Mówimy o firmach produkcyjnych, chociaż te przyzwyczajenia można znaleźć także w biurach. Pracownicy chętnie gromadzą przy swoich stanowiskach pracy różne narzędzia i materiały „tak na wszelki wypadek”.

– Podam przykład firmy zajmującej się obróbką metalu. Operatorzy często nie wyrzucali nawet mocno zużytych tarcz do cięcia czy wierteł, lecz chowali je do szafek. Dlaczego? Przecież zawsze mogą się jeszcze przydać – mówi Aneta Lech, ekspert Staufen Polska, firmy specjalizującej się w innowacjach organizacyjnych i procesowych.

To podejście współgra z naszym upodobaniem do improwizacji i umiejętnością niestandardowego rozwiązywania problemów. – Jednak na dłuższą metę bardziej opłaca się minimalizować ryzyko awarii niż je usuwać. Poza tym w uporządkowanym miejscu pracuje się wydajniej – dodaje Aneta Lech.

Szukam, bo ktoś gdzieś zaniósł

Inny problem polega na tym, że narzędzia często nie są przyporządkowane do pracownika, a na dodatek nie mają swojego stałego miejsca. W ramach 5S narzędzia są przypisane do stanowisk lub operatorów. Jeśli pracownik porusza się po hali, to często stosowanym rozwiązaniem jest wózek narzędziowy. Najważniejsze jest to, żeby wszystko, co służy do wykonywania pracy, miało swoje miejsce i było łatwo oraz szybko dostępne.

– Na początku wdrażania 5S w polskich firmach trzeba się skonfrontować z przyzwyczajeniami pracowników. Ale jednocześnie szybko się przekonują do pracy w uporządkowanym środowisku. Widzą, że kosztuje ich to mniej wysiłku, a poza tym mają mniej stresu. Pozytywnie przekłada się to także na jakość ich pracy – dodaje Aneta Lech. 

Polskie firmy wykorzystują niektóre pomysły wywodzące się z 5S, nawet nie wdrażając całej metody. Bardzo popularnym rozwiązaniem są tzw. „tablice cieni”, czyli specjalne skrzynki na narzędzia dostosowane do konkretnego stanowiska. Każde narzędzie ma tu swoje stałe miejsce.

Coraz częściej stosuje się także specjalne oznakowanie obszaru roboczego lub magazynu. – To istotny element 5S. Wytycza się ciągi komunikacyjne, oznacza miejsca odkładania palet, składowania zużytych materiałów czy urządzeń, strefy bezpieczeństwa i inne. Pozwala przejrzyście i łatwo zorganizować przestrzeń, co usprawnia procesy – opowiada ekspertka Staufen Polska.

Trzy dni na czyszczenie. Opłaca się?

Metoda 5S powinna być wdrożona na każdym stanowisku pracy w przedsiębiorstwie, najlepiej kompleksowo, z czym w Polsce bywa różnie. Poza tym podobnie jak w przypadku innych metod lean management trzeba pamiętać o tym, by stosować ją konsekwentnie. Zwykle decydujące jest tu nastawienie kadry zarządzającej.

Wdrożenie 5S oznacza na przykład, że każdy pracownik powinien mieć codziennie określony czas na uporządkowanie swojego stanowiska pracy. Ten czas zależy oczywiście od charakteru produkcji i rodzaju wykonywanych czynności. Przyjmijmy, że operator ma 5 minut na uporządkowanie narzędzi i materiałów oraz wyczyszczenie maszyny. To 25 minut w tygodniu, czyli ok. 2 godziny w miesiącu. W skali roku daje to w przybliżeniu 24 godziny, czyli 3 dni robocze. Czy to się opłaca? Jak podchodzą do tego polscy menadżerowie?

– Wystarczy policzyć, ile czasu codziennie zajmuje pracownikom szukanie narzędzi i awarie wynikające z tego, że maszyny są zakurzone i niedoczyszczone. Te 5 minut to sposób na to, by nie marnować czasu – wyjaśnia ekspertka Staufen Polska.

Więcej o innowacjach organizacyjnych: www.staufen.pl