Logistyka to taka dziedzina, w której nawet bardzo drobne usprawnienia mogą mieć ogromne konsekwencje. Wszystko z powodu efektu skali – groszowe oszczędności na tysiącach produktów przekładają się na poważne skutki finansowe. Od czego więc zacząć? Chociażby od rozmiarów paczek – te, które są ponadgabarytowe zwiększają zarówno koszty transportu, jak i składowania.

- Oszczędności mogą być spektakularne – mówi Urszula Rąbkowska z XBS Group. – Jednemu z naszych klientów zaproponowaliśmy zmniejszenie opakowań stojaków ekspozycyjnych w taki sposób, aby odpowiadały wymiarom standardowej paczki. W efekcie koszty logistyki zostały obniżone aż o 80%, a sam koszt magazynowania spadł o 30%.

Mniejsze i lepiej składowane zapasy

Czasem wysokie koszty składowania wynikają z niewłaściwego dopasowania miejsc lub sposobów magazynowania do konkretnych towarów. Skutkiem tego, na produkty przeznacza się dużo większą powierzchnię, niż jest to faktycznie potrzebne.

Błędem jest na przykład składowanie wszystkich towarów danego klienta w identyczny sposób – bez dzielenia ich m.in. wg gabarytów. Rozwiązaniem w takiej sytuacji jest przeanalizowanie produktów, podzielenie ich na właściwe grupy i odpowiednie dopasowanie miejsc składowania. Można np. zastosować różne wysokości palet, a część towaru przechowywać na regałach.

- W jednej z takich sytuacji koszty składowania spadły o 23% - mówi Urszula Rąbkowska. – W optymalizacji magazynowania pomaga nam także system wąskich alejek, dzięki czemu dostępna powierzchnia jest maksymalnie wykorzystywana – podkreśla.

Popularnym błędem jest utrzymywanie przez firmy kilku magazynów lokalnych – często przeładowanych i słabo zewidencjonowanych. Źle zorganizowane magazyny, zamiast poprawiać dostęp do produktów i zmniejszać koszty transportu między magazynami a punktami handlowymi, w praktyce jedynie zwiększają skalę wydatków. Praktyka pokazała już wielokrotnie, że oszczędności może przynieść coś przeciwnego, czyli centralizacja magazynowania. Jeden, ale nowoczesny, skomputeryzowany i dobrze zorganizowany magazyn oznacza realnie dużo niższe wydatki.

W jednym z przypadków zapasy materiałów ekspozycyjnych (POS) zmalały o 30%, a efektywność ich wykorzystania wzrosła o 40%. Zmiana na poziomie magazynów przyniosła również inne, poważne skutki, np. każdy z 900 handlowców firmy zaoszczędził po 1 godzinie dziennie. Gdy spojrzymy na to w skali miesiąca, czy tym bardziej w skali roku, zmiana okaże się ogromna!

- W tym przypadku firma zaoszczędziła nie tylko na samej logistyce, ale i na kosztach produkcji materiałów POS. Nowy model zaproponowany przez XBS pozwolił na lepsze wykorzystanie materiałów i lepsze prognozowanie potrzebnych ilości – mówi Urszula Rąbkowska.

Sprawna dystrybucja też ma znaczenie

W praktyce firmy logistycznej pojawiają się jednak przeróżne problemy i nie wszystkie wiążą się z magazynowaniem. Jeden z klientów zgłosił, że materiały dostarczane bezpośrednio do sklepu giną albo zostają zniszczone. Aby rozwiązać problem, wystarczyło skierować transport na inne adresy – np. bezpośrednio do merchandisera, na adresy prywatne oraz do parcel-shopów (w Polsce jest ich ok. 6000). Gdy zastosowano takie proste rozwiązanie,  kłopot więcej już się nie pojawił.

Zdarzają się także kwestie znacznie bardziej skomplikowane. Jak wtedy, gdy producent kosmetyków zadeklarował chęć podwyższenia marży na swoich produktach, ale bez podwyższania cen dla konsumentów.  Może się wydawać, że pomysł, aby zarabiać więcej na każdym jednym produkcie, ale bez zwiększania ceny – to sprzeczność. Ale nie! Okazało się, że da się znaleźć rozwiązanie.

W tym przypadku okazała się nim dostawa produktów bezpośrednio do aptek, z pominięciem pośredników. O odpowiednie opakowanie każdej przesyłki dba firma logistyczna, która do paczki dołącza również fakturę i zarządza dokumentami zwrotnymi. Korzyści wynikły ze skrócenia łańcucha dostaw oraz zlecenie wielu usług (magazynowanie, pakowanie produktów wrażliwych, dystrybucja, fakturowanie) w jednej firmie.

Przeszkody, które można pokonać

Wiele przedsiębiorstw po dokładnym przeanalizowaniu kolejnych etapów w łańcuch dostaw, decyduje się na centralizację magazynowania, dobór optymalnej formy składowania oraz wdrożenie aplikacji do zarządzania zapasami. Jednym ze skutków takich działań jest zazwyczaj redukcja zapasów, co już samo w sobie wiąże się z oszczędnościami.

Warto przy tym zwrócić uwagę na powtarzające się błędy, ponieważ to one w największym stopniu przyczyniają się do generowania niepotrzebnych kosztów. Należy do nich:

·       Utrzymywanie niestandardowych wymiarów paczek, pomimo, że ich zawartość można byłoby zapakować standardowo (np. po rozłożeniu produktu na dwie części).

·       Zamawianie towaru w ilościach nieadekwatnych do potrzeb (złe zarządzanie zapasami).

·       Nieefektywne zarządzanie procesami, co wynikać może np. z braku integracji pomiędzy różnymi systemami (np. gdy transport, magazynowanie oraz dystrybucja są obsługiwane przez oddzielne, niepowiązane ze sobą programy komputerowe ).

W wielu przypadkach skoncentrowanie się na właściwym zarządzaniu zapasami, odpowiednim pakowaniu i składowaniu wystarczy, aby w budżecie przedsiębiorstwa dostrzec wyraźne oszczędności. Jeśli dodatkowo wykorzystamy możliwości, jakie daje integracja danych z różnych źródeł, wtedy okaże się, że cały łańcuch dostaw może być dużo tańszy i bardziej efektywny, niż dotychczas. Wtedy zapewne niejedna osoba w firmie zada sobie to jedno pytanie: „Dlaczego zrobiliśmy to tak późno?”.