Przekazanie samochodu służbowego do użytku prywatnego wymaga dokładnego ustalenia, w jakim zakresie może być on użytkowany po godzinach pracy.

Firma może udostępnić auto w pełnym zakresie, ale może również ograniczyć jego wykorzystanie. Ograniczenia mogą dotyczyć akceptowanych przez firmę kosztów oraz państw, na terenie których można użytkować pojazd.

"Jeszcze kilka lat temu przywilej użytkowania służbowego auta był najczęściej ograniczony - czy to przez limit kilometrów czy przez limit na paliwo. Obecnie większość firm zmieniła wewnętrzne polityki flotowe, nie tylko umożliwiając swoim pracownikom wykorzystywanie samochodów służbowych prywatnie, ale również pokrywając częściowo lub całkowicie koszty z tym związane. Coraz częściej zezwala się również na korzystanie z auta za granicą, po wcześniejszym uzyskaniu zgody przełożonego" - mówi Artur Sulewski, Dyrektor Handlowy LeasePlan Fleet Management.

"Możliwość korzystania z samochodu służbowego podczas urlopu zależy od polityki wewnętrznej firmy oraz stanowiska jakie zajmuje pracownik. W wielu przedsiębiorstwach auto służbowe jest traktowane nie tylko jako narzędzie pracy, ale jako dodatkowy benefit dla pracownika. To, w jakim zakresie pracownik będzie mógł korzystać z auta, również jest bonusem. Pracownicy wyższego szczebla zazwyczaj mają udostępnione auta służbowe bez większych ograniczeń, a pracownicy niższego szczebla są np. zobowiązani do pokrywania w trakcie wakacji kosztów paliwa oraz materiałów eksploatacyjnych takich jak np. płyn do spryskiwaczy" - dodaje Artur Sulewski.

Służbowym autem zagranicę
Według przepisów polskiego prawa drogowego wyjazd zagraniczny służbowym autem, pociąga za sobą konieczność uzyskania przez pracownika zgody właściciela pojazdu. W przypadku floty własnej musi być ona wydana przez upoważnioną do tego osobę w firmie, natomiast jeśli samochody firmowe są leasingowane, to zgoda taka powinna pochodzić od leasingodawcy.

"Jeżeli auto nie jest zarejestrowane na nazwisko osoby, która je prowadzi, to organy kontroli ruchu drogowego są uprawnione do sprawdzenia, czy kierujący ma prawo do jego użytkowania. Oznacza to, że w przypadku podróżowania wynajętym samochodem konieczne jest posiadanie nie tylko dowodu rejestracyjnego, ale również innego dokumentu świadczącego o naszym prawie do korzystania z pojazdu. Może być to np. umowa użyczenia, którą regulują przepisy kodeksu cywilnego" - tłumaczy Ernie Greszta, Regional Insurance Manager, LeasePlan.

O ile w Polsce policja raczej o takie uprawnienia nie pyta - zwłaszcza w przypadku samochodów z wynajmu długoterminowego - to dosyć często zdarza się to na przejściach granicznych lub na terytoriach Ukrainy, Rumunii czy Bułgarii, ale również w krajach Europy Zachodniej.
Warto również wiedzieć, że są kraje, które wymagają nie tylko zgodny właściciela, ale dodatkowo notarialnego poświadczenia upoważnienia oraz jego tłumaczenia przysięgłego. Jest to np. Rosja i Białoruś. Warto zaopatrzyć się w tego typu pozwolenie, zawierające podstawowe dane użytkownika samochodu. Dokument najlepiej przygotować w języku polskim, rosyjskim i angielskim.

"Planując wakacyjny wyjazd warto także pamiętać o tzw. Zielonej Karcie, czyli ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych w ruchu zagranicznym. Zielona karta nie jest wymagana prawem w podróży po krajach UE oraz Chorwacji i Szwajcarii, ale ułatwia postępowanie z poszkodowanymi przez nas, jako sprawców zdarzeń, oraz z lokalną policją. Nie zapominajmy również o Assitance zagranicznym. Część firm na rynku ogranicza pakiet usługi Assitance do terytorium Polski, który następnie wymagaja każdorazowego rozszerzenia na Europę. Koszy Assitance za granicą oraz możliwości zaaranżowania tej usługi przez podróżujących samodzielnie mogą być wysokie i dosyć utrudnione. Nie dotyczy to jednak naszych klientów, którzy mają wykupione LeasePlan Assitance - obejmowało ono zawsze całą geograficzną Europę oraz Turcję" - dodaje Ernie Greszta, LeasePlan.

W razie wyjazdu zagranicznego warto się wcześniej skontaktować z ambasadą danego kraju, żeby poznać jego specyfikę. Cenny w takiej sytuacji może okazać się również poradnik "Polak za granicą" wydawany przez MSZ, który dostępny jest także na stronie internetowej ministerstwa spraw zagranicznych (www.msz.gov.pl).

Odpowiedzialność pracownika
Zanim pracownik dostanie pozwolenie na użytkowanie auta służbowego podczas urlopu, musi mieć świadomość, że pracodawca może go obciążyć z tytułu uszkodzeń powstałych z winy kierowcy. Zasady te powinny być jednak uregulowane w polityce flotowej firmy i umowie o pracę. Firmy często obciążają pracowników kosztami z dwóch podstawowych obszarów. Jednym z nich są wydatki, których nie pokrywa ubezpieczyciel.

"Firma ubezpieczeniowa może odmówić wypłaty odszkodowania w kilku przypadkach m.in. niedostarczenia dokumentów wymaganych do likwidacji szkód, ucieczki z miejsca wypadku czy też prowadzenia samochodu w stanie nietrzeźwym lub pod wpływem środków odurzających" - wyjaśnia Ernie Greszta. "Warunki, w których ubezpieczyciel może odmówić wypłaty odszkodowania - przez co firma poniesie dodatkowe koszty - powinny być znane pracownikowi, który powinien mieć świadomość, w jakich sytuacjach może zostać zobowiązany do pokrycia kosztów."

Pracownik może zostać również obciążony opłatami za naprawę uszkodzeń, które powstały ewidentnie z jego winy, np. w przypadku jazdy bez oleju w silniku, bądź wjechania w głęboką wodę. Takie sytuacje również powinny być uwzględnione w polityce flotowej firmy oraz umowie o pracę. W przypadku, gdy pracownik zostanie obciążony, np. kosztami napraw, należy pamiętać, że koszty te nie mogą być wyższe niż trzykrotność przeciętnego wynagrodzenia pracownika oraz, że wysokości pensji pracownika, po odliczeniu kosztów obciążających, nie może być niższa od średniego wynagrodzenia w kraju.