„Badania rynku usług IT” przeprowadzone przez BCC potwierdziły, że ponad połowa klientów korzysta z modelu outsourcingu, a więcej niż 1/3 badanych rozważa taki krok w ciągu najbliższych trzech lat. Rynek wciąż się rozwija i w kolejnych latach obserwować będziemy stopniowy wzrost zainteresowania tego typu rozwiązaniami. Jedną z największych korzyści dla firm, które zdecydują się na skorzystanie z nowoczesnych usług biznesowych jest widoczna redukcja kosztów operacyjnych. W przypadku outsourcingu druku oszczędności kształtują się na poziomie 10-40 proc. Jednak wielu decydentów wciąż zastanawia się, kiedy wprowadzić odpowiedni model outsourcingowy, tym bardziej, że istnieje szereg okoliczności rynkowych, które mogą wpłynąć na sukces wdrożenia.

Niedoceniany druk

Wiele firm bagatelizuje korzyści, jakie mogą płynąć z wdrożenia usług zarządzania drukiem, nie dostrzegając jak wiele procesów w firmie opartych jest na obiegu dokumentów – zarówno w wymiarze cyfrowym, jak i analogowym. Według raportu KPMG pt. „Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce” firmy wykorzystują miesięcznie ponad 11 mln ryz papieru A4, co oznacza zużycie ponad 5,5 mld kartek. Sytuacja ta dotyczy szczególnie firm mających na co dzień do czynienia z dużymi ilościami papierowych materiałów do wyprodukowania, przetworzenia i zarchiwizowania, realizujące masowe wydruki oraz transakcje wymagające udokumentowania. Do takich organizacji należą m.in. przedsiębiorstwa z sektora telekomunikacyjnego oraz bankowości, finansów czy ubezpieczeń, w których na co dzień operuje się tysiącami umów, faktur, wniosków i wszelkiego rodzaju pism. Jednak po tego typu systemy chętnie sięgają również kancelarie prawnicze czy pracownie architektoniczne – posiadające konkretne oczekiwania co do jakości i formatu produkowanych materiałów. Właśnie dlatego decydując się na wdrożenie modelu outsourcingu należy zadać sobie pytanie: Czy prowadzenie profesjonalnego przedsiębiorstwa opartego o archaiczne standardy administracyjne jest efektywne?

Papier pełen korzyści

W obliczu zmieniających się oczekiwań wobec profesjonalnej obsługi technologicznej, wewnętrzne działy IT tworzone przez przedsiębiorstwa coraz częściej są zastępowane współpracą z zewnętrznymi partnerami.

Decyduje o tym zarówno efektywność kosztowa takiego rozwiązania, oszczędność czasu, jak i wyższa skuteczność wynikająca ze specjalizacji partnera.

Szczególnie korzystnie wypada zestawienie kosztowe. Zazwyczaj, po wdrożeniu usługi, oszczędności kształtują się na poziomie 10-40%.

Tradycyjne polskie biuro korzysta z niekontrolowanej liczby urządzeń, materiałów eksploatacyjnych czy ryz papieru. Zdarzają się nawet przypadki, że liczba urządzeń przekracza liczbę użytkowników, a za zakup tonerów odpowiada równolegle kilka osób. Z tego względu zamiast inwestować w sprzęt, materiały eksploatacyjne czy angażować pracowników w czynności administracyjne i serwisowe, korzystniej jest powierzyć całość procesów związanych z drukiem zewnętrznemu, wyspecjalizowanemu dostawcy. W rozwiązaniu tym przedsiębiorcy cenią również wsparcie profesjonalnego zespołu. W ramach szeroko rozumianego outsourcingu IT firmy mogą zlecać także koncepcję, tworzenie, wdrażanie i nadzór nad rozbudowanymi rozwiązaniami zarządzania drukiem, które są przeznaczone dla konkretnego sektora, branży lub przedsiębiorstwa. Takie wdrożenie powinno zakończyć się audytem, który pozwala dokładnie zweryfikować potrzeby danej firmy oraz jej pracowników. Co ważne, niejednokrotnie okazuje się, że systemy zarządzania drukiem mogą przyczynić się do pośredniej optymalizacji procesów prowadzonych przez wiele niezależnych działów przedsiębiorstwa.

Szerokie spektrum usług

Każdy wydruk, który pojawia się w organizacji, wewnętrznie lub zewnętrznie, uruchamia proces – finansowy, księgowy, operacyjny czy biznesowy. Często w jego przeprowadzenie zaangażowanych jest wiele osób z poszczególnych działów – dlatego szczególnie ważna jest centralizacja administracja całym środowiskiem dokumentów. Właśnie dlatego usługi zarządzania drukiem obejmują nie tylko optymalizację obiegu dokumentów czy liczby użytkowanych urządzeń, ale np. masowe przetwarzanie transakcji dokumentowych (kompleksowa obsługę kancelarii), usługi druku scentralizowanego czy nawet zarządzanie produkcją materiałów marketingowych dla całej firmy. Dzięki integracji wszystkich procesów związanych z dokumentami u doświadczonego dostawcy IT, przedsiębiorcy mogą podnieść efektywność prowadzonych działań.