Fakty są porażające! Na podstawie badania przeprowadzonego w 2013 roku przez firmę KPMG blisko 60% pracujących Polaków używa drukarki podczas wykonywania pracy zawodowej, a 63% z nich robi to codziennie. Powierzchnia wszystkich kartek, jakie w ciągu roku zużywane są w ten sposób, pozwoliłaby przykryć ponad trzydziestokrotnie powierzchnię jeziora Śniardwy lub sześciokrotnie teren Warszawy. Na ciekawe dane już prawie osiem lat temu zwracał także „Dziennik Gazeta Prawna”.  W nr 244 (3130) w dodatku „Zarządzanie dokumentami” przedstawiono raport, na podstawie którego ukazano, że:

·        co piąty pracownik potrzebuje godziny na samo wyszukanie dokumentów potrzebnych mu w pracy, a ponad 70% poświęca tej czynności pół godziny dziennie;

·        wyliczony w badaniu koszt obiegu jednej faktury papierowej to 25 zł, przy miesięcznym wolumenie 500 faktur – daje to koszty na poziomie 45 000 zł rocznie na samą obsługę jednego typu dokumentu jakim są faktury!

·        w skrajnych przypadkach na odszukanie dokumentów w archiwach poświęcane jest do 50% czasu pracy, a dodatkowe 15% to czas na zapoznanie się z nimi;

·        po wprowadzeniu faktur do systemu czas wyszukiwania skraca się do ok. 3 sekund.

Badania pokazują jednoznacznie, że papierowy obieg dokumentów w biurze i między partnerami biznesowymi powinien być znacznie ograniczony. Nie tylko ze względu na oszczędności, ale także… środowisko. Doskonałe rozwiązanie tego problemu proponuje firma EBI24, która wprowadziła na rynek platformę elektronicznego obiegu dokumentów. Pozwala ono przedsiębiorcom bezpiecznie, zgodnie z RODO, przenieść umowy do chmury.  Najnowszym narzędziem, usprawniającym proces finalizacji jest EBISign – rozwiązanie dedykowane elektronicznym podpisom.  

Umowa z rysikiem

Jak ograniczyć straty związane ze zużyciem ogromnej ilości papieru, wydrukami i czasem pracy? Wystarczy wprowadzić rozwiązanie pozwalające na podpisywanie elektronicznych dokumentów. Do jego wdrożenia potrzebne są tylko dwa narzędzia – system EBI24 i tablet z rysikiem. EBISign to innowacyjne rozwiązanie, które daje możliwość dopasowania się do wewnętrznych procedur firmowych oraz innych narzędzi używanych aktualnie w firmie, jak np. programy CRM. Podpis elektroniczny przetestowały i skutecznie wprowadziły już firmy telekomunikacyjne. Klienci mogą podpisywać umowy, aneksy czy składać reklamacje właśnie na tablecie. Umowy telekomunikacyjne to jednak nie jedyna możliwość zastosowania e-podpisu. Coraz więcej firm spotyka się z sytuacją, w której otrzymują umowę w formacie pdf z prośbą o wydrukowanie, podpisanie, zrobienie skanu i odesłanie jej emailem. EBISign rozwiązuje ten problem całkowicie, eliminując konieczność drukowania a następnie ponownego skanowania dokumentu oszczędzając czas i zbędną pracę. Jest to również niewątpliwie ułatwienie dla działów HR – umowa o pracę lub załącznik do niej mogą być podpisane na tablecie, bez konieczności wydruku a potem skanowania do archiwizacji.  EBISign znakomicie sprawdzi się także m.in., gdy trzeba podpisać umowę z deweloperem, w salonach SPA, podczas wypełniania kwestionariuszy osobowych czy w hotelach w trakcie meldunku. W każdym z tych przypadków uwierzytelniony elektronicznie dokument trafia do bezpiecznego e-archiwum EBI24 oraz na wskazany adres e-mail.

Formalności w kilka minut

Zastosowanie rozwiązania jakim jest EBISign jest niskokosztowe i szybkie, a jego obsługa bardzo prosta. Firma Ebi24, która wprowadziła je na rynek, jest polskim startupem. Jej celem było stworzenie innowacyjnych rozwiązań elektronicznych, dostępnych także dla małych i średnich przedsiębiorstw. Dotychczas – ze względu na bardzo wysokie koszty – na takie systemy mogły pozwolić sobie tylko bardzo duże firmy. Korzyści z wdrożenia systemu do elektronicznego podpisu dokumentów to przede wszystkim:

·        przyspieszenie procesu podpisania umowy, skrócenie czasu obsługi dokumentów;

·        przeniesienie umowy do chmury daje dostęp do archiwum poprzez internet w dowolnym momencie z dowolnego miejsca;

·        zwiększenie szybkości i efektywności dostarczania umów (znacznie wyższa skuteczność dostarczania w wyniku śledzenia efektów prowadzonej wysyłki i eliminacji błędów adresowych);

·        wyższa efektywność pracowników, którzy nie tracą cennego czasu na długie szukanie „papieru”; wszystko jest w jednym miejscu - umowy, protokoły, wnioski, dokumenty HR, raporty, zestawienia, kwestionariusze i wiele innych dokumentów – EBI24 zamienia szafy biurowe na miejsce na dysku/chmurze;

·        dzięki e-podpisywaniu zmniejsza się ilość papieru używanego w firmie, co bezpośrednio przekłada się na zmniejszenie kosztów firmy oraz ma wpływ działania ekologiczne.