarów, w których redukcja kosztów jest konieczna, a z drugiej - chcą zachować odpowiednią jakość pracy i standardy bezpieczeństwa.

Stosunek do optymalizacji kosztów działalności biur, a także do tematyki bezpieczeństwa firmowych dokumentów, przedstawia badanie zrealizowane przez K+Research na zlecenie Canon Polska. Wzięli w nim udział przedstawiciele dużych i średnich polskich firm: osoby odpowiedzialne za zaplecze IT i organizowanie pracy biurowej oraz dyrektorzy administracyjni. Analiza ukazuje podejście kadry zarządzającej do użytkowania sprzętu biurowego, drukowania i obiegu dokumentów firmowych, a także do racjonalizacji wydatków z tym związanych. Według wyników badania, coraz ważniejsze staje się nie tylko odpowiednie wyposażenie techniczne biur, ale również kalkulacje dotyczące opłacalności drukowania dokumentów w firmie lub outsourcowania tych działań. W kontekście problematyki oszczędności dodatkowo istotne jest edukowanie pracowników z zakresu użytkowania urządzeń.

Firmy stawiają na szkolenia, co przekłada się na oszczędności

Z analizy wynika, że w średnich i dużych polskich firmach stawia się na programy szkoleniowe lub wsparcie techniczne dla pracowników korzystających z urządzeń drukujących w biurze - aż 61% badanych potwierdza tego rodzaju pomoc. Brak wsparcia widoczny jest w 28% przedsiębiorstw, z kolei 11% zaznaczyło, że nie posiada wiedzy w tym temacie.

Adekwatne szkolenia i przygotowanie pracowników do odpowiedniego użytkowania sprzętów biurowych wydaje się kluczowe w obliczu poszukiwania oszczędności. Wsparcie techniczne ma duże znaczenie ze względu na częste występowanie wysokich kosztów serwisowania zepsutych urządzeń i ponoszenie wydatków związanych z brakiem dostępności maszyn.

Odpowiednia edukacja personelu przekłada się również na zwiększenie jakości uzyskiwanych materiałów, skrócenie czasu realizacji i obniżenie kosztów zasobów - a więc mamy tu kolejne oszczędności - komentuje Dariusz Szwed, ekspert od urządzeń biurowych, zagadnień bezpieczeństwa i cyfryzacji w Canon Polska. „Optymalnym rozwiązaniem jest sytuacja, w której zarówno usługi szkoleniowe, jak i doradcze świadczy dostawca urządzeń we współpracy z kadrą zarządzającą danej firmy. Wtedy wdrożenie pracowników przebiega najszybciej, pozwala na zwiększenie wydajności i produktywności - dodaje ekspert.

Druk na potrzeby własne (in-house) zwiększa poziom bezpieczeństwa danych

Kolejną kwestią, która ma znaczenie w przypadku poszukiwania oszczędności jest decyzja o drukowaniu materiałów wewnętrznie lub outsourcowaniu tego procesu.  Ponad połowa firm uczestniczących w badaniu Canon Polska i K+Research (51% całej próby) drukuje dokumenty wyłącznie we własnym zakresie (odpowiednio 50% średnich firm i 55% dużych). Decyzja o druku na potrzeby własne (in-house) korzystnie wpływa na ochronę materiałów, w szczególności plików zawierających wrażliwe dane. W tym przypadku sprawdzają się rozwiązania, które zabezpieczą cały cykl życia dokumentów - zarówno ich papierowych, jak i cyfrowych wersji. Odpowiedzią na powyższe wyzwania będą więc urządzenia projektowane z myślą o sytuacjach, w których obsługa dokumentów musi być szybka, prosta, w pełni zabezpieczona na poziomie sprzętowym, sieciowym i dostępu użytkownika (wieloetapowe uwierzytelnienie). Taki system zabezpieczeń zapewniają rozwiązania z portfolio Canon: linia urządzeń imageRUNNER ADVANCE DX, zapewniająca profesjonalne wydruki przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa. Jak podkreśla Dariusz Szwed jedną z największych zalet nowoczesnych systemów jest ich wysoka konfiguralność, dzięki czemu rozwiązania można dostosować do konkretnych potrzeb danej firmy.

Warto też dodać, że dodatkowym atutem drukowania wewnątrz organizacji jest bezpieczeństwo dostaw - w tym przypadku nie trzeba się martwić się o łańcuch dostaw i zachowanie jego ciągłości.

Outsourcing wymaga jednak szczególnej uwagi

28% respondentów deklaruje, że w firmie częściowo korzystają z zewnętrznych dostawców usług poligraficznych (wynik niezależny od wielkości firmy), a 21% firm zleca te działania całkowicie. Według badanych, którzy wybierają outsourcing, drukowanie u zewnętrznych dostawców jest tańsze i wygodniejsze (54%). 21% zleca większość usług biurowych, a 13% nie jest wystarczająco wyposażona technicznie, aby realizować zadania tego typu na miejscu. Warto jednak sprawdzać, czy systemy oferowane przez dostawców urządzeń oferują funkcje zabezpieczające dokumenty, takie jak uwierzytelnianie użytkowników czy zabezpieczanie danych w sieci z wykorzystaniem odpowiednich protokołów oraz funkcji filtrowania portów.

Analiza badania wskazuje na bardzo istotny, globalny trend. Przenoszenie procesów drukowania do wewnątrz organizacji nie wynika wyłącznie z poszukiwania oszczędności. Decyzje takie są efektem przykładania coraz większej wagi do kwestii bezpieczeństwa informacji i - co równie ważne, dbania o komfort pracy personelu. Również model hybrydowy spowodował, że kwestie bezpieczeństwa danych stały się bardziej palące, więc wybory firm, by inwestować w drukowanie na potrzeby własne (in-house) wydają się całkowicie racjonalne nie tylko z ekonomicznego punktu widzenia - komentuje Przemysław Huk, research manager w K+Research by Insight Lab.

Druk in-house zwiększa poczucie komfortu

Drukowanie materiałów na potrzeby własne (in-house) zapewnia również elastyczność związaną z dokonywaniem bieżących zmian w projektach, personalizacją dokumentów zgodnie z potrzebami, czy też drukowaniem mniejszych partii. Inwestycja we własny sprzęt może wydawać się wyższym kosztem na start, ale w dłuższej perspektywie okazuje się rozwiązaniem zdecydowanie bardziej ekonomicznym - szczególnie, jeśli drukowane są większe ilości dokumentów i co bardzo istotne - bardziej komfortowym dla personelu.

Z przytoczonych badań wynika, że polskie firmy dostrzegają konieczność odpowiedniego edukowania pracowników w kwestii eksploatowania urządzeń biurowych oraz bezpieczeństwa obiegu dokumentów. Są to zagadnienia, które pozwalają na wiele realnych oszczędności - przede wszystkim czasu i środków finansowych, a także wykorzystywanych zasobów.

Badanie agencji badawczej K+Research by Insight Lab przeprowadzone na zlecenie Canon Polska w okresie 10.11 - 01.12.2023 na próbie 200 przedstawicieli polskich firm metodą CATI.