Z końcem 2018 roku nastąpiła zmiana absurdalnego przepisu według którego akta pracownicze musiały być gromadzone aż przez 50 lat. Po nowelizacji dokumentację taką należy przechowywać bezpiecznie 10 lat. Już nie tylko w formie papierowej, ale także elektronicznej. Nowe przepisy wprowadzono ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. To niewątpliwie korzystna zmiana przepisów. Jednak na pracodawców nałożono także nowe obowiązki. Jakie?

Krócej a więcej

Od 1 stycznia 2019 roku dokumentacja pracownicza, która zgodnie z wymogami prawnymi musi być przechowywana przez 10 lat, to nie tylko akta osobowe, ale też dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Zmiana jest istotna, ponieważ wcześniej musiały być one przechowywane przez trzy lata, czyli do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń ze stosunku pracy. Od nowego roku pracodawca jest więc prawnie zobowiązany gromadzić przez 10 lat takie dokumenty jak m.in. skierowania na badania lekarskie oraz oświadczenia o zapoznaniu się pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa. Firma też musi teraz dla każdego pracownika prowadzić oddzielnie dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. Konieczne jest więc m.in. przechowywanie dokumentów dotyczących ubiegania się i korzystania z urlopów wypoczynkowych (czyli także wniosków urlopowych). Bezpiecznie należy także przechowywać przez ten okres czasu ewidencję czasu pracy z informację o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy przez zatrudnionego w danym dniu.

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji obejmują obowiązkowo jedynie nowo zatrudnionych pracowników, czyli przyjętych od 1 stycznia 2019 r. W przypadku tych, którzy w tym dniu są już zatrudnieni, dotychczas zgromadzone dokumenty można pozostawić bez zmian. Ale kolejne akta (gromadzone od 1 stycznia 2019 r.) trzeba już obligatoryjnie przechowywać na nowych zasadach.

Porządek na lata

Dokumentów tego rodzaju - w zależności od wielkości zatrudnienia w firmie - może być bardzo dużo. Dlatego istotne jest, że zgodnie z nowymi przepisami dopuszczalna jest elektroniczna archiwizacja. I tu pomocny jest system EBI24. Na platformie, w elektronicznej chmurze, można bezpiecznie przechowywać każdy bieżący jak i zarchiwizowany dokument. Starszą dokumentację lub taką, która występuje tylko w formie papierowej można zeskanować i po opatrzeniu jej podpisem elektronicznym po prostu „wrzucić” do takiego archiwum.

Odszukanie potrzebnego „papieru” nie jest skomplikowane. Porządek w aktach zapewnia prosty w obsłudze system ich katalogowania. Zakładając katalog główny, e-teczkę o nazwie np. Jan Kowalski, możemy dodać wszystkie niezbędne podkatalogi np. czas pracy, wnioski urlopowe, skierowania na badania lekarskie. Zeskanowane dokumenty są przypisywane do każdego pracownika w systemie kadrowym, co oznacza łatwy i szybki dostęp do danych bez konieczności wertowania papierowego archiwum.

Znowelizowane przepisy z jednej strony nakładają na przedsiębiorców nowe obowiązki. Z drugiej strony, dzięki możliwości digitalizacji, gromadzenie i odszukiwanie potrzebnych dokumentów może się okazać znacznie łatwiejsze niż dotychczas. Nie bez znaczenia jest też szczególnie w przypadku małych i średnich firm znaczne ograniczenie kosztów. DlaE-teczki w takim przypadku to koszt zaledwie 35 zł/miesięcznie.