Sceptycy powiedzą zapewne, że „rent a car” to żadna rewolucja. Wypożyczalnie samochodów istnieją od lat i zasadniczo idea wynajmu wciąż jest taka sama. Owszem, dziś dobre wypożyczalnie dbają o to, by oferować klientom auta nie starsze niż 3-letnie, a w procesie rezerwacji i zdawania pojazdów wykorzystują nowoczesne technologie, ale to wciąż za mało, by mówić o radykalnych zmianach.

Sądzić tak jednak może tylko ten, kto nie dostrzega, jak w ostatnich latach zmienił się rynek wynajmu samochodów w Polsce, a właściwie w całej Europie.

Flota dopasowana do zmiennych potrzeb

Mówiąc krótko: jeszcze do niedawna wynajem krótkoterminowy (na jeden lub kilka dni) samochodów dla firm był zjawiskiem marginalnym, przynajmniej z punktu widzenia menedżerów flot. Obecnie – wynajem dla firm coraz wyraźniej konkuruje z leasingiem.

Skąd ta zmiana? To efekt zarówno trendów związanych z ekologią, jak i – w większym stopniu – ekonomii oraz coraz większej elastyczności firm oferujących wynajem aut. W wielu przedsiębiorstwach zaczęto dokładniej analizować, w jakim stopniu wykorzystywane są obecne samochody, szczególnie te udostępniane pracownikom biurowym i menedżerom. Ile godzin w miesiącu pojazdy są w trasie, a ile dni stoją na parkingach? Ile kosztują leasingi, naprawy, przeglądy, ubezpieczenia? I często okazywało się, że zapotrzebowanie na samochody jest zmienne. Czasem aut brakowało, innym razem było ich za dużo. Jednocześnie, w przypadku firm międzynarodowych, zagraniczne centrale coraz częściej „krzywo patrzyły” na zakupy i leasingi nowych aut, negatywnie odnosząc się do kosztownych zobowiązań długoterminowych.

Zazwyczaj w podobnych sytuacjach rozwiązaniem najkorzystniejszym finansowo i organizacyjnie nie jest całkowite zastąpienie własnej floty autami z wypożyczalni, ale ograniczenie liczby własnych pojazdów i korzystanie z wynajmu wtedy, gdy aut na parkingu nie wystarcza dla wszystkich pracowników. Gdy firma ma podpisaną umowę z wypożyczalnią, wówczas wystarczy jeden telefon, by w ciągu godziny przed firmę podjechały „brakujące” auta.

- Umowa ramowa z naszą firmą nie zobowiązuje do wynajmu określonej liczby samochodów, nie ma też w niej minimalnego czasu wynajmu. Raz podpisana, pozwala na korzystanie z aut wtedy, gdy są potrzebne, bez dodatkowych formalności. Na mocy takiej umowy wystarczy jeden telefon od upoważnionej osoby w firmie klienta do nas, abyśmy w krótkim czasie podstawili samochód w wyznaczone miejsce – mówi Rafał Peczka, dyrektor handlowy w ogólnopolskiej wypożyczalni samochodów Emotis.

Kiedy firmy wybierają wynajem samochodów?

Zapewne nie w każdej firmie wynajem będzie dobrą alternatywą dla leasingu. A jednak, istnieje wiele modeli biznesowych, które nie wymagają utrzymywania dużych flot własnych. Zdarza się też, że w niektórych firmach zapotrzebowanie na auta jest bardzo zmienne i podpisywanie kolejnej umowy leasingowej mija się z celem.

- Trend odchodzenia od leasingu na rzecz wynajmu najwyraźniej dostrzegamy w branży IT oraz w firmach handlowych – mówi Rafał Peczka. – Zdarza się, że pracownicy  przeprowadzający szkolenia lub świadczący usługi informatyczne u klientów potrzebują samochodu od kilku do kilkunastu dni w miesiącu, a zapotrzebowanie to jest zmienne. Podobnie jest w firmach posiadających własne sieci handlowe. Ich pracownicy i menedżerowie odwiedzają poszczególne placówki, np. realizując konkretne akcje, ale nie robią tego codziennie – podkreśla dyrektor Emotis.

W takich sytuacjach firmy decydują się na wynajem krótkoterminowy, a więc korzystają z wypożyczonego auta przez jeden lub kilka dni. Może być jednak i tak, że w danym przedsiębiorstwie najbardziej opłacalny okaże się wynajem średnioterminowy.

- Firma zatrudnia nowego menedżera, a jednym z uzgodnionych warunków umowy jest samochód służbowy. Najpierw jednak podpisywana jest umowa na okres próbny, a dopóki nie ma pewności, że zostanie ona przedłużona, nie ma powodów, aby pracodawca podpisywał nową umowę leasingową. Dla firmy korzystniej w takiej sytuacji wynająć auto np. na okres 3 miesięcy, a dopiero wtedy, gdy menedżer spełni oczekiwania, zdecydować się na leasing – zauważa Rafał Peczka.

Wynajem średnioterminowy wykorzystywany jest także wtedy, gdy dana firma realizuje pojedyncze projekty w różnych częściach Polski lub nawet świata. Wówczas w każdym miejscu samochody są wynajmowane jedynie na czas wykonywania kolejnego projektu. Co ciekawe, z aut osobowych, a czasem i dostawczych, korzystają w ten sposób nawet firmy logistyczne.

Wynajem na średni termin sprawdzi się także wtedy, gdy firma oczekuje na już zamówiony nowy samochód z salonu (realizacja zamówienia może trwać nawet kilka miesięcy) oraz wtedy, gdy auto firmowe czeka w serwisie na poważną naprawę (np. po wypadku).

Elastyczne floty – przyszłość polskich firm

Większy nacisk na ekologię sprawia, że już w niedalekiej przyszłości firmy będą starały się być jak najbardziej odpowiedzialne społecznie. W ten trend wpisują się także zdrowe zasady ekonomii – nie ma finansowego uzasadnienia utrzymywanie w firmie aut, które nie znajdują się w ciągłym ruchu. Istnieje więc duże prawdopodobieństwo, że wynajem w firmach będzie coraz popularniejszy i w pewnej części zastąpi leasing.

- To kwestia świadomości – uważa dyrektor handlowy Emotis. – Firmy, w których poziom świadomości w zakresie dostępnych form mobilności jest wysoki, umiejętnie łączą współpracę z firmami z segmentu Car Fleet Management oraz z czołowymi wypożyczalniami. W szczególności widać to w przedsiębiorstwach o korzeniach zagranicznych, które szybciej reagują na trendy silne w Europie. Natomiast wiele firm polskich, szczególnie z obszaru MŚP, wciąż albo nie wie, że istnieje jakaś alternatywa dla posiadania samochodu, albo z góry zakłada, że posiadanie jest lepsze – podkreśla.

Można więc mieć prawie pewność, że sytuacja będzie się zmieniała, gdy przedsiębiorcy będą mieli większą wiedzę na temat dostępnych na rynku alternatyw dla leasingu, kredytu i – już coraz popularniejszego – wynajmu długoterminowego. Nie chodzi przy tym o to, by pod wpływem mody jedną formę dostępu do auta zamienić na inną, ale by umiejętnie dobierać rozmaite formy do aktualnych potrzeb. Tym bardziej, że elastycznych możliwości jest coraz więcej – np. obecnie istnieje możliwość wynajęcia samochodu razem z hulajnogą elektryczną w bagażniku.