W przypadku produktów materialnych, takich jak samochód czy ubranie, stosunkowo łatwo jest ustalić ich wartość. Koszty produkcji powiększone o marże producentów i dystrybutorów pozwalają określić ceny rynkowe. W związku z tym dwa samochody o podobnych parametrach i podobnym wyposażeniu zazwyczaj – nie licząc sytuacji, w których na cenę znacząco wpływa prestiż marki – są wyceniane podobnie.

Inaczej jest w przypadku usług opartych na wiedzy, w tym usług programistycznych. Po pierwsze – laikowi trudno będzie porównać ze sobą parametry dwóch, z pozoru podobnych do siebie programów. Po drugie, najwyższa cena ofertowa, jaka wpłynie w odpowiedzi na zapytanie przedsiębiorstwa, może być nawet kilka lub kilkanaście razy wyższa od ceny najniższej.

- Cena zależy zwykle od wielkości firmy-wykonawcy i tego, na ile rozbudowane są jej struktury administracyjne – wyjaśnia Maciej Blajer, prezes firmy informatycznej Enadis (www.enadis.pl). – Ale wyższa cena może oznaczać również, iż aplikacja będzie lepsza jakościowo, lepiej zabezpieczona, wygodniejsza w obsłudze i przyjemna dla oka, a także dokładniej przetestowana. Wszystkie te czynniki bardzo mocno wpływają na koszty projektu i mogą powodować nawet 10-krotne różnice w wycenie podawanej przez wykonawców – podkreśla.

Dlatego właśnie cena nie jest najlepszym parametrem, na podstawie którego firmy powinny  dokonywać wyboru wykonawcy.

Specjalizacja nie zawsze ma znaczenie

Znacznie lepszym sposobem będzie zapoznanie się z portfolio każdej z firm ubiegającej się o zlecenie. Dzięki temu można sprawdzić z jakiego rodzaju projektami potencjalny wykonawca miał w przeszłości do czynienia, i na tej podstawie spróbować ustalić, czy poradzi sobie z realizacją nowego programu.

W takiej sytuacji pojawiają się jednak pewne dylematy – czy firma, którą klient bierze pod uwagę, musi mieć doświadczenie dokładnie w tym typie aplikacji bądź systemów, które chce zamówić klient oraz czy lepiej, żeby firma była ściślej wyspecjalizowana w danym typie programów, czy może lepszy będzie wykonawca o szerokim zakresie zainteresowań.

Zdaniem Macieja Blajera, w większości sytuacji ważniejsze będzie bogate doświadczenie nabyte dzięki przygotowaniu rozmaitych typów oprogramowania. Zwiększy ono szansę, że wykonawca sprawnie poradzi sobie również z kolejnym wyzwaniem.

- Im większa różnorodność realizowanych projektów, tym bogatsze doświadczenie. Jeśli firma nie tworzyła akurat aplikacji danego rodzaju, od strony technicznej nie ma żadnych przeszkód, aby taką wykonała – tłumaczy prezes Enadis. – Specjalizacja będzie miała znaczenie w jednym przypadku: jeśli klient chce skorzystać z usług firmy tylko raz i nie zamierza rozbudowywać zamówionej aplikacji ani integrować jej z innymi systemami – dodaje.  

Warto mieć na uwadze, że to nie wykonawca, ale firma-klient jest specjalistą w swojej branży. W związku z tym osoby zarządzające przedsiębiorstwem nie powinny oczekiwać, że wybrany wykonawca oprogramowania będzie specjalistą w każdym obszarze biznesowym i precyzyjnie ustali wszystkie wymogi, jakie powinna spełnić aplikacja.

Jeśli sam klient nie jest w stanie dokładnie określić swoich oczekiwań dotyczących tego, jak funkcjonować powinien zamawiany program, przedsiębiorstwo może skorzystać z pomocy zewnętrznych konsultantów.

Młodzi są tani, ale niepewni

Wybierając wykonawcę, menedżerowie mogą odczuwać pokusę, by wykonanie programu lub systemu powierzyć samodzielnym programistom lub nowym firmom, mogącym często zaproponować bardzo atrakcyjne ceny. O ile nie będzie to obarczone dużym ryzykiem w przypadku niewielkiej aplikacji o małym znaczeniu dla przedsiębiorstwa, o tyle przy projektach kluczowych lepiej brać pod uwagę firmy o stabilnej pozycji na rynku.

- Wytwarzanie oprogramowania to niestety skomplikowana i ryzykowna działalność – mówi Maciej Blajer. – Wiele małych firm zakładanych przez studentów szybko kończy działalność, z jednej strony nie mogąc sprostać wymogom klientów, a z drugiej, oczekiwaniom płacowym wysokiej klasy specjalistów.

Jeśli wykonawca systemu wkrótce po zrealizowaniu projektu zakończy działalność, będzie to oznaczało brak dalszej pomocy serwisowej oraz trudności w przypadku rozbudowy oprogramowania. W praktyce może się okazać, że konieczne będzie wyłonienie nowego wykonawcy, a ten może nie być zainteresowany rozwijaniem oprogramowania przygotowanego przez inną firmę. Konsekwencję mogą stanowić dodatkowe koszty oraz czas potrzebny na opracowanie alternatywnego systemu od podstaw.

Firmy posiadające stabilną pozycję na rynku, zazwyczaj posiadają również wypracowane standardy realizacji projektów, które zapewniają wyższy poziom bezpieczeństwa. Mniejsze jest w takiej sytuacji ryzyko, że np. poufne dane przedsiębiorstwa mogłyby „wypłynąć” na zewnątrz.

Zamiast zasadą najniższej ceny, w biznesie zazwyczaj najlepiej kierować się bogatym portfolio oraz doświadczeniem wykonawcy. Warto także wziąć pod uwagę opinie na temat danej firmy oraz to, jak długo i z jakim powodzeniem funkcjonuje ona na rynku.