W dobie powszechnego dostępu do Internetu coraz więcej spraw można załatwić w sieci. Oczywistym stało się robienie w ten sposób zakupów, opłacanie rachunków czy zamawianie jedzenia, ale coraz chętniej korzystamy też z możliwości przeprowadzania online działań natury urzędowej, nawet takich, jak założenie spółki. Choć to bardzo praktyczne rozwiązanie, warto skorzystać wcześniej z konsultacji doświadczonych prawników, by ustrzec się przed popełnieniem błędów, a w efekcie stratą czasu i pieniędzy Jak zatem założyć spółkę online, ile trwa takie przedsięwzięcie i na jakie trudności możemy natrafić?

Możliwość samodzielnego założenia spółki drogą elektroniczną jest kusząca i na pewno stanowi duże ułatwienie. Zanim przystąpimy do działania musimy jednak odpowiedzieć sobie na szereg pytań związanych z jej formą prawną, zasadami organizacji, przedmiotem działania czy rolą poszczególnych wspólników. Rejestracja firmy rodzi określone konsekwencje natury prawnej, finansowej i biznesowej, stąd wskazane jest w pierwszej kolejności zasięgnąć informacji u doświadczonego prawnika. - Mimo wszystkich ułatwień, które niesie za sobą założenie spółki przez Internet, warto ten krok skonsultować z radcą prawnym. Doświadczony specjalista może nie tylko uchronić przed popełnieniem błędów i rozjaśnić wątpliwości pojawiające się w trakcie procesu rejestracji, ale przede wszystkim doradzić najlepsze rozwiązania dla planowanej działalności - mówi Piotr Pruś, radca prawny z ECOVIS Milczarek i Wspólnicy Kancelaria Prawna. 

Wyposażeni w niezbędną wiedzę, „świadomi swoich praw i obowiązków”, możemy przystąpić do założenia spółki.

NAJPIERW EPUAP

Pierwszym krokiem w procesie założenia spółki jest utworzenie konta na epuap.gov.pl. Jest to niezbędne, gdyż dzięki możliwości zalogowania się na tej platformie będziemy mogli złożyć podpisy w końcowej fazie rejestracji spółki oraz dokonać wszelkich opłat. Sama rejestracja konta na EPUAP nie jest skomplikowana i zajmuje około 10 minut. Wystarczy wpisać swoje podstawowe dane, wybrać nazwę użytkownika i hasło. Kiedy konto jest już utworzone, należy je potwierdzić w ciągu 14 dni w najbliższym punkcie np. w banku. Lista miejsc, gdzie można tego dokonać jest długa i dopasowana do rejestrującego. Sam proces potwierdzania profilu trwa około 5-6 minut, a w jego trakcie wystarczy złożyć dwa podpisy.

KONTO NA STRONIE MINISTERSTWA SPRAWIEDLIWOŚCI

W celu założenia wybranej przez nas spółki konieczne jest zarejestrowanie się na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości, gdyż konto na platformie EPUAP nie wystarcza. Przysparza to nieco trudności – mniej doświadczona osoba może stracić około 10-15 minut na znalezienie miejsca, w którym może się zarejestrować, a także na weryfikację adresu e-mail.  

PODSTAWOWE DANE SPÓŁKI

Kiedy już uda nam się założyć to konto, można przystąpić do wypełniania rubryk z podstawowymi informacjami na temat spółki: jej nazwą, formą prawną, siedzibą, przedmiotem działalności. Wpisanie tych informacji zajmuje niewiele więcej niż 5-6 minut.

KAPITAŁ ZAKŁADOWY

Kolejny krok to wpisanie kapitału zakładowego oraz liczby udziałów w spółce. Jest to zaledwie kilka rubryk, ale mogą one nastręczyć pewne trudności, gdyż nigdzie nie ma podanej informacji jaka jest minimalna wymagana wartość owego kapitału. Wypełnienie tych rubryk zajmuje około 6-7 minut. Wpisanie zbyt niskiej kwoty spowoduje, że nie będzie możliwe złożenie podpisu w EPUAP. Trzeba wtedy wrócić do etapu określania kapitału.

WSPÓLNICY, UDZIAŁY, ORGANY SPÓŁKI

Następnie wypełniamy rubryki dotyczące organów spółki takich jak Zarząd czy Rada Nadzorcza oraz zasad zbywania udziałów przez wspólników. Jest tu kilka opcji do wyboru, ale brakuje szczegółowych informacji na ich temat. Na przykład w przypadku zbycia udziałów mamy cztery opcje – od „Zbycie oraz zastawienie udziału wymaga zgody Spółki” aż po „ 1. Zbycie oraz zastawienie udziału nie wymaga zgody Spółki. 2. Zastawnik i użytkownik mogą wykonywać prawo głosu z udziału, na którym ustanowiono zastaw lub użytkowanie, jeżeli przewiduje to czynność prawna ustanawiająca ograniczone prawo rzeczowe oraz gdy w księdze udziałów dokonano wzmianki o jego ustanowieniu i o upoważnieniu do wykonywania prawda głosu”. Bez specjalistycznej wiedzy może być trudno wybrać najkorzystniejszą opcję dla rejestrującego. Potencjalnie wybierze on więc opcję najbezpieczniejszą, czyli najprostszą do zrozumienia. Przejście przez te trzy kroki zajmuje około 15 minut.

ETAP KOŃCOWY

Rejestracja, bez złożenia podpisów, zajmuje nieco ponad 43 minuty. Kolejnym krokiem jest złożenie podpisów w profilu na EPUAP, uiszczenie opłat oraz oczekiwanie na rejestrację.

Warto przypomnieć, że ewentualne błędy popełnione w trakcie wypełniania poszczególnych rubryk np. wpisanie zbyt niskiej kwoty kapitału zakładowego pokazują się dopiero w końcowej fazie wypełniania wniosku, przez co trzeba wracać do wcześniejszych etapów, co może spowolnić cały proces.