Najnowszy raport IDC (Biała księga IDC), przygotowany dla Oki Europe, dowodzi, że tylko jedna trzecia europejskich firm planuje całkowitą cyfryzację danych. IDC podkreśla też kluczową rolę inteligentnych urządzeń wielofunkcyjnych w procesie digitalizacji dokumentów.

Obecnie większość europejskich firm korzysta z kombinacji dokumentów papierowych i cyfrowych w swojej codziennej pracy, ale jedna trzecia europejskich firm planuje wkrótce całkowite przejście wyłącznie na dokumentację cyfrową.  Raport Biała księga IDC opracowany przez Jacqui'a Hendriks'a, IDC's Head of European Managed Print Services and Document Solutions, został zatytułowany: ,,Czy wykorzystywane przez Ciebie procesy biznesowe ograniczają Twoje możliwości rynkowe? Wydajne drukowanie oraz zarządzanie dokumentami za pomocą inteligentnych urządzeń wielofunkcyjnych".

Poprzednie badania IDC, cytowane w tym dokumencie, pokazują, że wiele firm chciałoby dokonać cyfryzacji dokumentów, aby zmniejszyć przestrzeń przeznaczoną do przechowywania dokumentów w siedzibie lub poza nią. IDC podkreśla, że jedną z kluczowych korzyści automatyzacji procesów biznesowych jest możliwość archiwizacji dokumentów w jednym miejscu. Dzięki funkcji skanowania, użytkownicy mogą dokonywać cyfryzacji informacji, przeszukiwać je i skanować bezpośrednio do konkretnego miejsca docelowego, eliminując w ten sposób potrzebę tworzenia dokumentacji papierowej i tym samym zmierzając w kierunku budowania cyfrowego archiwum. 

Według IDC kluczową cechą, którą inteligentne urządzenia wielofunkcyjne mogą zapewnić firmom kładąc podłoże dla digitalizacji dokumentów, jest możliwość skanowania bezpośrednio na emaila, do określonego folderu w sieci lub w chmurze w celu dalszego przetwarzania lub archiwizacji. To sprawia, że urządzenia te są idealnym rozwiązaniem dla 66% europejskich firm, które wskazują archiwizację dokumentów w jednym miejscu jako jedną z najważniejszych korzyści płynących z automatyzacji procesów biznesowych. Różne formaty dokumentów mogą zostać zeskanowane, a następnie zapisane jako pliki PDF lub PDF/A. Dzięki temu urządzenia wielofunkcyjne ułatwiają długoterminową archiwizację danych z możliwością ich przeszukiwania. 

Raport IDC stwierdza również, że obecnie procesy związane z dokumentacją przyczyniają się do znaczącego spadku produktywności pracowników. Inteligentne urządzenia wielofunkcyjne, jako ,,konfigurowalne narzędzia przemian", otwierają nowe możliwości dla zwiększenia produktywności. Dzięki automatyzacji wielu czasochłonnych zadań manualnych, umożliwiają one firmom koncentrację na działaniach wspierających rozwój.

„Jako technologia usprawniająca miejsca pracy, inteligentne urządzenia wielofunkcyjne przebyły długą drogę w bardzo krótkim czasie, przyczyniając się znacząco do wzrostu cyfryzacji dokumentów i co za tym idzie zwiększenia fizycznej przestrzeni w biurze."- mówi Terry Kawashima, dyrektor zarządzający Oki Europe Ldt. - „Ewolucja ta, jak pokazuje najnowszy raporcie IDC, jest bezpośrednią odpowiedzią na zapotrzebowanie rynku w zakresie digitalizacji i konieczności usprawnienia obiegu dokumentów".

Portfolio urządzeń wielofunkcyjnych Oki łączy zaawansowane oprogramowanie z nowoczesną technologią. Dzięki tym narzędziom każda z firm może w łatwy sposób dokonać cyfryzacji dokumentów oraz zarządzać nimi, co pozwala na lepszą organizacje czasu oraz większą efektywność pracy. Aby uzyskać więcej informacji oraz pobrać kopię raportu IDC wraz z infografikami zapraszamy na stronę www.oki.pl/smartmfps/